Një email pranues i lejon një personi tjetër të dijë që keni marrë një mesazh ose kërkesë, edhe nëse nuk jeni në gjendje të jepni një përgjigje të plotë menjëherë. Ndërsa nuk keni nevojë të dërgoni një mirënjohje për çdo email personal që merrni, duhet të përgjigjeni në një mjedis profesional ose biznesi kur ju drejtoheni drejtpërdrejt. Nëse ju duhet vetëm t'i tregoni personit tjetër që keni marrë emailin e tij, dërgoni një mirënjohje të shkurtër për t'i bërë të ditur. Nëse personi ka kërkuar një shërbim ose ka porositur një produkt, jepni më shumë informacion se kur të prisni një përgjigje ose si të zgjidhni ndonjë çështje.
Hapa
Metoda 1 nga 2: Konfirmimi që keni marrë një email
Hapi 1. Përgjigjuni nëse jeni të shënuar në rreshtin Për: ose të emëruar në mesazh
Kontrolloni pjesën e sipërme të emailit për të parë nëse dërguesi e ka listuar adresën tuaj të postës elektronike në rreshtin "Për:". Nëse nuk jeni të listuar atje, skanoni në trupin e emailit për të parë nëse emri juaj shfaqet diku atje. Nëse shihni emrin tuaj, sigurohuni që të dërgoni një mirënjohje pasi ju është drejtuar drejtpërdrejt.
Nëse adresa juaj e postës elektronike është e shënuar vetëm në rreshtin "CC" të postës elektronike, por nuk jeni përmendur në trup, atëherë nuk keni nevojë të dërgoni një mirënjohje pasi mesazhi me siguri i është dërguar një grupi të madh njerëzish
Paralajmërim:
Shmangni pranimin e mesazheve të padëshiruara pasi ato mund të vazhdojnë t'ju dërgojnë email nëse përgjigjeni.
Hapi 2. Drejtojuni dërguesit me emër në përshëndetje
Filloni përshëndetjen tuaj në krye të emailit tuaj në mënyrë që personi tjetër ta shohë atë menjëherë kur ta hapë. Përdorni një përshëndetje zyrtare, të tilla si "Përshëndetje" ose "I dashur", i ndjekur nga emri i tyre. Nëse i përgjigjeni një eprori ose dikujt që nuk e njihni, përdorni titullin e tyre të ndjekur nga mbiemri i tyre. Nëse e njihni mirë personin tjetër, mund të përdorni emrin e tij.
Për shembull, ju mund të thoni, "Përshëndetje zonja Davis", ose "I dashur Jonathan", si përshëndetjen tuaj
Hapi 3. Përmendni shkurtimisht që keni lexuar përmes emailit
Përdorni vetëm disa fjali për njohjen tuaj në mënyrë që të mos duket shumë fjalëpak. Falenderoni personin që dërgoi emailin ose njoftojeni se e keni marrë mesazhin e tij. Nëse ka ndonjë hollësi specifike, ripërsërisni ato në fjalitë tuaja fillestare për të treguar se jeni lexuar përmes mesazhit të tyre.
- Për shembull, mund të shkruani diçka si: "Faleminderit që më dërgove një mesazh për takimin e javës së ardhshme", ose "Kam marrë dhe lexuar përmes emailit tuaj në lidhje me klientin tonë të ri të mundshëm."
- Nëse nuk keni kohë të lexoni përmes emailit, mund të thoni diçka si: "Faleminderit që më kontaktuat. Kam marrë mesazhin tuaj dhe do ta lexoj sa më shpejt që të jem në gjendje."
Hapi 4. Jepni një kohë të parashikuar për një përgjigje nëse email -i ka një kërkesë ose pyetje
Nëse keni kohë të përgjigjeni plotësisht menjëherë, bëjeni sa më shpejt që të mundeni për të ndihmuar të tregoni se jeni të besueshëm dhe të besueshëm. Përndryshe, siguroni një afat kohor ku personi tjetër mund të presë një mesazh tjetër nga ju në mënyrë që të mos mendojë se po i injoroni. Kini kujdes të mos bëni shumë kompromise se sa shpejt mund të përgjigjeni nëse mendoni se mund të zgjasë më shumë.
- Për shembull, ju mund të thoni, "Unë do të jem në gjendje t'ju marr atë informacion brenda 2 ditëve", ose, "Unë do të kontaktoj përsëri më vonë sot për të diskutuar çështjen më tej."
- Nëse nuk e dini sa kohë do të duhet për t'u përgjigjur, përdorni, "Unë do t'ju kthehem sa më shpejt të jetë e mundur me ndonjë pyetje ose koment."
- Nëse nuk ka një kërkesë ose çështje që duhet të adresoni në email, nuk keni nevojë të përgjigjeni me një afat kohor.
Hapi 5. Përfundoni emailin me një mbyllje dhe emrin tuaj para se ta dërgoni
Përdorni një mbyllje zyrtare në emailin tuaj, të tilla si "Më e mira" ose "Faleminderit përsëri", për të ndihmuar që mesazhi të tingëllojë më profesional. Shkruani emrin tuaj pas mbylljes për të përfunduar mesazhin tuaj. Sigurohuni që gjithçka është shkruar saktë para se të klikoni butonin Dërgo.
