Duke marrë parasysh faktin se mbi 300 miliardë e -mail dërgohen dhe merren çdo ditë, nuk është për t'u habitur që njerëzit kanë zhvilluar "lodhje nga emaili". Kjo është arsyeja pse është kaq e rëndësishme të shkruani e-mail efektivë që të përcjellë pikën tuaj në mënyrë të qartë dhe koncize-ju nuk doni që njerëzit të mos lexojnë plotësisht emailin tuaj të ftesës për takim sepse është tepër i gjatë ose i paqartë. Mos u shqetësoni-ky wikiSi do t'ju përcjellë me gjithçka që duhet të bëni kur shkruani një email për një ftesë takimi, si si të shkruani një linjë të fortë subjekti, çfarë duhet të thoni në trupin e emailit tuaj dhe si mund të përdorni një aplikacion kalendarik për t'i bërë gjërat më të lehta.
Hapa
Metoda 1 nga 3: Shkrimi i një linje të fortë lëndore
Hapi 1. Shkruani një linjë të shkurtër, përkatëse të subjektit me datën dhe temën e takimit
Përfshirja e këtyre detajeve do të thotë që njerëzit do të dinë kur është dhe çfarë do të diskutohet pa hapur edhe emailin. Për shembull, mund të shkruani, "Takimi 12/8: Udhëzime të reja raportimi."
Paralajmërim:
Lënia jashtë temës së takimit ndoshta do të bëjë që njerëzit të përgjigjen, duke pyetur nëse është e rëndësishme për departamentin e tyre ose nëse pjesëmarrja e tyre është e detyrueshme, prandaj sigurohuni që të deklaroni temën!
Hapi 2. Kërkoni konfirmimin e pjesëmarrjes në rreshtin e subjektit
Nëse keni nevojë të dini se kush do të vijë në takim, kërkoni konfirmim në rreshtin e temës. Në atë mënyrë, ata do të dinë se duhet të përgjigjen sa më shpejt që të jetë e mundur edhe para se të hapin emailin. Ju mund të shkruani, "Të Premten 10/6 Takimi i Burimeve Njerëzore, ju lutemi konfirmoni ASAP."
Ju gjithashtu mund të shkruani, "Ju lutemi RSVP: Takimi i BNJ 10/6"
Hapi 3. Lërini ata të dinë nëse është një takim urgjent në rreshtin e temës
Nëse është një çështje urgjente ose e ndjeshme ndaj kohës që kërkon një takim menjëherë, shtoni një ndjenjë urgjence në rreshtin e temës. Për shembull, mund të shkruani diçka në linjën e "Takimit urgjent të hënën 2/31: Siguria në internet".
It’sshtë e rëndësishme të theksohet edhe tema e takimit për t'u dhënë atyre një ide se çfarë të presin
Hapi 4. Thoni nëse pjesëmarrja është e detyrueshme apo sugjerohet
Nëse punoni për një kompani të madhe, prania e disa njerëzve mund të mos jetë e nevojshme për çdo takim. Shënoni departamentin përkatës në rreshtin e subjektit ose njoftoni marrësit nëse duhet të marrin pjesë. Për shembull, mund të shkruani, "Takimi i detyrueshëm i marketingut 10/6".
Nëse takimi nuk kërkohet, mund të shkruani: "Takim i sugjeruar 10/6 mbi taktikat efikase të kërkimit."
Hapi 5. Përdorni fjalë të plota në rreshtin tuaj të temës për të shmangur çdo konfuzion
Shkurtesat mund të duken efikase, por ato nuk janë aq specifike sa fjalët e plota dhe mund të shkaktojnë konfuzion. Për shembull, "SAP" mund të nënkuptojë "sisteme dhe përpunim" ose "plan kampionimi dhe analize" në varësi të asaj se kush është dhe nuk është i njohur me gjuhën tuaj.
Sidoqoftë, është mirë të përdorni shkurtesa të zakonshme si "RSVP", "HR" dhe "Wed."
Metoda 2 nga 3: Krijimi i trupit të emailit tuaj
Hapi 1. Shkruani një hyrje të shkurtër, miqësore dhe një shënim të shkurtër
Prezantimi i vetes është i nevojshëm nëse punoni për një kompani të madhe ose nëse nuk i njihni të gjithë akoma. Alsoshtë gjithashtu e rëndësishme të përmendet në këtë hyrje të shkurtër nëse ndonjë dokument ose furnizim duhet të plotësohet dhe/ose të sillet në takim.
