Fillimi i një emaili me përshëndetjen e duhur mund të jetë i ndërlikuar. Kur dërgoni një email profesional ose i shkruani dikujt që nuk e njihni mirë, basti juaj më i mirë zakonisht do të jetë të zgjidhni një përshëndetje të thjeshtë, të gjithanshme si "Përshëndetje" para se t'i drejtoheni personit me mbiemrin e tij. Nëse i shkruani një shoku, anëtari të familjes ose dikujt tjetër me të cilin keni një marrëdhënie më rastësore, është mirë që thjesht t'i referoheni me emrin e tyre.
Hapa
Metoda 1 nga 4: Zgjedhja e një përshëndetjeje të përshtatshme
Hapi 1. Thuaj "Përshëndetje" për të filluar emailin tuaj në një shënim miqësor
Një "Përshëndetje" e thjeshtë e ndjekur nga emri i personit do të funksionojë mirë për shumicën e postave elektronike. Shtë e qetë dhe personale pa u ndjerë tepër zyrtare apo rastësore. Dhe meqenëse është kaq e shkurtër dhe e drejtpërdrejtë, nuk do të shpërqendrojë lexuesin tuaj ose nuk do të duket jashtë vendit.
Ju gjithashtu mund të përdorni "Hi" kur u drejtoheni marrësve të shumtë në të njëjtën kohë, si në "Përshëndetje të gjithëve"
Këshillë:
"Përshëndetje" bën një përshëndetje të madhe pa bujë, të gjithanshme, pavarësisht nëse emaili juaj është i destinuar për një mik, një mbikëqyrës ose një të huaj.
Hapi 2. Hapeni me "Dear" për mesazhe më formale
"I dashur" është një përshëndetje e gjithanshme-është më e përshtatshme se "Përshëndetje", por ende ka një unazë të ngrohtë, të modës së këndshme në të. Kjo e bën atë një mënyrë perfekte për të ftuar korrespondencë me të dashurit e afërt dhe njerëzit që nuk i njihni shumë mirë.
Ky përshëndetje mund të përdoret gjithashtu për miqtë dhe familjen
Hapi 1.
- Fjala "I dashur" gjithashtu mbart me vete një shënim të drejtësisë dhe respektit që përshëndetjet më pak formale nuk e bëjnë.
- Një disavantazh i këtij hapësi është se mund të konsiderohet pak shumë formal për disa, veçanërisht në një mjedis biznesi.
Hapi 2. Përdorni një përshëndetje anonime nëse nuk e dini emrin e marrësit tuaj
"Përshëndetje" dhe "Kujt mund t'i kushtohet" janë dy nga përshëndetjet anonime më të zakonshme, ofenduese. Ata janë një bast i sigurt për ato kohë kur nuk jeni të sigurt se kush do të lexojë mesazhin tuaj.
- Ju gjithashtu mund të provoni diçka të paqartë si, "I dashur Zotëri apo Zonjë", megjithëse kjo mund të dalë si e ngopur në të gjitha emailet më zyrtare.
- Përshëndetjet anonime përdoren më shpesh kur u shkruani grupeve, të tilla si biznese dhe organizata, sesa individëve.
Hapi 3. Vendosni emrin e personit në vetvete nëse doni të arrini pikërisht në pikë
Nëse jeni të tronditur se cilin përshëndetje të përdorni ose preferoni që mesazhi juaj të marrë në qendër të vëmendjes, është krejtësisht në rregull të tregoni emrin e marrësit tuaj dhe ta lini atë me kaq. Thjesht shtoni një presje, kaloni një rresht dhe thoni atë që dëshironi të thoni.
- "Znj. Thompson”nuk tingëllon më shumë ose më pak formal sesa“Përshëndetje zonja Thompson”dhe ju lejon të anashkaloni pavendosmërinë e zgjedhjes së përshëndetjes më të përshtatshme.
- Përdorimi i emrit të personit si një përshëndetje në vetvete mund të jetë gjithashtu i dobishëm në korrespondencën pasuese kur jo domosdoshmërisht dëshironi të zgjidhni një përshëndetje të re çdo herë.
