Kur bëhet fjalë për dërgimin e një emaili në shërbimin ndaj klientit, disa njerëz mund të ndihen të bllokuar. Si i krijoni këto shkronja në formë emaili, pasi ato dikur bëheshin në letër? Çfarë lloj konventash ose protokolle zbatohen për një kërkesë për shërbimin ndaj klientit? Edhe pse kjo ndryshon nga industria, rajoni dhe kultura, ka disa udhëzime të zakonshme për t'u siguruar që emailet e shërbimit ndaj klientit tuaj janë efektive.
Hapa
Mostra e -mail
Shembull Letre Vlerësimi të Klientit
Mbështetni wikiHow dhe zhbllokoni të gjitha mostrat.
Pjesa 1 nga 3: Rishikimi i Uebfaqes
Hapi 1. Kërkoni një përgjigje
Para se të uleni për të shkruar një email në departamentin e shërbimit të klientit të çdo kompanie, duhet të siguroheni që përgjigja e pyetjes tuaj nuk është tashmë në faqen e tyre të internetit. Shumë kompani kanë përgjigje për pyetjet e zakonshme në faqe të ndryshme të faqes së tyre të internetit, zakonisht FAQ dhe faqe mbështetëse.
Ju zakonisht mund të gjeni qasje në këto seksione të një faqe në internet të një kompanie duke lëvizur deri në fund të çdo faqeje dhe duke klikuar një lidhje që thotë "Na Kontaktoni" ose "Ndihmë" ose "Shërbimi i Klientit"
Hapi 2. Gjeni faqen e mbështetjes së klientit
Nëse nuk shihni një lidhje për shërbimin ndaj klientit në fund të faqes së tyre të internetit, mund të jeni në gjendje të përdorni kutinë e kërkimit. Shpesh ka ose një fushë ku mund të shkruani ose ikonën e një lupë në këndin e sipërm të djathtë të faqes fillestare të një kompanie. Shkruani terma kërkimi si "shërbimi ndaj klientit" ose "kontakt" dhe shtypni enter.
-
Shpesh faqja "Na Kontaktoni" është ajo ku kompanitë do të ofrojnë një fushë email për klientët që të paraqesin komentet ose ankesat e tyre.
Kontrolloni këtë faqe për t'u siguruar që do t'ju dërgohet një kopje me email; nëse jo, kërkoni në uebfaqe një adresë emaili për ta përdorur në llogarinë tuaj personale të postës elektronike në mënyrë që të mbani një regjistër të korrespondencës tuaj
Hapi 3. Përdorni shiritin e kërkimit
Kërkoni për artikullin për të cilin keni një pyetje në të njëjtën shirit kërkimi që keni përdorur për të gjetur adresën e postës elektronike të shërbimit ndaj klientit. Kërkimi për çështjen ose pyetjen tuaj në këtë mënyrë mund të zbulojë përgjigjen pa pasur nevojë të dërgoni një email fare.
- Kjo është thelbësore për tu shfaqur me inteligjencë dhe duke fituar respekt kur dërgoni një email. Nëse shkruani për diçka që tashmë shfaqet në faqen e internetit, ekipi i shërbimit ndaj klientit mund t'ju shohë si një klient kërkues dhe dembel, dhe për këtë arsye jo fitimprurës.
- Kontrolloni gjithashtu FAQ -të. Shumë herë përgjigja e pyetjes suaj tashmë është bërë dhe është botuar në formën e një Pyetje të Bërë Shpesh. Kjo është arsyeja pse shumë faqe në internet kanë një faqe të tillë: për të mbajtur email -et e shërbimit ndaj klientit në minimum.
