E -mail, si format e tjera të komunikimit, ka etikën e vet dhe protokollet shoqërore. Nëse keni nevojë të shkruani një email duke kërkuar reagime në punë ose në shkollë, ose në një dorëshkrim të shkruar, duhet të merrni parasysh formulimin, kohën dhe strukturën kur krijoni emailin tuaj për ta bërë atë sa më efektiv të jetë e mundur. Të qenit i sjellshëm, i përpiktë dhe specifik në emailet tuaja mund t'ju ndihmojë të merrni reagimet që ju nevojiten.
Hapa
Metoda 1 nga 4: Kërkimi i reagimeve në punë
Hapi 1. Drejtojuni personit më të kualifikuar për të komentuar punën tuaj
Shpesh ky do të jetë menaxheri menjëherë mbi ju. Në çdo rast, duhet të filloni me ta, ose me një koleg ose bashkëpunëtor më të lartë. Ata do të kenë përvojën për t'ju ndihmuar dhe për t'ju dhënë reagimet që ju nevojiten.
Hapi 2. Jini të sjellshëm dhe të përulur në email
Ju duhet të ndiqni normat në zyrën tuaj për email. Përulësia shkon shumë për të kërkuar reagime, por mos jini aq të përulur sa shefi ose menaxheri juaj të mendojë se nuk dini asgjë për punën tuaj. Përkundrazi, formuloni pyetjet në mënyra që tregojnë përparimin tuaj në një projekt ose detyrë. Kjo do t'i bëjë të ditur shefit se ju nuk jeni ulur vetëm në duart tuaja duke pritur reagime. Gjithashtu mbani në mend këshillat e mëposhtme.
- Ju mund të thoni, "Unë po punoja në prezantimin për nesër kur hasa në një pengesë me formatin-nuk jam i sigurt nëse po ndjek standardet e kompanisë. Ia bashkangjita prezantimin. A keni ndonjë sugjerim për formatin? Faleminderit për ndihmën tuaj me këtë.”
- Mos harroni t’i falënderoni në email.
Hapi 3. Jini specifik në kërkesën tuaj për reagime
Kjo mund t'ju ndihmojë të shmangni reagimet tepër të gjera që nuk ka gjasa t'ju ndihmojnë në punën tuaj. Shmangni pyetjet po ose jo, nëse nuk është e nevojshme. Përkundrazi, përqendrohuni në pjesë të veçanta të një projekti që kanë nevojë për punë. Mundohuni të mos bombardoni shefin ose bashkëpunëtorin tuaj me të gjitha pyetjet e mundshme që mund të keni në lidhje me punën tuaj menjëherë.
- Ju mund të thoni, për shembull, "Unë nuk isha i sigurt se si të vazhdoja me skedarin Eastman. Klienti nuk i është përgjigjur emaileve të mi, dhe meqenëse është një detyrë me përparësi të lartë, mendova se ishte më mirë t'ju dërgoja me email për të parë se çfarë duhet të bëja."
- Nëse jeni duke kërkuar reagime më të përgjithshme në formën e një rishikimi ose raporti, kërkoni atë në mënyrë specifike. Të qenit i sjellshëm, konciz dhe sa më specifik që të mundeni do t'ju ndihmojë. Për shembull, mund të kërkoni një raport mbi efikasitetin ose krijimtarinë tuaj. Nëse po kërkoni reagime nga ata që ju raportojnë, mund t'ju duhet të bëni një sondazh anonim.
KIPSHILL PR EKSPERT
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Trajner në vendin e punës
Provoni metodën KISS kur kërkoni reagime të përgjithshme.
Modeli KISS është një mënyrë e shkëlqyer për t'i ndihmuar njerëzit t'ju japin reagime të përshtatshme dhe të zbatueshme. Pyesni personin,"
mbaj? Çfarë duhet të bëj përmirësohet? Çfarë duhet të bëj filloj? Dhe çfarë duhet të bëj ndalo?"
