Si të shkruani një email (me fotografi)

2024 Autor: Gilbert Ryder | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-16 17:42

Shkrimi i një emaili është mjaft i thjeshtë, por ekziston një format i përgjithshëm që duhet të keni parasysh. Gjithashtu jini të vetëdijshëm për ndryshimet midis postave elektronike joformale dhe atyre zyrtare. Ja çfarë duhet të dini.

Si të shkruani Slideshow -in më të mirë të emaileve

Hapa

Pjesa 1 nga 5: Essentials Email

Hapi 1. Vendosni një adresë emaili

Nëse nuk keni një adresë emaili, do t'ju duhet të regjistroheni me një ofrues të postës elektronike para se të vazhdoni. Fatmirësisht, ka shumë ofrues të postës elektronike falas në internet me të cilët mund të merrni një adresë email falas pa asnjë kosto. Disa nga ato më të njohurat përfshijnë:

Gmail
Hotmail
Mail Yahoo

Hapi 2. Klikoni në "Harto" ose "E re

"Para se të shkruani një email, do t'ju duhet të hapni një kuti të re, të zbrazët të mesazheve për të shkruar emailin tuaj. Metoda e saktë ndryshon në varësi të shërbimit që përdorni, por zakonisht do të ketë një buton në krye të faqes me një etiketë si "Kompozo", "E Re" ose "Mesazh i Ri".

Nëse jeni të pasigurt se si të krijoni një mesazh të ri, kontrolloni faqet e ndihmës për shërbimin tuaj të postës elektronike për të mësuar më shumë rreth tij në detaje më të mëdha

Hapi 3. Listoni adresat e emailit të marrësve

Ju nuk keni nevojë të rendisni adresën tuaj të postës elektronike, por duhet të specifikoni adresën e emailit të personit ose personave të cilëve keni ndërmend t'u dërgoni email.

Shpesh një hapësirë është e mjaftueshme për të ndarë adresa të shumta emaili, por disa shërbime kërkojnë që ju të ndani adresa të shumta me presje ose ndonjë formë tjetër pikësimi. Nëse është kështu, këto udhëzime duhet të specifikohen nga ofruesi juaj specifik i postës elektronike.
Shkruani adresën e emailit të marrësit ose marrësve kryesorë në fushën "Për:". Marrësi kryesor zakonisht i referohet kujtdo të cilit emaili i drejtohet drejtpërdrejt ose i drejtohet në trupin e emailit.
Shkruani adresa të tjera emaili në fushën "CC:". Kjo është fusha e "kopjimit". Një marrës duhet të jetë i shënuar në fushën "CC:" nëse emaili nuk i përmend drejtpërdrejt ata, por i referohet diçkaje që individi duhet të jetë i vetëdijshëm.
Përdorni fushën "BCC:" për të fshehur adresat e postës elektronike. Nëse nuk doni që marrësit e një emaili të shohin një listë të adresave të postës elektronike ku i është dërguar mesazhi, duhet t'i shkruani ato adresa emaili në fushën "kopje e verbër".

Hapi 4. Përfshini një lëndë informative

Çdo shërbim email do t'ju lejojë të shkruani një subjekt ose titull për emailin tuaj në kutinë "Subject".

Tema duhet të jetë e shkurtër, por gjithashtu duhet t'i japë marrësit një ide se për çfarë bëhet fjalë në email.
- Për shembull, një email rastësor për një mik mund të thotë thjesht "Çfarë ka?" Nëse jeni duke dërguar email me një pyetje në lidhje me një detyrë, sidoqoftë, rreshti i lëndës mund të lexojë diçka si "Detyra shtëpie të matematikës".
- Në mënyrë të ngjashme, një pyetje drejtuar një mbikëqyrësi ose profesori mund të etiketohet me një linjë lëndore si "Pyetje" ose "Pyetje rreth …" e ndjekur nga një etiketë e shkurtër që përshkruan temën në fjalë.
Vini re se një mesazh pa subjekt do të shfaqet në kutinë hyrëse të marrësit me etiketën "(pa subjekt)".

Hapi 5. Shkruani trupin e emailit tuaj

Trupi i emailit tuaj duhet të shkruhet në kutinë e madhe të tekstit nën rreshtin e subjektit.