Hapi 4. Rishikoni politikën e kompanisë
Nëse nuk gjeni një përgjigje për pyetjen tuaj në shiritin e kërkimit ose në FAQ, mund të jeni në gjendje ta gjeni në "Rreth Nesh" ose të ktheni faqet e politikave. Përsëri, lëvizni në fund të faqes në internet dhe shikoni lidhjet në dispozicion. Kërkoni për çdo lidhje që mund të përmbajë përgjigjen e pyetjes tuaj: Rreth Nesh, Indeksi, Karta e Kreditit, Disponueshmëria e Produktit, Politika e Kthimit, Politika e Privatësisë, Kushtet e Përdorimit, etj.
Edhe nëse nuk gjeni një përgjigje nën njërën nga këto lidhje, është e dobishme t'i shikoni ato sepse mund të përdorni njohuritë tuaja shtesë për kompaninë për të marrë atë që ju nevojitet prej tyre në emailin tuaj
Pjesa 2 nga 3: Shkrimi i Email -it
Hapi 1. Vendosni nëse është një email ankimi ose vlerësimi
Jo të gjitha komunikimet me email me mbështetjen e klientit duhet të jenë ankesa ose pyetje. Ju thjesht mund t'i falënderoni ata për shërbimin e mirë ndaj klientit. Email -et pozitivë si ky janë të mirëpritur nga shumica e kompanive po aq sa emailet që bëjnë pyetje.
E vërteta është se ndonjëherë, regjistrimi i një ankese me telefonatë është më i shpejtë dhe më i drejtpërdrejtë se një email. Emaili është i shkëlqyeshëm për të paraqitur mirënjohjen tuaj ose për të bërë një pyetje që nuk ka nevojë për një përgjigje të menjëhershme, por nëse doni që një çështje të zgjidhet menjëherë, mënyra më e mirë është të telefononi
Hapi 2. Shkruani një linjë të qartë të lëndës
Bëni rreshtin tuaj të lëndës kuptimplotë dhe të qartë. Ju dëshironi që përfaqësuesi i shërbimit ndaj klientit i cili shikon në kutinë e tij postare të vërejë së pari tuajin në mënyrë që të merrni një përgjigje më të shpejtë. Bëjeni temën të shkurtër, përmbani një përmbledhje të emailit tuaj dhe lutuni që të hapet.
Për shembull: "Qeni përtypi garancinë time gjatë gjithë jetës Chacos-Duhet zëvendësim"
Hapi 3. Hapeni me një përshëndetje
Pasi të keni shkruar një linjë të fortë të temës, hapi tjetër është të përshëndetni përfaqësuesin e shërbimit ndaj klientit. Mos filloni vetëm në problemin tuaj. Nuk do ta kalonit përshëndetjen në një telefonatë apo personalisht, apo jo? Mund të jetë aq e thjeshtë sa "Ekipi i dashur i shërbimit ndaj klientit".
- Mundohuni të gjeni një emër për të futur në përshëndetjen tuaj. Disa kompani më të vogla mund të rendisin emrat e përfaqësuesve të tyre të shërbimit ndaj klientit, dhe përdorimi i kësaj mund t’ju bëjë të dukeni më personal dhe të dëshirueshëm për të punuar.
- Ju mund ta përfundoni këtë përshëndetje me presje ose zorrë të trashë. Shërbim i dashur për klientët, ose shërbim të dashur për klientët:
Hapi 4. Mbani praktikat standarde të shkrimit
Ruani respektin e përfaqësuesit duke përdorur llojin standard. Mos përdorni të gjitha shkronjat, një përzierje të shkronjave të mëdha dhe të vogla, ose shkronja shkrimi. Thjesht shkruani duke përdorur shenjat e pikësimit, drejtshkrimit dhe shkrimit të madh. Kjo do të ndihmojë që emaili juaj të merret seriozisht.
Hapi 5. Mbani një ton të sjellshëm
Mbani një ton të sjellshëm, edhe nëse jeni duke regjistruar një ankesë ose duke shprehur zhgënjimin tuaj. Ju do të vlerësoheni më shumë si klient dhe ndoshta do të keni trajtim më të sjellshëm në këmbim.