Hapi 4. Dërgoni një email falënderimi pasi të jenë përgjigjur
Nëse reagimet sugjeruan që keni nevojë për shumë përmirësime ose se puna juaj nuk është në nivelin e duhur, sigurohuni që të përfshini një deklaratë të shkurtër sesi do ta rregulloni atë. Jepini vetes kohë për të përpunuar emocionet para se të përgjigjeni menjëherë.
Sigurohuni që të përgjigjeni brenda më së shumti 1-2 ditësh
Metoda 2 nga 4: Kërkimi i reagimeve në shkollë
Hapi 1. Identifikoni veten
Ju mësuesi mund të keni qindra studentë, veçanërisht nëse ata janë profesorë kolegji. Ju do të duhet të përfshini emrin tuaj (të parën dhe të fundit), klasën tuaj dhe seksionin. Nëse jeni akoma në shkollë të mesme, kjo mund të nënkuptojë periudhën ose periudhën tuaj. Në këtë mënyrë ju nuk do të humbni kohën e mësuesit duke i bërë ata të kuptojnë se kush jeni dhe ata do të kalojnë më shumë kohë në reagimet që ju nevojiten.
Hapi 2. Mbani atë formal
Ndonjëherë studentët luftojnë me këtë kur u dërgojnë email të parëve mësuesve. Ju mund të thoni "Përshëndetje Dr. Smith" ose "E dashur zonja Turner". Nëse mësuesi juaj ju ka dërguar email, mos u bëni më pak formal sesa kanë qenë. Mbani tonin profesional. Në vend të kësaj, thuaj, "Hej, çfarë mendon për letrën time? Nuk është më e madhja, "thuaj," Unë nuk jam i sigurt se e kuptoj detyrën. Kisha disa pyetje specifike në lidhje me gazetën."
Hapi 3. Mbani të shkurtër
Mos u shqetësoni për shpjegimin e të gjithë kontekstit të pyetjeve tuaja, përveç nëse konteksti është i nevojshëm për ato pyetje. Për shembull, nëse po kërkoni reagime për një zgjatje të mundshme, mësuesi juaj mund të ketë nevojë për kontekst, por nëse thjesht po përpiqeni të bëni një pyetje në lidhje me një detyrë, mos u tregoni atyre historinë se si qeni juaj ju bëri të vononi dhe pse ju po dërgoni email tani (përveç nëse është shumë afër kohës së caktimit), ose ndonjë gjë tjetër që mund të jetë e parëndësishme për detyrën në fjalë.
Hapi 4. Mos prisni të kërkoni reagime deri natën para provimit ose datës së caktuar
Jo vetëm që mësuesi juaj nuk ka gjasa t'ju japë reagime afër datës së caktuar, ata ka të ngjarë të irritohen që keni pritur në minutën e fundit për t'i kërkuar atyre reagime. Nëse duhet të dërgoni pyetje të minutës së fundit, jini të shkurtër, specifik dhe falës. Kjo do ta bëjë mësuesin më të prirur të përgjigjet, duke supozuar se ata e shohin emailin në kohë.
Hapi 5. Përdorni formatet e skedarëve që ka kërkuar mësuesi juaj
Shpesh, mësuesi do t'ju tregojë në planprogram se cilat formate skedarësh do të pranojnë për detyra ose në email. Për shembull, nëse mësuesi juaj specifikon një skedar.doc, mos dërgoni një skedar.pdf ose.pages. Nëse nuk jeni të sigurt, mund të dërgoni një skedar.rtf ose.pdf, ose thjesht të kërkoni.
Hapi 6. Kërkoni reagime për një letër ose provim që keni dorëzuar tashmë
Thjesht duhet t'i dërgoni një email profesorit dhe të jeni të sjellshëm. Nëse profesori ka orë pune, ju mund t'i vizitoni ato, ose të bëni një takim. Ju mund të thoni, "I dashur profesor Smith, nuk kam kaluar aq mirë në provimin tim sa e prisja. A mund të më ndihmoni të punoj me disa nga gabimet që kam bërë në mënyrë që të bëj më mirë në provimin tjetër?" Profesori juaj zakonisht duhet t'i përgjigjet në mënyrë të favorshme një kërkese të tillë.
