Pothuajse të gjithë ata që punojnë përdorin email, por lehtë mund të na pushtojë. Disa prej nesh marrin shumë më tepër email sesa mund të merremi me të në mënyrë efektive. Aftësia për t'iu përgjigjur një emaili shpejt dhe siç duhet mund të na ndihmojë të kursejmë kohë dhe të dukemi më profesionistë. Shënim:
Jo të gjithë këta hapa dhe sugjerime funksionojnë në të gjitha shërbimet e postës elektronike, megjithatë ata të gjithë punojnë në Gmail.
Hapa
Hapi 1. Kuptoni arsyen pse njerëzit përdorin email
Emaili është për komunikimin mes njerëzve; është për dërgimin e tekstit dhe informacionit vizual nga një person te tjetri / shumë të tjerë. Nuk eshte per:
- Ruajtja e informacionit; është më mirë të ruani informacionin si një dokument në kompjuterin tuaj ose në re
- Duke ju kujtuar se çfarë duhet bërë; më mirë përdorni një listë ose kalendar të detyrave për këtë
Hapi 2. Përdorni etiketa ose dosje për t'i mbajtur emailet të organizuar dhe jashtë kutisë tuaj postare
- Përdorni një etiketë "ndiqni" ose "përgjigjeni" për gjërat që duhet të bëni. Ju pastaj duhet t'i shtoni ato në ditarin tuaj ose në listën "për të bërë".
- Përdorni "në pritje të përgjigjes" kur jeni duke pritur për dikë tjetër
- Përdorni "urgjente" për gjërat që duhet të bëhen sa më shpejt të jetë e mundur
Hapi 3. Ruani informacione të dobishme, pastaj arkivoni email -in
- Shkarkoni çdo bashkëngjitje dhe ruani skedarët në vendin e duhur
- Pastaj, nëse nuk do t'i përgjigjeni email -it, arkivojeni atë
Hapi 4. Arkivoni emailet me të cilët keni mbaruar
Mos kini frikë nga Arkivimi; Ai në thelb zhvendos email-in nga kutia juaj postare në një kuti "pa emër" (teknikisht, ai heq etiketën "inbox")
- Nuk është zhdukur - kjo është ajo për të cilën fshihet
- Alwaysshtë gjithmonë në gjendje kërkimi dhe gjetjeje
Hapi 5. Fshi email -et e gabuar, pastaj çabonohu nga burimi i tyre
Kjo do të mbajë kutinë tuaj të lirë nga emailet e panevojshëm dhe të padëshiruar.
- Fshini emailet që nuk duhej të merrnit në radhë të parë
- Këta nuk do të jenë më të kërkueshëm ose të paaftë pasi të jenë në ‘kosh’ për një kohë
- Nëse nuk doni të merrni përsëri atë lloj emaili, sigurohuni që të çabonoheni nga marrja e tij duke kërkuar informacionin e "çabonimit" në fund të emailit
- Nëse nuk mund të çabonoheni prej tij, caktoni email -in si spam
Hapi 6. Përdorni yjet për email të veçantë dhe shumë të rëndësishëm ose urgjent
Përdorni yjet me masë, sepse të kesh shumë email me yll do të jetë po aq e padobishme sa asnjë email me yll.
Këshilla
- Gjithmonë mbani në mend qëllimin e postës elektronike dhe përpiquni të mos e përdorni për asgjë më shumë.
- Përdorni email si pjesë e 'rrjedhës së punës së produktivitetit', së bashku me një listë të detyrave, një kalendar ose ditar dhe çdo mjet tjetër që ju duket i dobishëm.