Hapi 6. Identifikoni veten
Pas përshëndetjes tuaj me përfaqësuesin, prezantojeni veten. Ofroni emrin tuaj dhe shpjegoni se çfarë lloj klienti jeni, qoftë për herë të parë apo të përsëritur. Në të dy rastet, përfaqësuesi do të dëshirojë të mbajë biznesin tuaj. Nëse është e rëndësishme, përmendni vendndodhjen tuaj gjeografike (të tilla si për një produkt ose shërbim jashtë).
Hapi 7. Jini specifik
Përdorni gjuhë specifike në emailin tuaj. Shmangni përdorimin e termave të përgjithshëm, si "produkti im;" në vend të kësaj, përshkruani në detaje se cili është produkti ose shërbimi dhe pse ky artikull ia vlen të dërgohet me email. Përshkruani çdo ngjarje të rëndësishme që lidhet me të në mënyrë që përfaqësuesi të dijë saktësisht se cili është problemi. Ofrimi i këtij informacioni në emailin fillestar parandalon një bisedë të gjatë me email.
- Përdorni URL -në e produktit, nëse është e disponueshme, në mënyrë që përfaqësuesi të ketë një referencë të menjëhershme për përshkrimin tuaj.
- Përfshini ID -në tuaj të porosisë gjithashtu në email, pasi shumica e përsëritësve do t'ju kërkojnë atë gjithsesi. Ky numër ID është mënyra se si porosia juaj gjurmohet dhe mirëmbahet në sistemin e tyre.
Hapi 8. Bëni pyetje të qarta
Merrni pikërisht në pikën në emailin tuaj. Mos rrihni rreth shkurret. Pasi të keni përshëndetur përfaqësuesin dhe të prezantoheni, filloni një paragraf të ri që i tregon përfaqësuesit saktësisht se çfarë po ndodh, duke përdorur gjuhën specifike të përmendur në hapin e mëparshëm.
Kërkoni drejtpërdrejt çdo koncesion që dëshironi. Mund të ndiheni të turpëruar kur i kërkoni, por lërini mënjanë këtë në emailin tuaj. Nëse dëshironi diçka në këmbim të një produkti me defekt, thuajeni
Hapi 9. Shkruani paragrafë të shkurtër
Sigurohuni që paragrafët tuaj të jenë të shkurtër. Mbajtja e tyre në një, dy ose më së shumti tre fjali është më e lehtë për sytë. Ai gjithashtu lejon që përfaqësuesi të skanojë shpejt emailin se si t'i jepet përparësi, dhe nëse emaili juaj është një bllok teksti, ata ka të ngjarë ta ulin atë në fund të listës vetëm sepse nuk kanë kohë të kuptojnë atë që ju po them
Hapi 10. Mbylleni me një nënshkrim të thjeshtë
Përfundoni emailin me një fjali përfundimtare për të përmbledhur kërkesën ose komplimentin tuaj, e ndjekur nga një përshëndetje. Nënshkrimi si "Sinqerisht" funksionon mirë, por gjithashtu mund të lini një përshëndetje dhe thjesht futni nënshkrimin tuaj të postës elektronike. Ju gjithashtu mund të tregoni urgjencën tuaj duke nënshkruar me "Presim me padurim përgjigjen tuaj", ose diçka përgjatë atyre linjave.
Një nënshkrim me email është një bllok i shkurtër teksti që përfshin emrin tuaj, profesionin dhe informacionin e kontaktit. Ju mund të formatoni një nënshkrim email në cilësimet e ofruesit tuaj të postës elektronike dhe ta vendosni që të shfaqet automatikisht në mesazhe të reja
Hapi 11. Lini jashtë bashkëngjitjet
Mundohuni të mos bashkëngjitni ndonjë dokument në një email që po i dërgoni dikujt për herë të parë. Shumë faqe interneti kanë filtra të padëshiruar që synojnë email me bashkëngjitje, duke e bërë të mundshme që emaili juaj të zhvendoset në plehra para se të lexohet ndonjëherë.