Metoda 3 nga 4: Kërkimi i komenteve për një dorëshkrim
Hapi 1. Dërgojini email dikujt që njihni së pari
Nëse doni reagime të vëmendshme, personi më i mirë për ta dhënë është dikush që njihni, mundësisht një mik apo koleg. Kur i dërgoni email dikujt që njihni për reagime, sigurohuni që t'i dërgoni me email ashtu siç do të bënit zakonisht. Nëse zakonisht i thërrisni, atëherë ndoshta duhet ta bëni këtë në vend. Mos e dërgoni dorëshkrimin në emailin e parë, përveç nëse e dini që ka të ngjarë të thonë po (dikush për të cilin keni lexuar një dorëshkrim, ose dikush që është ofruar të lexojë tuajin).
Ju mund të përfshini një përshkrim të shkurtër ose një abstrakt, në varësi të faktit nëse personi që po i dërgoni email është mik apo koleg
Hapi 2. Dërgo email një eksperti
Nëse vërtet keni nevojë për këshilla të ekspertëve, dërgoni një email një eksperti që njihni dhe shpjegoni projektin tuaj dhe pse keni nevojë për reagime. Mos u nxitoni, por falënderojini ata me mirësi për konsideratën e tyre dhe thoni: "Unë e kuptoj nëse nuk keni kohë të më jepni reagime." Ju madje mund të dëshironi të pyesni nëse ata njohin dikë me kohën dhe ekspertizën që mund t'ju ndihmojë nëse nuk munden.
Hapi 3. Mos i dërgoni me email ftohtë dikujt një dorëshkrim
Kjo ka të ngjarë të mbetet pa përgjigje, nëse nuk u thoni atyre në mënyrë specifike se do të paguani për ndihmën e tyre. Nëse ata janë një autor i famshëm, ata nuk kanë gjasa t'i përgjigjen një emaili të tillë pasi marrin një ton email të tillë. Në vend të kësaj, së pari pyesni miqtë, kolegët, profesorët, etj. Ata kanë më shumë gjasa të jenë në gjendje t'ju ndihmojnë, dhe ka më shumë gjasa të duan t'ju ndihmojnë.
Hapi 4. Jini specifik për atë që dëshironi nga reagimet e tyre
Nëse doni vetëm reagime pozitive, tregojuni atyre kështu. Tregojuni atyre nëse keni reagime të hollësishme, reagime lokale ose globale dhe nëse doni reagime estetike, gramatikore ose strukturore. Kjo mund të shkojë shumë për të ndihmuar lexuesin tuaj të dijë se çfarë doni prej tyre.
- Reagimet pozitive nuk duhet të jenë jokonstruktive. Nëse ata shpjegojnë pse u pëlqen ajo që u pëlqen, ju mund të mësoni shumë për dorëshkrimin tuaj.
- Nëse merrni reagime negative, jepini vetes kohë për t'u përgjigjur. Nëse ata janë miqtë tuaj, ata ka të ngjarë të duan vetëm të ndihmojnë. Nëse ata janë profesorë, pavarësisht se sa të zemëruar ose të mërzitur ndiheni, nuk duhet të përgjigjeni në atë mënyrë. Në vend të kësaj, falenderoni ata për ndihmën e tyre dhe vazhdoni. Pas ca kohësh ju mund të gjeni se reagimet ishin të dobishme, edhe nëse mënyra në të cilën u dha nuk ishte.
Hapi 5. Jepini lexuesit tuaj kohë të përgjigjet
Nëse keni kërkuar reagime të hollësishme për një dorëshkrim të ri, mos prisni reagime brenda një dite apo edhe një jave. Duhet kohë për të redaktuar një dorëshkrim të asaj gjatësi. Nëse keni një afat për të cilin po punoni, tregojeni lexuesit tuaj këtë. Ju gjithashtu thjesht mund t'i pyesni nëse mund të bëjnë redaktimet deri në një datë të caktuar. Mos harroni se ata kanë jetën dhe detyrimet e tyre.
