Bizneset punësojnë profesionistë të burimeve njerëzore për të trajtuar gjithçka, nga lista e pagave dhe çështjet e politikave deri tek ankesat ligjore. Nëse keni një pyetje ligjore ose politike, ose një problem serioz me një nga kolegët tuaj, mund t'ju duhet të kontaktoni një përfaqësues në departamentin e burimeve njerëzore. Burimet njerëzore mund të jenë gjithashtu departamenti i parë që kontaktoni në një kompani të veçantë. Ideashtë një ide e mirë të filloni këtë bisedë me një email të thjeshtë, formal duke e prezantuar personin me problemin tuaj specifik.
Hapa
Metoda 1 nga 3: Shkrimi dhe Dërgimi i Email -it
Hapi 1. Adresoni emailin tuaj personit të duhur
Kontrolloni drejtorinë e burimeve njerëzore dhe shihni nëse ka një person të caktuar për të trajtuar llojin e problemit për të cilin keni nevojë të adresoheni. Mund të ketë gjithashtu një pikë kontakti të caktuar për departamentin tuaj në kompani. Nëse jeni të shqetësuar që çështja juaj të merret seriozisht, gjithashtu mund të kontaktoni drejtpërdrejt me kreun e burimeve njerëzore.
Kontrolloni dy herë që vetëm personi me të cilin dëshironi të kontaktoni të adresohet në email. Sidomos nëse kjo është një çështje private ose e ndjeshme, ju nuk doni ta dërgoni atë tek personi i gabuar rastësisht. Jini veçanërisht të kujdesshëm për të hequr çdo listë që do të dërgonte email tek një grup i caktuar punonjësish
Hapi 2. Shkruani një linjë të veçantë lëndore që tregon se nevojitet veprim
Një linjë e qartë lëndore që komunikon si problemin tuaj ashtu edhe nivelin e urgjencës që po i caktoni atij, do të ndihmojë burimet njerëzore t'i japin përparësi problemit tuaj. Nëse e lini këtë rresht bosh ose të paqartë, korrespondenca juaj mund të varroset në kutinë postare të dikujt.
Përdorni linja të tilla si: "Problemi ligjor - Kërkohet veprim", "Rrethanat personale që ndryshojnë - vëmendje e menjëhershme nevojitet", "Pyetje urgjente për politikën" ose "Intervista e fundit - Faleminderit"
Hapi 3. Përdorni përshëndetjet zyrtare në fillim dhe në fund të emailit tuaj
Ju dëshironi të vendosni një ton formal dhe profesional herët në këtë bisedë. Kjo do të ndihmojë burimet njerëzore të dinë që ju po e trajtoni çështjen seriozisht. Edhe nëse e njihni përfaqësuesin personalisht, mbani mend se ky është një diskutim profesional dhe jo thjesht miqësor.
Filloni me "I dashur [emri i plotë i përfaqësuesit]" dhe përfundoni me "Sinqerisht" ose "Faleminderit për kohën tuaj, [Emri juaj i plotë]"
Hapi 4. Shkruani përmbajtje të qartë, të drejtpërdrejtë dhe specifike
Mbani fjalitë tuaja të shkurtra dhe të sakta. Mos jepni më shumë informacion sesa është e nevojshme, pasi nuk doni që lexuesi të futet në email. Mos përfshini asnjë detaj që mund të ngatërrojë burimet njerëzore në lidhje me çështjen tuaj. Ju mund të adresoni detajet e ndërlikuara personalisht.
Hapi 5. Përshkruani problemin me saktësi
Shpjegoni natyrën e saktë të problemit tuaj. Jepni një afat kohor kur çështja filloi ose do të fillojë. Sqaroni nëse mendoni se ky është një problem ligjor ose një çështje që mund të trajtohet nga vetë kompania.
