Një email për ndarjen e njohurive është një email i krijuar për të shkëmbyer informacion, veçanërisht në vendin e punës ose në një mjedis tjetër profesional. Ndarja e njohurive është një mënyrë e shkëlqyeshme për t'u treguar kolegëve tuaj se ju kujdeseni për ta dhe doni të ndani atë që dini me ta, me shpresën se kjo mund t'i ndihmojë ata në të ardhmen. Mund të ndihmojë gjithashtu në forcimin e lidhjeve tuaja profesionale. Mundohuni ta bëni njohurinë tuaj për ndarjen e emaileve sa më të qartë dhe të tretshëm. Kjo do t'i bëjë ata të lehtë për t'u kuptuar dhe absorbuar.
Hapa
Metoda 1 nga 2: Përbërja e emailit tuaj
Hapi 1. Shënoni qëllimin e emailit tuaj qartë dhe shkurt në rreshtin e subjektit
Shkruani një rresht subjekti që i jep audiencës tuaj një pamje të qartë të asaj që duhet të prisni kur ata hapin emailin tuaj. Mundohuni ta mbani gjatësinë e rreshtit të lëndës në rreth 7 fjalë.
- Për shembull, nëse doni të ndani njohuritë që keni fituar gjatë pjesëmarrjes në një konferencë kodimi, mund ta bëni rreshtin e temës diçka si: "Përfitimet kryesore nga Konferenca e Miami Coders 2020."
- Emailet me rreshta të paqartë ose shumë të gjatë subjekti kanë shumë më pak të ngjarë të hapen. Largohuni nga rreshtat e shkurtër të subjektit me vetëm 1-2 fjalë që nuk tregojnë efektivisht se për çfarë bëhet fjalë për email-in.
Këshillë: Nëse dëshironi që njerëzit të lexojnë email -in tuaj për ndarjen e njohurive brenda një afati të caktuar kohor, përfshini një datë në rreshtin e subjektit. Për shembull, mund të vendosni "Përparimet e Industrisë për të Diskutuar në Takimin e 2 Gushtit".
Hapi 2. Filloni emailin me një përshëndetje drejtuar auditorit tuaj specifik
Mendoni për auditorin të cilit planifikoni t'i dërgoni email për shkëmbimin e njohurive tuaja dhe zgjidhni një përshëndetje me një nivel të përshtatshëm formaliteti. Bëjeni përshëndetjen gjithëpërfshirëse për këdo që do të marrë emailin.
- Për shembull, nëse po i dërgoni email -it një ekipi të vogël programuesish me të cilët punoni nga afër dhe i njihni mirë, mund ta filloni emailin me diçka super rastësore dhe miqësore si: "Mirëmëngjes, shokët e mi që kodojnë ninxha."
- Nëse jeni duke dërguar një email për ndarjen e njohurive për persona të lartë ose një lloj grupi që përmban individë që nuk i njihni personalisht, ju mund të zgjidhni një përshëndetje më zyrtare sipas linjave të: "Të dashur anëtarë të bordit ekzekutiv", ose " Mirëmëngjes, ekipi i marketingut."
- Nëse po ndani njohuri me vetëm 1 ose 2 persona, mund t'i adresoni me emër në përshëndetjen e emailit tuaj.
- Kur jeni në dyshim, thjesht mund të përdorni diçka të përgjithshme si: "Përshëndetje, të gjithëve" ose "Mirëmëngjes".
Hapi 3. Shkruani një sfond të shkurtër ose kontekst në fillim të emailit
Filloni me një paragraf të shkurtër, menjëherë nën përshëndetjen tuaj, që shpjegon atë që do të ndani në emailin tuaj. Kjo do t'u japë lexuesve më shumë kontekst për atë që do të lexojnë sesa rreshtin e temës.
Për shembull, nëse ndani mësimet nga një konferencë kodimi, mund të shkruani diçka si: "Javën e kaluar, pata fatin të marr pjesë në edicionin 2020 të Konferencës së Miami Coders. Unë do të doja të ndaja me ju disa nga përfundimet kryesore nga konferenca 2-ditore, gjatë së cilës mësuam për inteligjencën artificiale dhe trendet e kodimit për vitin 2021. Shpresoj që kjo njohuri do të jetë po aq e dobishme dhe interesante për ju sa për mua.."
Hapi 4. Ndani trupin e emailit në seksione
Ndani pikat kryesore që dëshironi të ndani në seksione kohezive, kështu që është më e lehtë për tu ndjekur dhe tretur. Vendosni titujt në fillim të secilës pjesë të informacionit për ta bërë të qartë se për çfarë flet teksti më poshtë. Ndani seksione të gjata në paragrafë të shumtë më të shkurtër për të ndarë informacionin, në vend që të hidhni vetëm një bandë informacioni në 1 bllok teksti të gjatë.
