Shkrimi i një emaili miqësor përkujtues mund të jetë i ndërlikuar. Ju nuk doni të hasni si nxitës ose të paduruar, por është e rëndësishme të përcillni mesazhin tuaj. Vendosni një ton miqësor në emailin tuaj me përshëndetje dhe shprehje të zbutura. Mbuloni gjërat e domosdoshme të emailit tuaj kujtues në mënyrë që marrësi të dijë qartë se çfarë dëshironi. Siguroni një email pa gabime në mënyrë që të hasni jo vetëm si miqësore, por edhe profesionale.
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Vendosja e një Toni Miqësor
Hapi 1. Përshëndetni marrësin
Në situata biznesi, mund t'ju duhet të përdorni një përshëndetje standarde, si "I dashur filani". Sidoqoftë, gjithnjë e më shumë, email -et e personalizuar po bëhen standarde. Disa përshëndetje me email që mund t'ju ndihmojnë të krijoni një ton miqësor që në fillim përfshijnë:
- Pershendetje John
- Pershendetje atje
- Kohë pa u parë
- Hej!
Hapi 2. Referojeni lidhjen tuaj me marrësin
Nëse thjesht i përmbaheni kujtesës, mesazhi juaj mund të duket i ftohtë. Referojeni lidhjen tuaj personale me marrësin duke përfshirë fraza që reflektojnë në miqësinë tuaj dhe përvojat e përbashkëta. Këto mund të përfshijnë:
- Si po shkon shkolla?
- Shoku im, si keni qenë?
- Kalova shumë mirë me ju fundjavën e kaluar.
- Kur ishte hera e fundit që folëm, një muaj më parë?
- Ai udhëtim që bëmë së bashku ishte një shpërthim! Ne do të duhet ta bëjmë përsëri së shpejti.
Hapi 3. Zbutni shprehjet tuaja
Kjo është veçanërisht e rëndësishme për pjesën përkujtuese të emailit. Nëse ka kohë që nuk keni qenë në kontakt me marrësin, mund të jetë e përshtatshme të ofroni një falje ose justifikim të lehtë për të kontaktuar vetëm për hir të një kujtese. Disa shembuj të shprehjeve të zbutura përfshijnë:
- E di që ka kaluar një kohë që nuk kemi folur, por doja t'ju kujtoja për…
- Gjërat kanë qenë aq të vrullshme me foshnjën e re, sapo m'u kujtua t'ju kujtoj …
- Unë e di që keni qenë i zënë, kështu që nuk doja t'ju shqetësoja, por doja t'ju dërgoja një kujtesë…
Hapi 4. Jini të sjellshëm
Nëse kujtesa është e rëndësishme, është e lehtë të hasësh shumë e fortë. Mbani në mend se marrësi ka gjëra që po ndodhin në jetën e tyre. Mos harroni të thoni "ju lutem" dhe "faleminderit" dhe shprehje ekuivalente gjithashtu. Ju mund të përfshini fraza të sjellshme si:
- Më falni që ju shqetësoj, por doja të sigurohesha…
- Nëse mund të përgjigjeni në këtë email sapo të keni kohë…
- Faleminderit që gjetët kohë për të lexuar çdo përgjigje për këtë kujtesë. E vleresoj.
- Pres përgjigjen tuaj.
Pjesa 2 nga 3: Mbulimi i nevojshëm
Hapi 1. Përdorni një linjë temash
Ju nuk keni pse të shkruani një linjë të zgjuar të lëndës. Ato që janë të qarta dhe deri në pikën do të jenë më të dobishme. Këto do t'i lejojnë marrësit të dijë qëllimin e emailit në një shikim. Disa opsione të zakonshme për një kujtesë miqësore të postës elektronike mund të përfshijnë:
- Kontrolluar në
- Kujtesë e shpejtë për…
- Udhëtimi/ngjarja e ardhshme/etj.
- Numri i personelit për udhëtim/ngjarje/etj.
Hapi 2. Mos harroni të përfshini kujtesën tuaj
Kur përpiqeni kaq shumë për të qenë miqësorë dhe të sjellshëm, mund të jetë e lehtë të lini diçka të rëndësishme, si kujtesa aktuale. Vendoseni kujtesën tuaj pranë fillimit të emailit, menjëherë pas përshëndetjes dhe një lidhje të shkurtër personale. Për shembull:
- "Përshëndetje, Ka kohë që nuk kemi folur, Ben. Si jeni gruaja dhe fëmijët tuaj? E imja më mban goxha të zënë, por doja të kontrollohesha me ty rreth…”
-
Hej!