Trupi i secilit email zakonisht duhet të përfshijë një përshëndetje, mesazh dhe mbyllje.
Natyra e emailit është e shpejtë, kështu që në përgjithësi duhet ta mbani gjatësinë e mesazhit tuaj mjaft të shkurtër.

Hapi 6. Goditni butonin "Dërgo"

Pasi të keni përfunduar shtypjen e emailit tuaj, rishikoni atë për të verifikuar që nuk ka gabime drejtshkrimore ose gramatikore dhe se mesazhi trajton qartë çështjen që keni dashur të sillni. Nëse emaili është gati, shtypni butonin "Dërgo" në kutinë e mesazheve në mënyrë që t'ua dërgoni atyre marrësve të listuar.

Pjesa 2 nga 5: Shkrimi i një emaili miqësor

Hapi 1. Mësoni kur një email miqësor është i përshtatshëm

Email -et miqësore duhet të rezervohen për të dashurit, përfshirë miqtë, familjen dhe partnerët romantikë. Nëse mesazhi është i rastësishëm në natyrë dhe po ia dërgoni dikujt me të cilin jeni në marrëdhënie joformale, mund të dërgoni një email miqësor.

E vetmja herë që nuk do t'i dërgoni një email miqësor një familjeje ose shoku do të ishte nëse po dërgoni një email grupor të një natyre zyrtare, si një lutje për donacione ose reklama për shitje. Meqenëse këto email ka të ngjarë t'iu dërgohen njerëzve me të cilët nuk jeni në marrëdhënie rastësore, gjithashtu, duhet ta drejtoni emailin drejt tyre

Hapi 2. Mbani rreshtin e subjektit rastësor

Një linjë lëndore nuk është rreptësisht thelbësore, por është akoma një ide e mirë të përfshish një lëndë. Mbani atë të shkurtër, të ëmbël dhe në pikë.

Nëse thjesht po shkruani një email për të kapur një mik, mund të përfshini një temë humoristike ose një temë aq të thjeshtë sa "Shumë kohë pa parë!"
Nëse po shkruani me një qëllim, përmendni se cili është ai qëllim. Për shembull, nëse vendosni të shkruani një email për një dalje në grup, etiketoni emailin me një subjekt që përmend në mënyrë specifike atë dalje.

Hapi 3. Merrni parasysh t'i drejtoheni marrësit me emër

Për një email miqësor, kjo nuk është rreptësisht e nevojshme, por është akoma një mënyrë e sjellshme për të filluar trupin e mesazhit tuaj.

Përshëndetja juaj mund të jetë aq e thjeshtë sa të tregoni emrin e personit:

"Bob",
Përndryshe, mund të përfshini një përshëndetje miqësore me atë emër, gjithashtu:
- "Hej Bob!"
- "Përshëndetje Bob,"
- "Bob mëngjes!"

Hapi 4. Shkruani mesazhin tuaj qartë, por mbajeni gjuhën tuaj të rastësishme

Trupi i mesazhit tuaj duhet të jetë i lehtë për tu kuptuar, por toni duhet të jetë joformal dhe bisedues.

Lexoni emailin tuaj dhe pyesni veten nëse përmbajtja e email -it tingëllon si mënyra se si flisni personalisht. Nëse është kështu, atëherë keni arritur një ton të mirë për një email miqësor.
Përdorni kontraktimet. Kontraktimet nuk janë pjesë e shkrimit formal, por janë pjesë e zakonshme e bisedës së përditshme, duke i bërë ato të përshtatshme për një email miqësor.
Mos ngurroni të përdorni zhargon. Nëse dëshironi, mund të përfshini zhargon në internet: "thx" në vend të "faleminderit", "4" në vend të "për", "l8r" në vend të "më vonë", etj.
Gjithashtu përdorni emoticons kur është e përshtatshme.:)

Hapi 5. Merrni parasysh nënshkrimin e emrit tuaj

Ashtu si përshëndetjet, një mbyllje ose nënshkrim nuk është rreptësisht e nevojshme për një email miqësor, por mund të jetë një mënyrë e mirë për t'i dhënë fund mesazhit.