- Sigurohuni që secili prej paragrafëve tuaj të ketë pika të lidhura. Nëse jeni duke filluar një mendim të ri, filloni të shkruani një paragraf të ri.
- Për shembull, nëse doni të ndani atë që keni mësuar në lidhje me inteligjencën artificiale dhe trendet e kodimit në një konferencë të fundit ku keni marrë pjesë, ju mund të strukturoni emailin tuaj në këtë mënyrë: një titull i seksionit që thotë, "Përditësimet e Industrisë së Inteligjencës Artificiale", pastaj shkruani disa paragrafë në lidhje me temën, e ndjekur nga një titull tjetër i seksionit që thotë, "Kodimi i Tendencave për 2021", i ndjekur nga disa paragrafë të tjerë.
Hapi 5. Përfundoni trupin e emailit me një paragraf përmbledhës
Shkruani një paragraf të shkurtër para nënshkrimit tuaj që përsërit disa nga informacionet kryesore që përmbante emaili juaj. Lërini lexuesit tuaj të dinë se çfarë shpresoni të fitojnë nga njohuritë e përbashkëta dhe përfshini çdo artikull përkatës të veprimit.
- Për shembull, mund të thoni diçka si: “Siç mund ta shihni, ka shumë zhvillime të reja emocionuese në AI sa i përket marketingut dhe ka disa tendenca të reja interesante të programimit që duhet të keni kujdes në vitin 2021. Shpresoj se do ta zbatoni këtë informacion për projektet tona të zhvillimit dhe të mendojmë për mënyrat se si mund të përmirësojmë produktet tona gjatë vitit të ardhshëm.”
- Një shembull i një artikulli veprimi do të ishte diçka si: “Le të planifikojmë të ndajmë disa nga mendimet tona për të gjitha këto informacione në takimin e së Premtes. Ju lutemi ejani të përgatitur me të paktën 1 pikë për të diskutuar."
Hapi 6. Përfundoni emailin tuaj me një nënshkrim off të ndjekur nga emri dhe titulli juaj
Zgjidhni një sinjalizim të shkurtër dhe miqësor me një nivel të përshtatshëm formaliteti për audiencën tuaj. Përfshini emrin dhe titullin tuaj në fund, kështu që njerëzit e dinë saktësisht se nga kush është emaili që sapo lexuan, gjë që është veçanërisht e rëndësishme nëse nuk i njihni personalisht të gjithë anëtarët e auditorit tuaj.
- Shembuj të çaktivizimeve të shenjave të rastësishme që funksionojnë për pothuajse çdo email janë: "Faleminderit", "Përshëndetje" dhe "Gjithë të mirat".
- Disa shenja më zyrtare janë: "Sinqerisht" dhe "Me respekt për ju".
- Disa ide për çaktivizime edhe më të rastësishme, që mund t'i përdorni për një email për njerëzit për të punuar ose parë çdo ditë, janë: "Shihemi të gjithë nesër" dhe "Urime".
- Nëse po ndani njohuri jashtë organizatës suaj, përfshini emrin e organizatës suaj edhe pas emrit dhe titullit tuaj, në mënyrë që njerëzit të dinë se nga i shkruani ato.
Metoda 2 nga 2: Bëni Email-in tuaj miqësor ndaj lexuesit
Hapi 1. Mbani email -in tuaj sa më të shkurtër të jetë e mundur
Mundohuni të përfshini të gjithë informacionin që dëshironi të ndani me sa më pak fjalë të jetë e mundur. Sa më i gjatë të jetë emaili juaj, aq më pak të ngjarë që njerëzit me të cilët dëshironi të ndani njohuritë tuaja të lexojnë të gjithë artikullin.
- Nëse jeni duke shkruar për një temë veçanërisht komplekse, gjithmonë mund të përfshini lidhje me burimet e jashtme ose bashkëngjitjet për të dhënë informacion më të detajuar. Në atë mënyrë, ata që janë të interesuar për atë që po ndani mund të zhyten më thellë në temë.
- Nuk ka asnjë rregull të vendosur për sa kohë duhet të jetë një email për ndarjen e njohurive dhe do të varet shumë nga lloji i informacionit që po ndani dhe kompleksiteti i subjektit. Një rregull i mirë është të mos shkruani një email më gjatë sesa do të donit të lexonit vetë.
Hapi 2. Theksoni informacione të rëndësishme me pika plumbash ose lista të numëruara
Përsëritni pjesët kryesore të informacionit nga paragrafët e tekstit tuaj në pikat kryesore ose listat e numëruara. Kjo ndihmon në përsëritjen e njohurive që po ndani dhe u jep lexuesve diçka që të shikojnë shpejt për të marrë disa nga pikat kryesore të emailit tuaj.