Gjyshe, kam dashur të të dërgoj një mesazh. Më fal që kam qenë shumë i zënë. Unë thjesht doja t'ju kujtoja për datën tonë të drekës …"
Hapi 3. Përdorni një gjuhë koncize
Në përgjithësi është e vërtetë që gjuha e sjellshme përdor shprehje më të gjata. Për shembull, fraza "Puno më shumë" do të ishte politike si "Mund të jetë një ide e mirë nëse do të punonit më shumë". Ndërsa janë të sjellshëm, këto shprehje të gjata mund ta bëjnë të vështirë përcaktimin e fokusit të emailit tuaj.
Përdorni një strukturë të thjeshtuar për emailin tuaj. Kjo mund të duket diçka si: Përshëndetje (hapje) Con Lidhje personale → Kujtesë → Valediction (mbyllje)
Hapi 4. Ndryshoni informacionin e panevojshëm
Për secilën fjali dhe secilën pjesë të secilës fjali, pyesni veten: "A është kjo e nevojshme?" Në disa raste, "e nevojshme" mund të nënkuptojë diçka aq të gjerë sa "necessaryshtë e nevojshme në mënyrë që emaili im të mos tingëllojë i ftohtë". Hiqni pjesët e panevojshme të emailit.
Në përgjithësi, ndajfoljet (si "shumë", "me të vërtetë", "vërtet", "jashtëzakonisht" dhe "patjetër") mund të hiqen për ta bërë mesazhin tuaj më konciz
Hapi 5. Mbyllni email -in me një vandalizëm
"Valediction" është një fjalë e zbukuruar që do të thotë "të thuash lamtumirë". Valedictions përfshijnë shprehje si "Më të mirat", "Përshëndetje", "Të juajat me të vërtetë" dhe "Sinqerisht". Nënshkrimi juaj duhet të ndjekë valentimin tuaj. Sidoqoftë, këto valektika të zakonshme mund të shfaqen si jopersonale. Ju mund të provoni diçka si:
- Shoku yt
- Urime
- Gjithe te mirat
- Kalofsh nje dite te mire
- Etiketo, ti je ajo
- Mezi pres të dëgjoj nga ju
Pjesa 3 nga 3: Sigurimi i një emaili pa gabime
Hapi 1. Rregulloni emailin tuaj
Edhe shikimi i emailit tuaj një ose dy herë shpejt do të eleminojë shumë gabime të thjeshta që mund të kenë hyrë fshehurazi gjatë shkrimit të tij. Pasi të keni përfunduar kompozimin, korrigjoni emailin tuaj për drejtshkrim dhe gramatikë.
- Shumë shërbime të postës elektronike kanë një kontrollues gramatikor dhe drejtshkrimor falas. Cilësia e këtyre do të varet nga ofruesi juaj i emailit. Në disa raste, këto damë mund të mos jenë shumë të sakta.
- Mos harroni të kontrolloni rreshtin tuaj të temës, përshëndetjen tuaj dhe valentimin tuaj (mbyllja). Easyshtë e lehtë t'i sqarosh këto dhe të përqendrohesh vetëm në trupin e emailit tënd.
Hapi 2. Lexoni emailin tuaj me zë të lartë
Nëse jeni duke shkruar një email të rëndësishëm, ose nëse vërtet dëshironi të jeni veçanërisht miqësorë ose të sjellshëm me dikë, lexoni emailin tuaj nga fillimi në fund me zë të lartë. A tingëllon bisedë? Nëse po, emaili juaj është gati për t'u dërguar.
Rishkruani fjali ose fragmente që tingëllojnë ngatërruese. Përdorni gjykimin tuaj më të mirë kur e vlerësoni këtë. Kjo do të ndryshojë nga personi në person, në varësi të stilit tuaj të të folurit
Hapi 3. Bëni një person tjetër të shikojë email -in
Për komunikimet e rëndësishme, si ato të destinuara për biznes, mund të dëshironi që një person tjetër të kontrollojë kujtesën para se ta dërgoni atë. Nëse keni shkruar një email konciz, kjo në përgjithësi kërkon pak kohë dhe mund të ndihmojë në kapjen edhe të gabimeve më të vogla.
- Kontrolloni shërbimin tuaj të mesazheve në internet. Dërgoji një mesazh një shoku në internet duke pyetur diçka si: "Hej, a mund të lexosh një email të shkurtër që duhet të dërgoj? Do të zgjasë vetëm një minutë."
- Mos harroni të shprehni mirënjohjen tuaj për këdo që lexon emailin tuaj. Ata po ju bëjnë një favor, në fund të fundit.