Metoda 2 nga 4: Adresimi i Marrësit tuaj
Hapi 1. Thirrni personin me emrin e tij nëse e njihni mirë
Ky rregull është mjaft i thjeshtë: nëse jeni në emër të parë me dikë, është mirë të përdorni emrin e tyre të parë. Përndryshe, është një ide e mirë t'i përmbaheni mbiemrit të tyre për të shmangur të qenit mendjemadh dhe potencialisht t'i fërkoni ato në mënyrë të gabuar.f
Kur i shkruani një të njohuri të mirënjohur, ju ose mund të drejtoni me emrin e tyre në vetvete ose të bashkëngjitni një përshëndetje më rastësore si hyrje (dmth. "Hey Jackie")
Paralajmërim:
Asnjëherë mos i referoni dikujt që nuk e keni takuar me emrin e tij, përveç nëse ai ju thotë në mënyrë specifike nëse është mirë ta bëni këtë. Thjesht nuk është i sjellshëm!
Hapi 2. Referojuni kontakteve profesionale dhe të panjohura me mbiemrin e tyre
Zgjidhni një përshëndetje të përshtatshme (mbani mend, "Përshëndetje", "Të nderuar" dhe "Përshëndetje" janë të gjitha të dobishme për një sërë situatash), pastaj vendosni mbiemrin e familjes së personit. Shumica e e -maileve që dërgoni ndoshta do të fillojnë me mbiemrin e marrësit tuaj, veçanërisht nëse kanë të bëjnë me punën.
- Nëse personi që po i dërgoni email është femër, shkoni me parashtesën "Znj." në vend të "Zonjës" nëse nuk e dini me siguri se ajo është e martuar.
- Marrja parasysh e përdorimit të mbiemrit të marrësit tuaj krijon një ton të sjellshëm dhe respektues për korrespondencën që do të ndiqet.
Hapi 3. Përdorni një term si "Të gjithë" kur përshëndetni më shumë se një marrës
Grupet e mëdha mund të përmbajnë shumë lloje të ndryshme njerëzish, dhe ju nuk doni të bëni supozime në lidhje me gjininë ose nivelin e familjaritetit të tyre. Meqenëse termat si "Djema" dhe "Zonja dhe Zotërinj" mund të interpretohen si kufizues të gjinisë, ato më së miri kalohen në favor të diçkaje më gjithëpërfshirëse.
- Sigurohuni që të shmangni përshëndetjet tepër të rastësishme si "njerëz" ose "të gjithë", gjithashtu.
- Hedhja e përemrit të gabuar kolektiv mund të bëjë që një nga lexuesit tuaj të ndihet i margjinalizuar ose i injoruar fare.
Hapi 4. Përmendni titullin ose pozicionin e personit nëse është i rëndësishëm për mesazhin tuaj
Në rrethana normale, mund të duket e çuditshme të filloni një email me "Përshëndetje Përfaqësuesi kryesor i Shërbimit të Klientit". Nëse pozicioni i personit lidhet drejtpërdrejt me arsyen tuaj për të shkruar, megjithatë, mund të jetë një mënyrë e mirë për t'i dhënë atyre një pyetje, kërkesë ose ankesë.
- Adresimi i një emaili në "Direktin e Komunikimeve" dhe jo "Z. Everett”do ta njoftojë marrësin tuaj se çështja në fjalë përfshin kryerjen e detyrave të tyre individuale.
- Në mënyrë të ngjashme, kur lidheni me udhëheqësin e një organizate, ju mund t'i drejtoni gjërat me një përshëndetje si: "I dashur organizator i Unionit të Solt -Lejk -Siti".
Metoda 3 nga 4: Shmangia e Gabimeve të Përbashkëta të Përshëndetjes
Hapi 1. Mos harroni të përfshini gjithmonë një përshëndetje
Rregulli numër një për të shkruar një përshëndetje me email është të siguroheni që ka një të tillë atje. Mund të jetë e dhimbshme të hapësh një email dhe të ballafaqohesh me një bllok teksti pa hyrje ose kënaqësi personale, dhe duhen vetëm disa sekonda për të shkruar disa fjalë për të përmbledhur qëllimin e komunikimit tuaj.