- Për shembull, mund të shkruani, "Më e mira, Beth" ose "Faleminderit përsëri, Travis".
- Ju gjithashtu mund të jepni një numër telefoni ose një adresë alternative të postës elektronike pas emrit tuaj nëse doni t'i jepni personit tjetër një mënyrë tjetër për t'ju kontaktuar.
Hapi 6. Ndiqni me një email përgjigje të plotë sa më shpejt të jetë e mundur
Nëse emaili origjinal kishte një kërkesë ose një pyetje, merrni kohë për të shkruar një përgjigje të plotë kur të keni mundësi. Drejtoni të gjitha shqetësimet ose pyetjet në mesazh në mënyrë të plotë për të treguar se keni marrë kohë për të marrë parasysh mesazhin e tyre. Mbani një ton të sjellshëm dhe pozitiv gjatë gjithë mesazhit për të mbajtur një repertor të mirë me ta.
Nëse keni nevojë për më shumë kohë, si nëse jeni duke pritur për një raport ose dokument, përpiquni të dërgoni një email përcjellës me një përditësim dhe afat të ri kohor në mënyrë që personi tjetër të mos mendojë se i keni harruar ato
Metoda 2 nga 2: Përgjigja ndaj shërbimeve dhe porosive të biznesit
Hapi 1. Vendosni emrin e personit me të cilin po kontaktoni në krye të emailit
Filloni me një përshëndetje zyrtare, të tilla si "Përshëndetje" ose "I dashur", për të mbajtur një ton profesional në mesazhin tuaj. Nëse nuk e njihni mirë personin, përdorni titullin e tij të ndjekur nga mbiemri i tyre për të qëndruar zyrtar. Nëse jeni më të njohur me personin ose ai jep emrin e tij të parë, mund t'i drejtoheni me atë në vend.
Për shembull, mund të shkruani, "I dashur z. Christensan", ose "Përshëndetje Dana", si përshëndetjen tuaj
Hapi 2. Falenderoni personin dhe përmendni produktin ose shërbimin që ata kërkuan
Shprehni mirënjohje të vërtetë ndaj personit në fjalinë e parë të emailit tuaj. Në të njëjtën fjali, ritregoni produktin që personi porositi ose cilat çështje ose shqetësime ata përmendën në korrespondencën e mëparshme. Në atë mënyrë, personi do të kuptojë që keni marrë kohë për të lexuar ose përpunuar mesazhet e tij të mëparshme.
Për shembull, mund të thoni, "Faleminderit që porositni 2 kutitë e çokollatave nga dyqani ynë", ose, "Ne ju vlerësojmë që ndihmuat në lidhje me hapjen e punës për të cilën keni aplikuar."
Hapi 3. Jepini personit një afat kohor kur të presë një përgjigje ose dorëzim
Përmendni në fjalinë tjetër sa kohë do të duhet që personi tjetër të dëgjojë nga ju në mënyrë që të mos ndihet sikur e keni harruar. Sigurohuni që afati kohor që jepni është i saktë dhe i sinqertë, përndryshe ata mund të mërziten nëse nuk marrin përgjigje nga ju.
Për shembull, ju mund të thoni, "Ju mund të prisni paketën tuaj në 3 ditë pune", ose, "Ju lutemi lejoni 1-2 ditë pune që ne të përgjigjemi."
Variacioni:
Nëse nuk e dini sa kohë do të duhet për t'u përgjigjur, thoni diçka si: "Ne do t'ju kontaktojmë sa më shpejt që të jetë e mundur për të adresuar shqetësimet tuaja."
Hapi 4. Jepni sugjerime nëse ka ndonjë çështje që nuk mund ta zgjidhni me email
Nëse nuk mund ta zgjidhni drejtpërdrejt problemin e tyre, provoni të rekomandoni opsione të tjera që mund të jenë më të dobishme. Mbani një ton të sjellshëm dhe të kuptueshëm gjatë gjithë mesazhit në mënyrë që të mos tingëllojë negativ ose të duket i pasinqertë. Mundohuni t'i jepni personit sa më shumë detaje të jetë e mundur në mënyrë që ai të marrë hapat e ardhshëm për të zgjidhur çështjet e tij.
Për shembull, ju mund të thoni, "Më vjen keq kur dëgjoj se ka një problem me transferimin e parave në llogarinë tuaj rrjedhëse. Provoni të shikoni në PYQ -të tona për të parë nëse problemi juaj është adresuar. Përndryshe, mund t'ju duhet të vizitoni bankën tuaj dhe të flisni me menaxherin e llogarisë tuaj për të konfirmuar transaksionet tuaja."
Hapi 5. Lini informacionin e kontaktit në fund të emailit
Përfundoni emailin tuaj me një mbyllje zyrtare, të tillë si "Më e mira" ose "Faleminderit përsëri", në mënyrë që ta përfundoni mesazhin me një shënim të mirë. Sigurohuni që të përfshini emrin tuaj pas mbylljes. Nëse dëshironi t'i jepni opsionet personit tjetër për t'ju kontaktuar, mund të lini gjithashtu një numër telefoni, adresë alternative të postës elektronike ose faqe në internet pas emrit tuaj.
