Email -et janë një mënyrë e shpejtë dhe e lehtë për të kontaktuar me kolegët dhe bashkëpunëtorët e tjerë të biznesit, dhe janë një mjet efektiv për caktimin e të gjitha llojeve të takimeve. Pavarësisht nëse po përpiqeni të caktoni një takim me një bashkëpunëtor, epror ose plotësisht të huaj, së pari duhet të formatoni emailin me një rresht të qartë subjekti dhe tekst të trupit. Pasi të keni nënshkruar emailin tuaj dhe të keni dërguar mesazhin, prisni 3-5 ditë para se të dërgoni një përgjigje pasuese.
Hapa
Metoda 1 nga 2: Formatimi i emailit
Hapi 1. Përmendni në rreshtin e subjektit që dëshironi të takoni
Tregoni qartë qëllimin tuaj në rreshtin e subjektit të emailit, në mënyrë që marrësi ta dijë menjëherë se dëshironi të takoheni me ta. Shmangni përdorimin e gjuhës së paqartë si "Takimi" ose "Koha e Mundshme e Takimit". Në vend të kësaj, përdorni data dhe korniza kohore specifike në rreshtin e temës, në mënyrë që marrësi juaj të dijë se çfarë të presë menjëherë.
Për shembull, shkruani diçka si kjo: "Kërkesë për takim për 5/17 në 11 paradite."
Hapi 2. Përdorni një përshëndetje të duhur për të nisur emailin tuaj
Provoni të përdorni një përshëndetje standarde, zyrtare kur filloni të shkruani mesazhin tuaj. Nëse po kontaktoni një zyrtar publik ose një individ tjetër të shquar që nuk e keni takuar kurrë, përdorni titullin e tyre të plotë në titull. Nëse jeni duke kontaktuar një bashkëpunëtor ose epror, përdorni një nderim të tillë si "Z.", "Zonja", "Mx." Ose "Miss". Si rregull i përgjithshëm, provoni të përdorni përshëndetjet si "I dashur", "Përshëndetje" dhe "Përshëndetje" për të filluar emailin tuaj.
- Nëse i drejtoheni një zyre ose grupi të përgjithshëm në vend të një individi, përdorni në vend të tij "Për kë mund të ketë të bëjë".
-
Për shembull, nëse po i drejtohesh eprorit tënd, provo të hartosh përshëndetjen si kjo:
“I dashur Z. Jackson, Shpresoj që ky email t'ju gjejë mirë! Doja t'ju kontaktoja në lidhje me një takim të mundshëm."
Hapi 3. Prezantoni veten nëse takoheni me një të huaj krejtësisht
I kushtoni paragrafin tuaj të parë një prezantimi të shkurtër nëse i shkruani një zyrtari publik ose personit tjetër që nuk e keni takuar kurrë më parë. Përqendrohuni në emrin, pozicionin dhe lidhjen tuaj profesionale, në mënyrë që marrësi të dijë se kush jeni dhe pse po i drejtoheni. Nëse jeni duke kontaktuar dikë që tashmë e njihni, si një shef ose bashkëpunëtor, mos u ndjeni të detyruar të përfshini një paragraf hyrës.
- Prezantimi juaj nuk duhet të marrë shumë kohë për t'u lexuar.
-
Provoni të shkruani diçka si kjo:
E dashur zonja Atkins, Emri im është Sarah Clement, dhe unë punoj për Strehën e Kafshëve në Jones County.
Hapi 4. Përshkruani arsyen e takimit dhe rëndësinë e tij të përgjithshme
Në fillim të emailit (pas prezantimit tuaj, nëse keni zgjedhur ta përfshini një), tregoni llojin e takimit që dëshironi të keni me marrësin dhe nëse do të jetë një çështje zyrtare apo rastësore. Pasi të keni shpjeguar se për çfarë shërben takimi, zgjeroni arsyen pse takimi është i rëndësishëm për detyrën që po përpiqeni të përfundoni. Mundohuni ta mbani shpjegimin tuaj të shkurtër, pasi marrësi juaj mund të mos ketë shumë kohë për të kaluar përmes emailit tuaj.
Për shembull, provoni të shkruani diçka si kjo: “A mund të më takoni javën e ardhshme për të diskutuar për nismën e ardhshme të birësimit? Meqenëse ju jeni këshilltari financiar aktual për strehimin e kafshëve, besoj se mund të jepni shumë pasqyrë në buxhetin e punës së organizatës për ngjarjen."
Hapi 5. Sugjeroni një vend dhe kohë të mundshme për takimin tuaj
Provoni të mendoni për një vend që është i njohur dhe lehtësisht i arritshëm për marrësin. Nëse punoni në të njëjtën ndërtesë ose vendndodhje të përgjithshme me personin të cilit i dërgoni email, shikoni nëse mund të takoheni gjatë një pushimi dreke. Nëse ju dhe marrësi nuk jetoni ose punoni në një vend aty pranë, provoni të sugjeroni një restorant ose zonë tjetër publike ku mund të takoheni. Për më tepër, përmendni një sërë kohësh që funksionojnë për ju, në mënyrë që marrësi të ju tregojë disponueshmërinë e tyre më lehtë.
- Nëse të dy keni orare të ngjeshura, merrni parasysh caktimin e një takimi me telefon ose video konferencë.
- Për shembull, hartoni diçka si kjo: “A do të ishit në gjendje të kalonit pranë strehës së kafshëve disa kohë këtë javë? Do të jem në tryezën e hyrjes çdo ditë nga 9 në 5."