Një email pa një përshëndetje do të shihet nga shumë njerëz si i paplotë. Si rezultat, mund të reflektojë dobët mbi ju ose aftësinë tuaj për të komunikuar në mënyrë efektive
Këshillë:
Mos e teproni-nëse nuk jeni të sigurt se çfarë tjetër duhet të vendosni, zgjidhni një "Përshëndetje" të thjeshtë dhe kanalizoni fuqinë e trurit tuaj në kompozimin e pjesës tjetër të emailit tuaj.
Hapi 2. Shmangni "Hej" nëse nuk jeni afër me personin që po shkruani
"Hej" është po aq e rastësishme sa duket. Për këtë arsye, është një mënyrë e pranueshme për të nisur një email për mikun tuaj më të mirë ose një bashkëpunëtor të të njëjtit rang, por jo një për një të lartë ose këdo që jeni duke komunikuar për herë të parë.
- Ndërsa ato mund të tingëllojnë të padëmshme, përshëndetjet tepër joformale si "Hey" mund të sinjalizojnë pa dashje një mungesë respekti për marrësin tuaj.
- Mënyra të tjera të shtruara të adresës, të tilla si "Çfarë ka" ose "Yo", nuk duhet të përdoren kurrë në email. Këto përshëndetje janë më të rezervuara për shkëmbimet e mesazheve me tekst.
Hapi 3. Kini kujdes kur përdorni përshëndetje specifike për kohën si “Pasdite e mirë
Referimi i kohës që po shkruani mund t'i japë emailit tuaj një ndjenjë më të personalizuar dhe t'ju lejojë të lidheni më mirë me marrësin tuaj. Sidoqoftë, ju duhet ta bëni këtë vetëm kur jeni të sigurt se ata janë në të njëjtën zonë kohore. Nëse nuk jeni, mund të përfundoni duke u dukur pa ide ose të pakujdesshëm.
- Thënia "Mirëmëngjes" dikujt që jeton në anën tjetër të botës mund të shkaktojë konfuzion, veçanërisht nëse emaili juaj përmban informacione të ndjeshme ndaj kohës.
- Nëse e keni vendosur me zemër të përdorni një nga këto përshëndetje, nuk do të dëmtojë të kaloni një moment për të parë se në cilën orë (dhe datë!) Është në vendin ku marrësi juaj do të lexojë mesazhin tuaj.
Hapi 4. Mbani shenjat e pikësimit tuaj të thjeshta dhe të përshtatshme
Mënyra më e mirë për të formatuar çdo përshëndetje është të shkruani përshëndetjen tuaj të zgjedhur dhe emrin e marrësit tuaj, pastaj futni një presje për të ndihmuar që sytë e tyre të kalojnë në trupin e emailit. Ju mund të mendoni se një pasthirrmë është më ekspresive, por ka një shans që mund të lexohet si i mitur ose joprofesional.
- Në disa raste, ju gjithashtu mund ta përfundoni përshëndetjen tuaj me dy pika ose dash për një efekt më formal ose rastësor, respektivisht.
- Përcjellja e shumë eksitimit madje mund të mërzisë personin me të cilin po shkruani nëse ai nuk ndan entuziazmin tuaj.
Hapi 5. Sigurohuni që të shkruani saktë emrin e marrësit tuaj
Kontrolloni dy herë drejtshkrimin e emrit të personit siç shfaqet në një email të mëparshëm ose dokument origjinal para se të shtypni "dërgoni". Një drejtshkrim i pafajshëm nuk është fundi i fjalës, por bërja e të njëjtit gabim më shumë se një herë thotë se nuk ju intereson mjaftueshëm për ta kuptuar siç duhet.
- Nëse hasni në një emër veçanërisht sfidues ose të pazakontë, shikoni nëse mund ta kopjoni dhe ngjisni direkt në emailin tuaj nga një burim i jashtëm.
- Ju rrezikoni të tjetërsoni lexuesin tuaj duke e shkruar emrin e tyre në mënyrë të gabuar në mënyrë jokonsistente.
Metoda 4 nga 4: Krijimi i vijës hapëse të emailit tuaj
Hapi 1. Thoni qëllimin e emailit tuaj menjëherë
Përdorni fjalinë tuaj të parë për t'i treguar marrësit tuaj saktësisht pse po shkruani. Në atë mënyrë, ata nuk do të lihen të varur. Kjo është zakonisht aq e thjeshtë sa të distiloni atë që do të diskutoni në trupin e mesazhit tuaj në një ide qendrore dhe ta ktheni atë në një hyrje të shkurtër.