Nëse jeni duke kontaktuar burimet njerëzore për të pyetur për mundësitë e punës, nuk do të prezantoni një problem. Përkundrazi, prezantojeni veten dhe shpjegoni kontaktin tuaj të kaluar me kompaninë. Jini të qartë se çfarë veprimesh prisni ose dëshironi që të marrë përfaqësuesi
Hapi 6. Vini re nëse keni dokumentacion për problemin tuaj
Burimet njerëzore do të duan të dinë menjëherë se si të adresojnë problemet ligjore ose të politikave. Dokumentacioni juaj mund të ndikojë në përgjigjen e tyre, pasi do të ndihmojë në sqarimin e seriozitetit të çështjes dhe pasojave ligjore me të cilat mund të ballafaqohet një punonjës i veçantë. Bëjeni përfaqësuesin tuaj të vetëdijshëm për çdo “provë” që keni në posedim dhe ofroni që ta sillni në një takim personal.
- Nëse është e mundur, do të dëshironi që dëshmia e çdo problemi ligjor të paraqitet në burimet njerëzore. Fatkeqësisht, shumica e departamenteve të burimeve njerëzore do të përpiqen të mbrojnë kompaninë nëse munden.
- Nëse po përjetoni ngacmim ose diskriminim, mbani shënim datat e incidenteve dhe ruani çdo korrespondencë të shkruar që përfshin gjuhë inkriminuese.
- Mbani kopje elektronike dhe letre të çdo dokumentacioni që ju ofroni për burimet njerëzore. Ju duhet të mbani origjinalin dhe të siguroni burime njerëzore me kopje.
Hapi 7. Shpjegoni se çfarë keni bërë për të adresuar problemin
Ju mund të jeni përpjekur ta zgjidhni çështjen para se të kontaktoni burimet njerëzore. Ndoshta keni pasur një bisedë me shefin ose bashkëpunëtorin tuaj, ose madje i keni njoftuar ata se do të kontaktoni burimet njerëzore. Përfaqësuesi do ta vlerësojë këtë informacion, pasi do t'i ndihmojë ata të kuptojnë se kush është tashmë në dijeni të problemit.
Për çështjet e ndryshimit të rrethanave personale, ky komunikim mund të duket më pak formal. Nëse jeni duke shkuar në pushim të lehonisë ose atësisë, për shembull, me siguri e keni informuar shefin tuaj për statusin tuaj dhe thjesht po vazhdoni me burimet njerëzore
Hapi 8. Kërkoni një takim personal
Një takim ku uleni ballë për ballë me përfaqësuesin tuaj do t'ju ndihmojë të diskutoni problemin në detaje. Kjo do t'i japë përfaqësuesit mundësinë për të bërë ndonjë pyetje pasuese ose sqaruese. Emaili juaj është vendi i përsosur për të filluar planifikimin e atij takimi kritik. Informojini ata për blloqet në orarin tuaj dhe kërkoni që ata të planifikojnë në përputhje me rrethanat.
Hapi 9. Sigurohuni që informacioni juaj i kontaktit të jetë i përfshirë
Burimet njerëzore mund të duan t'ju kontaktojnë përmes telefonit, kështu që përfshini disa metoda të kontaktit në fund të emailit. Ky informacion mund të shkojë direkt nën emrin tuaj pasi të nënshkruani korrespondencën. Kontrolloni dy herë saktësinë e numrave të telefonit dhe email -eve që keni dhënë.
Hapi 10. Ndryshoni email -in tuaj për gabimet e gabimit drejtshkrimor, drejtshkrimor dhe gramatikor
Shumica e shërbimeve të postës elektronike kanë një shërbim të kontrollit të drejtshkrimit. Tjetra, lexoni përmes emailit tuaj për të kapur gabimet gramatikore, fjalët që mungojnë dhe çështjet e qartësisë.
Metoda 2 nga 3: Ndjekja e një emaili të dërguar
Hapi 1. Falenderoni burimet njerëzore për çdo përgjigje që ata dërgojnë
Së pari, falënderoni përfaqësuesin që gjeti kohë për të shqyrtuar rastin tuaj, pasi kjo do të vendosë menjëherë një ton mirësjelljeje në bisedën tuaj. Sigurohuni t'i përgjigjeni çdo përgjigje që burimet njerëzore dërgon shpejt. Kjo do të tregojë që ju jeni të shqetësuar për problemin, dhe gjithashtu duhet të komunikojë dëshirën tuaj për ta trajtuar atë më shpejt se sa vonë.