Mbyllja juaj mund të jetë aq e thjeshtë sa emri juaj:
- "Xhen"
- "-Jen"
Ju gjithashtu mund të bëheni pak më kreativë me mbylljen tuaj:
- "Me vone! Xhen"
- "Ky email do të vetëshkatërrohet në 3… 2… 1 …"

Pjesa 3 nga 5: Shkrimi i një emaili formal

Hapi 1. Kuptoni kur email -et zyrtarë janë të nevojshëm

Ju duhet të përdorni një email formal kur shkruani dikë me të cilin nuk jeni në marrëdhënie rastësore. Kjo përfshin, ndër të tjera, mbikëqyrës, bashkëpunëtorë, klientë dhe klientë, instruktorë dhe zyrtarë të komunitetit ose politik.

Vini re se mund të zbuloni se emailet e rrepta formale nuk janë të nevojshme me dikë që bie në njërën nga këto kategori sapo të krijoni një marrëdhënie pune me atë person. Kur një email "formal" bëhet pak i ngurtë, duhet të shkruani një email "gjysmë-formal".
- Toni i mesazhit tuaj mund të jetë pak më shumë bisedues, por ju duhet të qëndroni larg zhargonit të internetit.
- Ju ende duhet të përfshini nënshkrimin tuaj, por mund të mos keni nevojë të jepni të gjitha informacionet tuaja të kontaktit nën emrin tuaj.

Hapi 2. Përfshini një lëndë informative

Tema duhet të jetë e shkurtër, por e saktë. Kaloni drejtpërdrejt në çështjen në fjalë.

Shembull:
- "Pyetje ese" (kur i shkruani një email një profesori duke kërkuar detaje në lidhje me një detyrë eseje)
- "Aplikimi për Reklamën e Menaxhimit të Punës" (kur dërgoni një email në përgjigje të një reklame pune)
- "Problem me Pjesën #00000" (kur shkruani një email për të kërkuar shërbimin ndaj klientit ose për të raportuar një problem teknik)

Hapi 3. Shkruani një përshëndetje zyrtare

Një përshëndetje zyrtare duhet të përfshijë fjalën "I dashur" i ndjekur nga emri i marrësit. Përdorni mbiemrin e marrësit dhe një titull të përshtatshëm dhe ndiqni përshëndetjen me një zorrë të trashë.

Shembull:
- "I dashur z. Smith:"
- "E dashur zonja Jones:"
- "I dashur Dr. Evans:"

Hapi 4. Sigurohuni që trupi i emailit tuaj të jetë konciz dhe i saktë

Kufizoni përmbajtjen e emailit tuaj në disa paragrafë që adresojnë drejtpërdrejt subjektin e emailit tuaj. Përdorni gjuhën zyrtare dhe sigurohuni që drejtshkrimi dhe gramatika juaj të jenë të sakta.

Shmangni përdorimin e kontraktimeve.
Mos përdorni zhargon në internet ose emoticons.

Hapi 5. Përfshini një mbyllje të përshtatshme

Mbyllja më e zakonshme është "Sinqerisht", por ka edhe disa të tjera që mund të funksionojnë, gjithashtu. Mbani sjelljen përmbyllëse dhe ndiqeni me presje.

Mbyllje të tjera të mundshme përfshijnë:
- Të fala
- Juaji me besnikëri
- Pershendetje me te mira
- Faleminderit
- Urimet më të mira

Hapi 6. Siguroni informacionin e kontaktit në nënshkrimin tuaj, kur është e përshtatshme

Përfshini emrin tuaj të plotë nën mbylljen e emailit tuaj. Nën emrin tuaj, ju mund të dëshironi të përfshini titullin tuaj zyrtar dhe çdo informacion kontakti që ju vjen në ndihmë.

Titulli juaj, nëse keni një, duhet të përfshijë pozicionin tuaj dhe emrin e kompanisë ose institucionit ku jeni pjesë.
Përfshini numrin tuaj të telefonit, numrin e faksit dhe adresën e postës elektronike, të paktën. Ju gjithashtu mund të dëshironi të përfshini adresën tuaj postare dhe URL -në e internetit.

Pjesa 4 nga 5: Llojet specifike të postave elektronike miqësore

Hapi 1. Shkruaj një email një shoku që u largua.

Nëse një mik, i afërm ose i dashur ka lëvizur kohët e fundit në një vend të ri, shkruani një email për t'u regjistruar duke pyetur se si shkoi lëvizja, si është lagja e re, etj.