- Një hapës i fortë për emailin tuaj mund të jetë, "Unë po shkruaj për të pyetur për …" ose, "Doja të merrja mendimin tuaj për …"
- Mos e mërzitni marrësin tuaj me një hyrje të gjatë ose informacion të panevojshëm. Nuk ka nevojë të rriheni rreth shkurret-thjesht hidheni menjëherë në të.
Hapi 2. Falenderoni marrësin tuaj nëse jeni duke shkruar një përgjigje
Kur ktheheni tek dikush për një mesazh që ju ka dërguar, është zakon që të merrni një moment për të thënë faleminderit. Të falënderohesh për diçka mund të jetë shumë kënaqëse, dhe një shprehje e vogël mirënjohjeje do të të ndihmojë të sigurohesh që korrespondenca jote fillon në këmbën e djathtë.
- Ndërsa formuloni fjalinë tuaj të parë, sigurohuni që të pranoni ose të përmblidhni qëllimin e emailit origjinal, si në "Faleminderit që kontaktuat me Korporatën Acme për përvojën tuaj të fundit", ose, "Faleminderit që u përgjigjët kaq shpejt."
- Nëse korrespondenca juaj nuk lidhet me biznesin, mund të hapeni me diçka si: "Faleminderit për të arritur. Ka shumë kohë që nuk kemi folur!”
Hapi 3. Përshëndetni kontaktet e ngushta me një shënim më personal
Nëse e njihni marrësin tuaj në mënyrë të arsyeshme mirë, ju mund të zgjidhni të merrni një qasje më sentimentale duke i kontrolluar ata ose duke kërkuar përditësime për jetën e tyre. Përshëndetjet personale kanë një ndjenjë intime dhe shërbejnë për të krijuar një dinamikë miqësore dhe të përzemërt.
- Ju mund të përdorni një linjë plumbi si, "Urime për fëmijën e ri!" ose "Unë isha vetëm në Brooklyn dhe më solli shumë kujtime të mira" për t'i kujtuar një shoku të afërm ose të zymtë të zyrës se ata janë në mendimet tuaja.
- Sigurohuni që komentet ose pyetjet personale që përfshini janë të përshtatshme duke pasur parasysh marrëdhënien tuaj me marrësin tuaj. Duke pyetur, "Si ju pëlqen apartamenti juaj i ri?" mund të largohet nga dikush që e keni takuar vetëm një ose dy herë.
Hapi 4. Punoni me pak humor si një akullthyese që tërheq vëmendjen
Ndërsa humori shpesh dekurajohet në botën profesionale, ai mund të sigurojë një moment lehtësimi të mirëseardhur nga natyra e zymtë e komunikimit praktik të përditshëm kur përdoret me mençuri. Shumica e njerëzve janë mësuar të skremojnë emailet e thata dhe të sakta, kështu që përshëndetjet qesharake mund të kenë efektin e tërheqjes së lexuesit tuaj dhe i bëjnë ata më të angazhuar.
"Nëse doni t'i ndriçoni gjërat pak, provoni një linjë hapëse si," A është e premte akoma? " ose, "Unë e di sa shumë ju pëlqen të dëgjoni nga unë gjënë e parë në mëngjes."
Paralajmërim:
Një koment i mençur ose një lojë fjalësh pa kuptim mund të jetë e dobishme për të gjallëruar emailet profesionale pa ngjyrë, por vetëm kur situata e kërkon atë.
Këshilla
- Pavarësisht se është e shkurtër, përshëndetja është një nga pjesët më të rëndësishme të një email biznesi. Në thelb i jep marrësit tuaj përshtypjen e parë për ju dhe sjelljen profesionale.
- Emrat e shumicës së njerëzve ose të preferuar mund të gjenden në informacionin e dërguesit të tyre, ose vetë adresën e tyre të postës elektronike.
- Nëse ndodh që të mësoni emrin e një marrësi anonim pas emailit tuaj fillestar, sigurohuni që ta përfshini atë në mesazhet pasuese për të pranuar ndryshimin dhe për të goditur një akord më personal.
