Një kuti postare e parregullt mund ta bëjë të vështirë për përdoruesit të gjejnë emailin e tyre të nevojshëm. Microsoft Outlook ka ofruar mjete mjaft të dobishme që ju ndihmojnë të filtroni email -et tuaj dhe të organizoni mesazhet tuaja në një mënyrë më të menaxhueshme. Outlook madje mund të ndihmojë në rritjen e efikasitetit dhe performancës për ju. Pavarësisht nëse jeni duke përdorur Outlook 2010, Outlook 2007 ose Outlook 2003, mund t'i menaxhoni me lehtësi emailet tuaja, duke përdorur mjetet e mëposhtme për të pastruar Inbox -in tuaj, si dhe duke e bërë më të lehtë gjetjen e informacionit që ju nevojitet.
Hapa
Metoda 1 nga 6: Filtrimi
Hapi 1. Filtroni mesazhet shpejt
Outlook 2010 ka një veçori të re që ndihmon në renditjen e mesazheve sipas datave dhe rregullimin e tyre në Bisedë.
- Kur përdorni këtë veçori, mesazhet që kanë të njëjtën temë do të shfaqen si Bisedë dhe përdoruesit mund t'i shikojnë, zgjerojnë ose zvogëlojnë ato duke klikuar në ikonën në të majtë të rreshtit Subject. Mesazhet brenda secilës Bisedë klasifikohen me mesazhin më të ri të vendosur në krye. Kur të merret një mesazh i ri, i gjithë Biseda do të kalojë në krye të listës së postës elektronike që ju ndihmon të gjurmoni me lehtësi rrjedhën e postave elektronike.
- Për të aktivizuar Bisedën, në skedën Pamje të grupit Bisedë, shënoni kutinë Trego si bisedë. Mund të zvogëloni madhësinë e një Bisedë me funksionin Pastrimi. Kjo veçori do të ndihmojë në heqjen e mesazheve të kopjuara në Bisedë.
- Në skedën "Faqja kryesore" në grupin Fshij, kliko Pastro pastaj kliko "Pastro bisedën". Në të gjitha versionet e Outlook, përdoruesit mund t'i gjejnë mesazhet në dosjen e kutisë postare më shpejt duke ndryshuar mënyrën e klasifikimit të tyre në dosjen e postës elektronike. Për shembull, ju mund të rendisni emailet tuaja sipas datës, dërguesit dhe madhësisë së skedarit ose nivelit të rëndësisë.
Hapi 2. Përdorni titujt e standardizuar të lëndëve
Energjia mendore e kërkuar për të zhvendosur fokusin midis temave gjithnjë në ndryshim ju kullon, jo volumin. Ju prireni të lexoni në mënyrë sekuenciale ose në mënyrë kronologjike ose nga "personi më i rëndësishëm". Ky është një djegie e trurit. Përdoreni këtë rregull në vend; vlen për email -in nga raportet direkte dhe funksionon më mirë se zinxhirët e bisedave.
- Identifikoni 2-5 projektet kryesore që ju interesojnë më shumë; krijoni tituj lëndësh për t'i pasqyruar këto.
- Lëreni ekipin të dijë se do t'i kushtoni vëmendje fillestare të gjitha atyre email -eve me këto tituj standardë të lëndëve. Këto lëndë janë projektet tuaja kryesore me përparësi për momentin - emaili juaj do të renditet sipas rreshtit të lëndës dhe përparësia kryesore lexohet/përgjigjet së pari.
- Bëjeni të qartë se emailet e titulluar në mënyrë të papërshtatshme do të fusin në listën e zezë dërguesin ofendues për 1-x ditë.