Për shembull, mund të bëni një listë me një titull si "Trendet kryesore të marketingut për 2021" dhe të shkruani tendencat nga 1-5 në një listë të numëruar poshtë saj. Lexuesit mund të shohin lehtësisht se cilat janë tendencat, pastaj lexojnë tekstin e emailit tuaj nëse duan informacion më të thelluar
Hapi 3. Përdorni gjuhën e thjeshtë dhe të kuptueshme sa më shumë që të jetë e mundur
Shmangni përdorimin e fjalëve të mëdha dhe zhargoneve për të shpjeguar pikat tuaja nëse nuk keni absolutisht nevojë. Kjo do ta bëjë emailin tuaj shumë më të lehtë për tu lexuar dhe kuptuar nga një audiencë më e gjerë e cila ndoshta nuk është aq e njohur me temën për të cilën po shkruani sa jeni.
Merrni parasysh audiencën tuaj kur zgjidhni se cilën gjuhë të përdorni, gjithashtu. Nëse po i shkruani një grupi të vogël programuesish, për shembull, me siguri mund të shpëtoni duke përdorur më shumë zhargon kodues në emailin tuaj sesa nëse po i shkruani një auditori të larmishëm
Këshillë: Nëse keni absolutisht nevojë të përdorni një fjalë që njerëzit mund të mos e dinë për të shpjeguar një pikë, jepni një përkufizim herën e parë që përdorni fjalën në përmbajtjen e emailit tuaj.
Hapi 4. Shkruani me një ton profesional
Jini të sjellshëm, përdorni gramatikën dhe pikësimin e duhur dhe zgjidhni fjalët tuaja me kujdes. Shmangni shkrimin me një ton rastësor dhe mos përdorni gjuhë zhargon ose joprofesionale. Kjo do t'ju ndihmojë të hasni si profesionistë dhe të ditur në lëndën për të cilën po shpërndani informacion.
- Për shembull, mos shkruani fjalë me të gjitha shkronjat e mëdha dhe përdorni pikëçuditëse me masë, kështu që nuk do të hasni sikur i bërtisni auditorit tuaj.
- Mos përdorni fjalë zhargon ose fraza si "yo", "what's up", ose "y'all," për të përmendur disa.
Hapi 5. Përmbajuni shkronjave standarde, karaktereve dhe formatimit të postës elektronike
Mos përdorni asnjë font ose karaktere speciale që disa sisteme nuk i kanë. Përdorni një font standard të sistemit të integruar në serverin tuaj të postës elektronike, përmbajuni përdorimit të karaktereve që janë në një tastierë standarde dhe mos u ngatërroni me formatimin e paracaktuar të emailit tuaj.
Kjo do të sigurojë që pothuajse kushdo që merr emailin tuaj në një kompjuter tjetër ose përmes një serveri tjetër emaili do të shohë pikërisht atë që keni parë kur keni shkruar emailin tuaj
Këshilla
- Gjithmonë merrni parasysh audiencën tuaj kur shkruani një email për ndarjen e njohurive. Kjo do t'ju ndihmojë të përcaktoni nivelin e formalitetit, tonin dhe çfarë gjuhe të përdorni.
- Sigurohuni që po dërgoni një email për ndarjen e njohurive për njerëzit që do të përfitojnë më shumë prej tij. Për shembull, një programues mund të mos jetë i interesuar në trendet dhe zhvillimet e industrisë së marketingut, por dikush në shërbimin ndaj klientit mund.
- Para se të hartoni një email për ndarjen e njohurive, pyesni veten nëse është mënyra më e mirë për të ndarë informacionin. Në disa raste, ju mund të vendosni që një takim personal ose një prezantim me video konferencë do të ishte më efektiv.
- Krijoni një skicë të asaj që dëshironi të ndani para se të shkruani emailin tuaj. Për shembull, nëse doni të ndani disa teknika marketingu që keni mësuar në një webinar ku keni shkuar, mund të shkruani pikat kryesore si "teknikat e reja të SEO", "strategjitë e marketingut me email" dhe "praktikat më të mira të marketingut të përmbajtjes".
Paralajmërimet
- Sigurohuni që gjuha që përdorni në emailin tuaj do të jetë e kuptueshme nga të gjithë në auditorin tuaj. Për shembull, mos përdorni një mori zhargonësh programimi nëse i shkruani të gjithë kompanisë tuaj.
- Gjithmonë korrigjoni dhe kontrolloni drejtshkrimin e -mail tuaj para se t'i dërgoni ato. Nëse emaili juaj përmban gabime, nuk do të hasni si një burim i besueshëm i njohurive.