Hapi 2. Organizoni çdo material të nevojshëm për takimin tuaj personal
Përgatituni për takimin duke krijuar një dosje të veçantë skedari që përmban çdo dokument që planifikoni të sillni. Nëse keni një pyetje mbi politikën, sillni manualin e punonjësve me politikat specifike të shënuara. Kjo do të ndihmojë që takimi të zhvillohet pa probleme sapo të mbërrini.
Hapi 3. Merrni parasysh punësimin e këshilltarit ligjor nëse po parashtroni çështje ligjore
Nëse jeni të shqetësuar për të mbrojtur veten nga çdo veprim që kompania mund të ndërmarrë kundër jush, bisedoni me një avokat. Ata mund t'ju japin informacion në lidhje me të drejtat tuaja, dhe ju mund të vendosni t'i sillni ato në çdo takim personal. Ju mund të dëshironi të informoni burimet njerëzore për planet tuaja për të punësuar një avokat nëse zgjidhni të shkoni në këtë rrugë.
Sigurohuni që jeni të vetëdijshëm për kostot që lidhen me punësimin e një avokati. Shumica do të jenë të kushtueshme, kështu që ju do të duhet të peshoni këto shqetësime buxhetore me nevojën tuaj për mbrojtje ligjore
Hapi 4. E -mail për herë të dytë nëse keni pritur një javë pa përgjigje
Një javë në përgjithësi konsiderohet një kohë e përshtatshme për të pritur para se të dërgoni një email përcjellës. Nëse keni të bëni me një problem veçanërisht urgjent, mund të dërgoni një vazhdim pas 24 orësh. Në vend që të shqetësoheni se po acaroni përfaqësuesin tuaj, mbani mend se ata kanë shumë përgjegjësi. Ata mund të kenë nevojë për një kujtesë se ju jeni një prej tyre.
Metoda 3 nga 3: Vendosja nëse do të kontaktoni HR
Hapi 1. Zgjidheni problemin vetë nëse mundeni
Nëse keni një çështje të thjeshtë dhe jo-ligjore që nuk lidhet me politikën e kompanisë, mund të jeni në gjendje ta trajtoni vetë. Nëse është e mundur, diskutoni problemin me shefin ose kolegët tuaj për të zgjidhur çështjen me ta. Burimet njerëzore do të vlerësojnë njohjen e çdo hapi që keni ndërmarrë për të gjetur një zgjidhje para se të vini tek ata.
Nëse, për shembull, mendoni se shefi juaj po ju planifikon për shumë fundjavë, bisedoni së pari me shefin tuaj. Ju gjithashtu nuk doni të shkoni në burimet njerëzore me një ankesë jo kritike si "Nuk më pëlqen hapësira ime e zyrës"
Hapi 2. Rishikoni manualin tuaj të punonjësve për të kontrolluar politikat e kompanisë tuaj
Ju mund të ndjeni se po përjetoni një shkelje të politikës së kompanisë. Para se të kontaktoni burimet njerëzore, rilexoni politikat specifike që kanë të bëjnë me problemin tuaj. Ju do të dëshironi të jeni në gjendje t'i citoni ata shembuj në çdo diskutim që keni me burimet njerëzore.
Për shembull, nëse jeni të shqetësuar se nuk merrni pushime të mjaftueshme gjatë orarit të punës, kontrolloni rregullat e shkruara për kohën e pushimit. Possibleshtë e mundur që kompania juaj të ketë vetëm një politikë prishjeje joformale, jo të kodifikuar, që do të thotë se burimet njerëzore nuk mund të bëjnë shumë për t'ju ndihmuar në një cilësi zyrtare
Hapi 3. Kontaktoni menjëherë burimet njerëzore nëse jeni të ngacmuar në punë
Mos hezitoni të kontaktoni nëse jeni duke përjetuar ndonjë lloj ngacmimi verbal, fizik ose seksual nga çdo burim në punë. Ju jeni të mbrojtur ligjërisht nga kjo lloj sjelljeje dhe burimet njerëzore janë të detyruara t'ju ndihmojnë dhe mbrojnë.