Metoda 2 nga 6: Grupimi
Hapi 1. Gruponi të njëjtat mesazhe në dosje
Duke krijuar një dosje të re të postës elektronike, përdoruesit mund të grupojnë mesazhet e lidhura së bashku në dosje. Për shembull, ju mund të gruponi mesazhet sipas temës, projektit, komunikimit ose kategorive të tjera që janë të përshtatshme për veprat tuaja ose hobet tuaja. Përdoruesit gjithashtu mund të krijojnë një dosje për të gjitha mesazhet e dërguara nga shefi juaj ose dikush i rëndësishëm, përfshirë informacionin parimor që ka nevojë për ruajtje. Për të krijuar një dosje të re në Outlook 2010, në skedën Dosje, në Re, klikoni Dosje e re. Për të krijuar një dosje të re në Outlook 2007 ose Outlook 2003, në shiritin Menu, klikoni në Skedar, zgjidhni E Re pastaj Folder.
Metoda 3 nga 6: Dosja e Kërkimit
Hapi 1. Krijoni një dosje kërkimi për të gjetur mesazhet
Dosja e Kërkimit është një mënyrë e shpejtë dhe e përshtatshme për të gjetur një koleksion të mesazheve të postës elektronike. Nuk ruan asnjë mesazh, por siguron dosjet virtuale që shfaqin të gjitha mesazhet në Kutinë tuaj hyrëse bazuar në atributet që kërkoni. Dosjet e Kërkimit të Outlook ofrojnë veçori të paracaktuara siç është Posta e Palexuar, por gjithashtu mund të krijoni rregullin tuaj. Për shembull, mund të përdorni Dosjen e Kërkimit për të ndihmuar në gjetjen e të gjitha informacioneve që lidhen me një projekt të caktuar, një klient të rëndësishëm ose një takim të ardhshëm.
- Për të krijuar një Dosje Kërkimi në Outlook 2010, në skedën Mail në Dosje, në New, klikoni Dosja e Re e Kërkimit.
- Për të krijuar një Dosje Kërkimi në Outlook 2007 ose Outlook 2003, në postën në Menunë e Skedarit, zhvendoseni miun te Reja dhe pastaj klikoni në Dosjen e Kërkimit.
Metoda 4 nga 6: Filtri i postës elektronike
Hapi 1. Reduktoni emailet junk me filtrin e postës elektronike
Mbani mesazhe të panevojshme të postës elektronike nga Kutia hyrëse duke përdorur filtrin e postës elektronike junk të Outlook. Ky filtër do të dërgojë emailet që janë shënuar si email junk në një dosje të veçantë në kutinë postare. Përdoruesit mund të shikojnë përmbajtjen e këtij dosje për t'u siguruar që nuk ka ndonjë email të vlefshëm që i janë dërguar gabimisht. Nëse është kështu, duhet të rregulloni filtrin për të shmangur shenjën e gabuar në mesazhe në të ardhmen.
Metoda 5 nga 6: Kategoria e ngjyrave
Hapi 1. Caktoni një kategori ngjyrash
Caktoni një ngjyrë një grupi mesazhesh pa lidhje elektronike dhe kategori të tjera në Outlook, siç janë shënimet, kontaktet dhe takimet. Nga atje, përdoruesit mund t'i identifikojnë dhe rendisin me lehtësi. Për shembull, ju lehtë mund të gjurmoni të gjitha mesazhet, takimet dhe kontaktet për projektin e shitjes së kompjuterit duke krijuar një kategori të quajtur "Shitje kompjuterike" dhe duke i caktuar mesazhet për të.
Metoda 6 nga 6: Flamurimi
Hapi 1. Flamur për vazhdim
Përdoruesit mund të përdorin funksionin Flamuri për Ndjekjen në mënyrë që të shënojnë mesazhet dhe detyrat e postës elektronike për të ndihmuar në renditjen e tyre ose shënimin e tyre. Flamujt do t'ju nxisin të gjurmoni një çështje, të tregoni kërkesën e dikujt ose porosinë për një mesazh dhe kontakt të nxitur. Ata gjithashtu mund të rregullojnë dosjen tuaj të postës elektronike me lehtësi sepse e dini saktësisht se çfarë të bëni dhe kur ta bëni. Vini re se kur krijoni një detyrë dhe caktoni një datë të skaduar për detyrën, ajo automatikisht do të shënohet në mënyrë që të mos harroni datën e skaduar të veprimit dhe ta përmbushni atë.