Bëni prezantimin tuaj të personalizuar ose të rëndësishëm për punën. Për shembull, "Përshëndetje ekip, po pres me padurim fillimin e programit të ri javën e ardhshme!"
Këshillë:
Kujtojini marrësit nëse kanë nevojë të kryejnë ndonjë detyrë ose të sjellin diçka me vete në takim. Për shembull, "Si një kujtesë, ju lutemi sillni 4 kopje të shtypura të listave të kontakteve të shitësit tuaj."
Hapi 2. Renditni datën dhe orën e takimit në vijën e vet në mënyrë që të dallohet
Ky është informacion thelbësor që njerëzit të marrin pjesë në takim, kështu që ju dëshironi që ai të jetë i qartë dhe të dallohet nga pjesa tjetër e tekstit. Vendosni 2 rreshta sipër dhe poshtë tij dhe/ose vendoseni me shkronja të theksuara.
- Shembull: "6 Tetor, 10:30 - 11:45 paradite"
- Nëse takimi është online, listoni zonën kohore në mënyrë që njerëzit në zona të ndryshme kohore të mos humbasin për shkak të keqkomunikimit. Për shembull, mund të shkruani: "6 Tetor, 10:30 - 11:45 AM (PST)"
Hapi 3. Listoni vendndodhjen pas datës dhe orës
Bëni vendndodhjen të dallojë po aq sa data dhe ora-veçanërisht nëse takoheni në një vend të ri, nëse është e ndërlikuar për ta gjetur, ose nëse e dini që disa prej marrësve nuk janë të njohur me vendndodhjen. Për takime virtuale (qoftë përmes një forumi të drejtpërdrejtë ose një video chat), siguroni një lidhje me forumin ose video thirrjen për qasje të lehtë.
Kur jepni udhëzime, tregohuni sa më të detajuar që të jetë e mundur. Si shembull: “Ju lutemi ejani në dhomën e konferencave 592 në ndërtesën Timaren (209 Nix St.). Dhoma 592 ndodhet në nivelin e dytë të ndërtesës, kështu që do t'ju duhet të ngrini ashensorin nga kati përdhes, të dilni në 12 dhe të përdorni ashensorët në anën jugore të ndërtesës (në të majtë tuaj) për t'u ngjitur në katin e 59 -të."
Hapi 4. Ndani qëllimin e takimit
Lërini marrësit të dinë se çfarë do të arrijë takimi. Ofrimi i një axhende të shkurtër për takimin do t'i ndihmojë ata të kuptojnë se cilat detyra duhet të bëhen paraprakisht. Ju thjesht mund të deklaroni temën (si "Përditësimi i Sigurisë Kibernetike") ose mund të jepni një afat kohor:
- 10:30 - 10:45 Ndani azhurnimet e statusit për projektin
- 10:45 - 11:10 Krahasoni dhe zgjidhni ofertat e zbatueshme
- 11:10 - 11:30 Stuhi mendimesh dhe qëllime për fillimin
Hapi 5. Rregulloni emailin tuaj për gabime gramatikore dhe faktike
Gjërat më të rëndësishme për të korrigjuar janë data, ora dhe vendi i takimit, prandaj sigurohuni që t'i keni ato të sakta! Ju gjithashtu mund të korrigjoni hyrjen tuaj, axhendën ose shënime të tjera që mund të keni përfshirë për t'u siguruar që keni mbuluar të gjitha bazat.
Lexoni emailin tuaj me zë për t'u siguruar që shkrimi juaj është i qartë dhe konciz para se ta dërgoni
Metoda 3 nga 3: Përdorimi i Outlook ose një Aplikacioni i Kalendarit të Integruar
Hapi 1. Klikoni në "Takim i Ri" nën skedën kryesore në Outlook
Nëse kompania juaj përdor një bazë të dhënash komunikimi me një kalendar të integruar, si Outlook, përdorni atë për të krijuar takimin tuaj. Kjo është zakonisht pika e preferuar e kontaktit për njerëzit me të cilët punoni.