Hapi 2. Dërgoni një email miqësor një miku që nuk ju dha kurrë një adresë emaili

Nëse keni marrë një adresë emaili të një shoku të rastësishëm nga një palë e tretë, është e rëndësishme që të përdorni emailin tuaj për të verifikuar që adresa është e saktë dhe që të sqaroni shpejt se kush jeni.

Hapi 3. Mësoni si t'i shkruani një email një djali.

Nëse jeni një vajzë që i shkruan një email një djali për herë të parë, mund të ndiheni pak të shqetësuar. Kjo është veçanërisht e vërtetë nëse djali me të cilin po i shkruani është material potencial i shtypur. Provoni të shkruani një email që duket rastësor, por inteligjent dhe i përbërë.

Ndërsa është një lëvizje mjaft e rrezikshme, ju gjithashtu mund të përdorni email për t'i thënë një djali që ju pëlqen

Hapi 4. Kuptoni se si t'i shkruani një email një vajze.

Nëse jeni një djalë që i shkruan një email një vajze për herë të parë, detyra mund të duket mjaft e frikshme. Mbani qetësinë dhe shkruani një mesazh që është rastësor dhe i kombinuar mirë.

Hapi 5. Hartoni një email flirtues

Nëse doni të jeni të lezetshëm dhe të gjallë me marrësin e emailit tuaj, përdorni të njëjtën lloj gjuhe që do të përdorni për të flirtuar me atë person në realitet. Emotikat dhe "përqafimet dhe puthjet" (xoxo) gjithashtu vijnë në ndihmë.

Në mënyrë të ngjashme, shkruani një email flirtues dikujt në një faqe në internet takimesh. Për një email si ky, megjithatë, duhet të jeni flirtues dhe informues në mënyrë që marrësi të ketë një ide të mirë se kush jeni

Hapi 6. Shkruani një email dashurie

Në këtë epokë dixhitale, emaili i dashurisë mund të shihet si një ekuivalent i letrës së dashurisë. Nëse partneri juaj romantik është larg dhe dëshironi të dërgoni një shënim të shpejtë që shpreh dashurinë tuaj, emaili është mënyra më e shpejtë për ta bërë këtë.

Pjesa 5 nga 5: Llojet specifike të e -maileve zyrtare

Hapi 1. Aplikoni për një punë përmes postës elektronike

Kur dërgoni CV-në dhe aplikacionin tuaj të punës me email, duhet të shpjegoni se për cilën punë po aplikoni, pse e dëshironi atë dhe çfarë kualifikimesh keni që ju bëjnë të përshtatshëm për këtë punë. Ju gjithashtu duhet të përfshini CV -në tuaj si një shtojcë.

Në mënyrë të ngjashme, ju gjithashtu mund të shkruani një email duke aplikuar për një praktikë. Përshkruani se çfarë lloj praktike po kërkoni dhe si do t'ju ndihmojë të përmbushni qëllimet tuaja të karrierës. Gjithashtu jepni arsyet pse duhet të përzgjidheni për praktikën.
Dërgoni një email vijues nëse nuk keni marrë ende një përgjigje në lidhje me pozicionin për të cilin keni aplikuar.

Hapi 2. Dini si t’i shkruani një email profesorit tuaj

Dërgimi me email i një profesori mund të duket frikësues, por nuk është më i vështirë se çdo email tjetër formal. Profesori juaj ka të ngjarë të jetë një person i zënë, kështu që mbajini pyetjet tuaja sa më koncize të jetë e mundur.

Nëse profesori juaj ju njeh mjaft mirë, ju gjithashtu mund t'i dërgoni email profesorit tuaj kur kërkoni një letër rekomandimi

Hapi 3. Shkruani një letër pyetëse përmes postës elektronike

Një letër pyetëse është një letër që pyet një redaktues nëse ai ose ajo do të konsideronte pranimin e një pune me shkrim për shqyrtim botimi. Ju duhet të përshkruani veprën në fjalë mjaft mirë për t'i dhënë redaktorit një ide të mirë se për çfarë bëhet fjalë.

Hapi 4. Përdorni email për të kontaktuar burimet njerëzore

Nëse keni një shqetësim për burimet njerëzore në lidhje me kompaninë tuaj, mënyra më e shpejtë për ta adresuar atë është duke dërguar një email tek njerëzit e duhur në HR. Sigurohuni që email -i të adresojë qartë çështjen.