- Sigurisht që duhet të përfshini një shtojcë nëse jeni duke paraqitur një aplikim me email në një punë dhe ju kërkohet të bashkëngjitni CV -në tuaj si një dokument Word.
- Mos përfshini asnjë emër përdoruesi, fjalëkalim ose informacion të kartës së kreditit/pagesës.
Hapi 12. Korrigjoni para se të dërgoni
Pasi të keni përfunduar emailin tuaj, mos u emociononi dhe goditni butonin e paraqitjes ende. Ju duhet të korrigjoni këtë email, duke u siguruar që asnjë gabim i gabuar të mos ndërhyjë në përsosmërinë e fjalëve tuaja. Edhe nëse e keni shtypur emailin duke përdorur telefonin tuaj të mençur, etiketa automatike "e dërguar nga iPhone im" nuk justifikon gabime në gramatikë dhe pikësim që ju bëjnë të dukeni më pak se profesionistë.
Hapi 13. Vazhdoni
Nëse nuk keni dëgjuar një përgjigje në emailin tuaj pas disa ditësh, ka të ngjarë që emaili të jetë kapur në një filtër të padëshiruar ose të zhvendoset në fund të pirgut. Dërgoni një email duke shënuar emailin tuaj të mëparshëm dhe duke pyetur nëse emaili juaj i parë është marrë.
Pjesa 3 nga 3: Qëndroni të sjellshëm
Hapi 1. Mbani gramatikën dhe drejtshkrimin e duhur
Ju nuk mund ta kuptoni, por një pjesë e mbajtjes së një toni të sjellshëm përfshin përdorimin e gramatikës dhe drejtshkrimit të mirë. Kujdesi për të komunikuar me veten tregon qartë se ju e respektoni palën tjetër, si dhe tregon se jeni në përgjithësi një person i sjellshëm.
Hapi 2. Shfaqni arsimin dhe njohuritë tuaja
Mos jini pretendues, por lejoni që edukimi juaj të shkëlqejë duke përdorur një fjalor të mirë. Gjithashtu, nëse keni kontrolluar faqen e internetit të kompanisë dhe keni mësuar pak për politikat e tyre, përmendni se i keni lexuar ato dhe ende nuk mund të gjeni një përgjigje për problemin tuaj.
Hapi 3. Shmangni shakatë përreth
Vërejtjet e mprehta dhe shakatë kanë vendin e tyre, dhe ai vend nuk është në një email që dëshironi të merrni seriozisht, të paktën jo në korrespondencën e parë. Një gjuhë e tillë mund të interpretohet si e papërshtatshme, diçka që dëshironi të shmangni kur merreni me ndonjë biznes.
Sapo të krijoni një raport me një përfaqësues përmes një sërë emailesh, shaka do të pranohet dhe kuptohet më lehtë
Hapi 4. Shprehuni pa agresion
Edhe pse mund të jeni të zemëruar me mënyrën se si është trajtuar një produkt ose shërbim, shprehja e tij në një email nuk do t'ju japë rezultatet që ju nevojiten. Komunikimi i çështjes tuaj me respekt dhe mirësjellje do të shkojë shumë më tej sesa një email i keq ose agresiv.
Mbani në mend se nuk mund të shprehni siç duhet emocionet përmes tekstit. Nëse jeni mjaft të mërzitur për çështjen tuaj për të kërkuar vëmendje të menjëhershme, përdorimi i një telefonate mund të jetë më efektiv
Hapi 5. Përmendni besnikërinë dhe mirënjohjen tuaj
Së fundi, të përmendësh sa besnik jeni ndaj një kompanie dhe sa mirënjohës keni qenë gjithmonë për shërbimin e tyre në të kaluarën, e bën më të lehtë për përfaqësuesit të vlerësojnë emailin tuaj dhe të përgjigjen më shpejt.