Hapi 6. Kërkoni që marrësi t'i përgjigjet mesazhit tuaj
Meqenëse jeni duke planifikuar teknikisht një ngjarje, kërkoni me mirësjellje që marrësi të përgjigjet me disponueshmërinë e tyre. Nëse jeni duke kontaktuar me një individ veçanërisht të zënë, mbani mend se atij mund t'i duhet një ditë ose 2 për t'u përgjigjur. mbrapa
Për shembull, thuaj diçka si kjo: "Nëse do të më tregonit për disponueshmërinë tuaj për javën e ardhshme, do ta vlerësoja vërtet!"
Hapi 7. Përdorni gjuhën mbyllëse të përzemërt kur përfundoni email -in
Hartoni një fjali përmbyllëse që ripërfill qëllimin e emailit tuaj, në mënyrë që marrësi të kuptojë qartë qëllimin e takimit. Përdorni një ton miqësor për të nënshkruar emailin tuaj, duke përdorur fraza si "Sinqerisht", "Faleminderit" ose "Urimet më të mira". Pasi të keni shkruar regjistrimin, lini një nënshkrim nën emrin tuaj, i cili rifillon pozicionin tuaj ose karrierën aktuale.
- Mbani gjuhën tuaj tek marrësi. Nëse po flisni me një bashkëpunëtor, një nënshkrim si "Shihemi së shpejti" do të kishte më shumë kuptim sesa "Me respekt për ty". Nëse jeni duke kontaktuar një epror, "Sinqerisht" ose "Urimet më të mira" do të ishin më të përshtatshme sesa një nënshkrim rastësor si "Shihemi".
-
Për shembull, shkruani diçka si kjo:
Mezi po pres të takohem me ju së shpejti, pasi dua që kjo kërkesë për adoptim të jetë sa më e suksesshme.
Sinqerisht, Sara Clement
Koordinatori i Aktiviteteve, Streha e Kafshëve të Qarkut Jones
Hapi 8. Përfshini çdo bashkëngjitje përkatëse që lidhet me takimin
Bashkangjitni çdo dokument, spreadsheets ose skedarë të tjerë përkatës që mund të ndihmojnë në përgatitjen e marrësit për takimin. Nëse i drejtoheni dikujt në lidhje me një temë komplekse, përfshini çfarëdo broshura ose fletë të dhënash që nevojiten për të ndihmuar marrësin të kuptojë temën e takimit.
Për shembull, nëse po diskutoni ndryshimet buxhetore për një ngjarje të ardhshme, mund të dëshironi të përfshini një tabelë të buxhetit të vitit të kaluar
Hapi 9. Përdorni gjuhën profesionale dhe gramatikën e duhur në të gjithë emailin
Korrigjoni mesazhin tuaj për çdo gabim gramatikor të dukshëm dhe gabime drejtshkrimore, kështu që drafti juaj përfundimtar duket sa më i lëmuar dhe i pastër. Për më tepër, hiqni çdo shkurtesë ose zhargon që e bën mesazhin të duket më i rastësishëm, ose më i vështirë për t'u kuptuar. Nëse drafti juaj përfundimtar nuk duket dhe duket profesional, atëherë marrësi mund të mos e marrë seriozisht kërkesën tuaj.
Ndërsa emoji mund të jetë argëtuese për t'u përdorur në tekste dhe email të rastësishëm, ju nuk duhet t'i përdorni ato për të kërkuar një takim
Metoda 2 nga 2: Vazhdimi i Marrjes
Hapi 1. Hartoni një email vijues nëse marrësi nuk kthehet tek ju në 3-5 ditë
Jepini marrësit disa ditë për të lexuar dhe për t'iu përgjigjur kërkesës tuaj. Nëse nuk merrni përgjigje brenda një jave pune, dërgoni personit një email të shpejtë për t'i kujtuar se jeni duke pritur për një përgjigje. Theksoni se jeni mirënjohës për mundësinë për t'i takuar ata dhe se jeni mirënjohës për kohën e tyre.
- Telefonatat përcjellëse janë gjithashtu një mënyrë efikase për të kontrolluar personin me të cilin po përpiqeni të takoni.
- Për shembull, hartoni diçka si kjo: “Unë thjesht doja të ndiqja me ju në lidhje me kërkesën time për takim. Kur keni një moment të lirë, a mund të më tregoni disponueshmërinë tuaj për një takim diku javën tjetër?"
Hapi 2. Hekurosni specifikat e takimit në një email shtesë
Negocioni me orarin e personave të tjerë sapo ata të përgjigjen. Merrni parasysh disponueshmërinë e personit tjetër dhe konfirmoni kohën e takimit në një datë kur të dy jeni në dispozicion. Mundohuni të konfirmoni një datë dhe kohë brenda 1-2 email-eve për të shmangur çdo konfuzion dhe rrëmujë në kutinë tuaj postare.
- Mundohuni të jeni sa më fleksibël. Nëse po kontaktoni me një person të zënë, ai mund të mos jetë në gjendje të takohet me ju menjëherë.
- Mos caktoni një takim në minutën e fundit. Nëse marrësi është i zënë, mund të mos jeni në gjendje të bini dakord për një datë për t'u takuar.
Hapi 3. Dërgo një kujtesë ose konfirmim disa ditë para takimit
Nëse dëshironi të jeni më të përgatitur para takimit të planifikuar, provoni t'i dërgoni një email konfirmimi marrësit si një kujtesë. Mos e bëni këtë email shumë të gjatë-në vend të kësaj, tregoni ditën, orën dhe vendin që planifikoni të takoheni, në mënyrë që të kontrolloni dy herë që takimi është akoma siç është planifikuar.
-
Për shembull, shkruani diçka si kjo:
Unë thjesht doja të konfirmoja se ne ende po takohemi më 17 maj në orën 11 paradite në Strehën e Kafshëve në Jones County.