Nëse kompania juaj nuk përdor Outlook ose diçka të ngjashme me të, mund të përdorni emailin tuaj të lidhur me punën për të dërguar ftesën
Hapi 2. Zgjidhni një kohë dhe datë nga dritarja "Scheduling Assistant"
Pas krijimit të një takimi të ri, dritarja e kalendarit do të shfaqet. Klikoni në "Asistentin e Planifikimit" dhe nënvizoni një kohë dhe datë në dispozicion për takimin tuaj.
Sigurohuni që është një kohë kur ju dhe pjesëmarrësit e synuar jeni në dispozicion. Në varësi të aplikacionit të kompanisë tuaj, mund t'ju duhet të rregulloni cilësimet tuaja të shikimit për të treguar orarin e të gjithëve (përveç tuajën)
Hapi 3. Shtoni pjesëmarrësit duke shtypur emrat e tyre ose duke përdorur librin tuaj të adresave
Klikoni në shiritin e tekstit për të futur me dorë emrat ose lëvizni nëpër librin tuaj të adresave dhe zgjidhni emrat e tyre nga lista. Përdorni funksionin "Asistenti i planifikimit" për të kontrolluar disponueshmërinë e njerëzve të tjerë.
Nëse njerëzit nuk janë në dispozicion, emrat e tyre do të shfaqen të theksuar. Asistenti madje do të tregojë periudha kohore të rekomanduara që ju përshtaten juve dhe orareve të pjesëmarrësve
Hapi 4. Vendosni kohën e fillimit dhe mbarimit të takimit
Sigurohuni që data e takimit është data që keni zgjedhur më herët dhe klikoni në butonin e kalendarit për të bërë ndonjë ndryshim nëse është e nevojshme. Pastaj përdorni shigjetat zbritëse në të djathtë të listave të kohës për të zgjedhur orët e sakta të fillimit dhe mbarimit.
Shtimi i orarit të fundit është më i respektuari për kohën e njerëzve, kështu që ata e dinë se çfarë të presin dhe mund të planifikojnë udhëtimin ose punën e tyre rreth takimit
Hapi 5. Klikoni "Takimi" nën skedën "Takim" në krye të ekranit
Klikimi i këtij butoni do t'ju kthejë në ekranin e takimit të përgjithshëm dhe ju duhet të shihni hyrjen tuaj të planifikuar. Nga këtu, do të keni mundësi të shtoni një temë, vendndodhje dhe shënime.
Nëse nuk e shihni hyrjen tuaj të planifikuar në ekranin e takimit, kthehuni dhe përsëriteni procesin derisa të shfaqet
Hapi 6. Jini specifik kur futni lëndën, vendndodhjen dhe shënimet
Lërini marrësit të dinë se për çfarë bëhet fjalë në takim me disa fjalë të shkurtra (p.sh., "Testimi i produktit të ardhshëm"). Jini specifik në lidhje me vendndodhjen, duke dhënë udhëzime nëse nuk është një vend tipik takimi ose nëse është e ndërlikuar të shkosh atje. Shtoni çdo shënim shtesë (si çdo punë përgatitore) që është e rëndësishme për takimin.
- Jepni adresën e vendndodhjes, edhe nëse mendoni se ata tashmë e dinë atë.
- Klikoni "dërgoni" kur të keni mbaruar.
Këshillë:
Shmangni tema tepër të gjera si "stuhi mendimesh" sepse kjo nuk u tregon njerëzve shumë për qëllimin e takimit. Në vend të kësaj, ju mund të thoni, "stuhi mendjesh për shitësit për produktin e ri".
Këshilla
- Kur korrigjoni emailin ose ftesën tuaj, mbajeni të shkurtër dhe të qartë.
- Përdorni një ton shkrimi miqësor, profesional.
- Kontrolloni dy herë listën e marrësve për t'u siguruar që të gjithë ata që duhet të jenë atje janë të ftuar.
- Shkruani adresat në rreshtin "bcc" nëse dëshironi që të gjitha adresat të mbeten të fshehura nga marrësit.
Paralajmërimet
- Mos e dërgoni ftesën ose emailin pa datë, kohë dhe vendndodhje. Ka të ngjarë të zhgënjejë të ftuarit tuaj dhe do të merrni një mori përgjigjesh që kërkojnë atë informacion.
- Mos shkruani me të gjitha shkronjat e mëdha, do të interpretohet si bërtitje dhe është shumë joprofesionale.