Sidoqoftë, mos prisni që burimet njerëzore të kenë biseda jashtë regjistrimit për këto çështje. Pasi ta raportoni atë, atyre u kërkohet të veprojnë
Hapi 4. Kontaktoni burimet njerëzore nëse rrethanat tuaja personale po ndryshojnë
Burimet njerëzore mund t'ju ndihmojnë të planifikoni për çdo ndryshim të ardhshëm në situatën tuaj të punës, të tilla si nëse jeni duke u përgatitur për të marrë pushimin e lehonisë. Ata do të jenë në gjendje të sigurojnë që ju të merrni të gjitha përfitimet dhe mbulimin tuaj. Ata gjithashtu mund të kontaktojnë njerëz në kompani të cilët duhet të ndërgjegjësohen për rrethanat tuaja në ndryshim.
Hapi 5. Kontaktoni burimet njerëzore nëse keni nevojë për mbrojtje nga qeveria
Situata të caktuara mund të lindin në punë që ju japin të drejtën për mbrojtje ose kompensim nga qeveria. Nëse, për shembull, jeni të lënduar në punë, burimet njerëzore mund t'ju ndihmojnë të koordinoni mbulimin e shpenzimeve tuaja mjekësore.
Kjo ka të ngjarë të kërkojë nga ju që të plotësoni dokumentet me burime njerëzore, prandaj përgatituni për këtë proces
Hapi 6. Kontaktoni burimet njerëzore nëse doni qasje në trajnimin e punës
Mund të ketë programe trajnimi ose mentorimi që do t'ju lejojnë të përparoni në kompaninë tuaj. Burimet njerëzore mund t'ju japin çdo informacion të nevojshëm në lidhje me këto opsione dhe ndoshta të koordinojnë hyrjen tuaj në këto programe. Kjo mund të jetë një mundësi e shkëlqyeshme për ta çuar karrierën tuaj në nivelin tjetër.
Hapi 7. Kërkoni ndihmë nga burimet njerëzore me strehimin e nevojshëm
Burimet njerëzore gjithashtu mund t'ju ndihmojnë të adresoni çdo nevojë individuale që mund të keni në punë. Mjedisi juaj i punës duhet të përfshijë burime që ju lejojnë të gëzoni të njëjtat mundësi për të pasur sukses si çdo punonjës tjetër.
Nëse mendoni se nuk ka burime të përshtatshme me aftësi të kufizuara, për shembull, burimet njerëzore do ta trajtojnë këtë problem. Departamenti gjithashtu mund të punojë me ju për të siguruar që ka një vend të caktuar për nënat pleqsh
Hapi 8. Drejtojuni burimeve njerëzore nëse jeni duke kërkuar punë
Herë pas here, kontaktimi i një përfaqësuesi të burimeve njerëzore në një kompani të veçantë mund t'ju lejojë të merrni informacion në lidhje me hapjet aktuale të punës ose mundësitë për intervista joformale, "informative" me punonjësit aktualë. Ju gjithashtu mund të kontaktoni burimet njerëzore për të thënë faleminderit për një intervistë të fundit që keni përfunduar me kompaninë e tyre.
Nëse nuk merrni përgjigje pas një jave, mund të dërgoni një email vijues. Pas kësaj, ju mund të keni nevojë ta lini këtë kompani të shkojë
Hapi 9. Shmangni kontaktin me burimet njerëzore me ankesa personale
Mos harroni se burimet njerëzore funksionojnë së pari për kompaninë, kështu që ata nuk janë njerëzit për të shkuar në qoftë se ju thjesht doni të shfryni. Ndërsa absolutisht nuk duhet të shmangni raportimin e ndonjë situate që ju bën të ndiheni të pakëndshëm ose të diskriminuar, kini kujdes të bëni dallimin midis çështjeve që mund të jenë thjesht shqetësuese ose të vogla dhe probleme më serioze, ligjore.