Hapi 6. Falenderojini ata për ndihmën e tyre
Nëse është një mik, ju mund të dëshironi t'i blini një dhuratë si një kuti çokollatash, ose thjesht t'i ktheni favorin në kohë. Nëse është profesor, mund të dëshironi të shkruani një email falënderimi për t'i bërë të ditur që vlerësoni punën dhe kohën e tyre. Harrimi për të falënderuar lexuesin tuaj mund t'i bëjë ata të ndjehen të përdorur dhe/ose të pavlerësuar, dhe mund t'i bëjë ata më pak të ngjarë të ju ndihmojnë në të ardhmen.
Metoda 4 nga 4: Kërkimi i Komenteve nga Konsumatorët
Hapi 1. Mos bëni shumë pyetje
Konsumatorët janë të mbingarkuar me sondazhe nga pothuajse çdo biznes atje. Nëse dëshironi të siguroheni që një klient të fshijë automatikisht emailin tuaj pasi ta lexoni, plotësojeni atë me një mori pyetjesh. Nëse dëshironi ta mbani klientin të interesuar, bëni një ose dy pyetje dhe lërini me kaq.
Hapi 2. Bëni pyetje të hapura
Në vend që të përdorni pyetje po/jo, bëni pyetje që nxjerrin përgjigje më të plota. Në vend që të pyesni, "A do të na rekomandonit tek një mik?", Pyesni "Si do të na përshkruanit për një mik?" Këto lloj pyetjesh ju japin më shumë informacion në përgjigjet sesa një pyetje e thjeshtë po/jo.
Hapi 3. Bëjani me dije klientit se do të ktheheni tek ata shpejt
Kjo e bën klientin të ndihet sikur mendimi i tij nuk shkon vetëm në ndonjë kuti gjigande hyrëse, ku mund ose nuk mund të lexohet ose konsiderohet. Ju gjithashtu do të merrni më shumë reagime të sinqerta, nëse ata e dinë që ju do të përgjigjeni.
Kur të përgjigjeni, jini të sinqertë dhe profesionistë. Në kulturën e sotme virale të internetit, ju mund të prishni reputacionin e një kompanie në një sekondë nëse përgjigjeni me asgjë tjetër përveç profesionalizmit dhe sinqeritetit
Hapi 4. Mos përfshini blic ose veçori të tjera të ngadalta në ngarkim
Nëse një klient ka një lidhje të ngadaltë, ata ka të ngjarë të fshijnë emailin menjëherë kur të shohin se nuk po ngarkon. Mos harroni se reagimet shpesh janë më të rëndësishme për ju sesa ata.
Hapi 5. Përdorni font dhe format të dizajnuar mirë
Ju dëshironi që emaili juaj të duket i pastër dhe profesional. Një email me grafikë të shëmtuar ose komike pa font nuk ka gjasa të bëjë përshtypje tek klientët tuaj. Në vend të kësaj, përdorni shkronja standarde si Times New Roman ose Arial nëse nuk jeni të sigurt për një font dhe mbani grafikat e tepërta në minimum.
Hapi 6. Sigurohuni që email-i të jetë miqësor me pajisjet
Një format me një kolonë është më fleksibël sesa modelet me shumë kolona. Ju gjithashtu do të dëshironi të siguroheni që fontet tuaja nuk janë shumë të vogla. Ju do të dëshironi që emaili të duket si avantazh në laptopët, telefonat dhe tabletët. Me kaq shumë njerëz që kontrollojnë email -in e tyre në telefonat e tyre, është e domosdoshme që ju të formatoni email -et tuaja në përputhje me rrethanat.
Ndihmë për Shkrimin e Email-it
Gjërat për t'u përfshirë në një email që kërkon reagime
Gjërat që duhen shmangur në një email duke kërkuar reagime
Email i shënuar duke kërkuar reagime
Video - Duke përdorur këtë shërbim, disa informacione mund të ndahen me YouTube
Këshilla
- Mos i ngacmoni njerëzit për reagime.
- Mbani mirësjelljen e duhur të emailit për situatën.
- Pak përulësi shkon shumë.
