Pavarësisht nëse jeni një fshirëse e re që nuk keni dëgjuar më parë për një faks, ose keni qenë rreth bllokut, por sapo keni harruar, me siguri do t'ju duhet të dini se si të dërgoni një faks në një moment. Mbani në mend se ka një numër ndryshimesh midis makinave të faksit, kështu që duhet të konsultoheni me manualin ose udhëzimet për pajisjen tuaj personale nëse i keni në dorë. Përdorimi i shumicës së makinave kërkon futjen e një letre motivuese, thirrjen e numrit të faksit dhe dërgimin e faksit tuaj në rrugën e tij.
Hapa
Metoda 1 nga 2: Para Dërgimit të Faksit
Hapi 1. Krijoni letrën motivuese
Makinat e faksit shpesh ndahen nga zyrat ose disa njerëz brenda një zyre. Meqenëse çdokush mund të shohë një faks të dërguar në një makinë faksi, është një ide e mirë të përfshini një letër motivuese. Kjo do të sigurojë që faksi juaj të shkojë tek personi i duhur.
Letra e mbulimit përfshin informacione si emri i marrësit, përmbajtja e faksit dhe sa faqe përfshin. Ai gjithashtu duhet të përfshijë informacionin e dërguesit, të tillë si emri dhe numri i faksit, në mënyrë që marrësi të dijë nga kush ka ardhur dhe të përgjigjet nëse është e nevojshme
Hapi 2. Thirrni numrin e faksit
Tjetra, do t'ju duhet të thirrni numrin e faksit, njësoj si në një telefon. Në shumicën e makinave të reja të faksit, kodi i zonës nuk do të duhet të formohet për një numër lokal, por është ende i nevojshëm për numrat në distanca të gjata. Disa makina faksi kërkojnë kodin e zonës pavarësisht vendndodhjes. Kontrolloni ose pyesni për pajisjen tuaj.
- Kodi i vendit (numri 1 për telefonat amerikanë dhe numrat e faksit) gjithashtu ndonjëherë do të duhet të formohet para numrave lokalë, por vetëm kur kërkohet edhe kodi i zonës. Kodi i vendit është pothuajse gjithmonë i nevojshëm për të thirrur numra në distanca të gjata.
- Shpesh do t'ju duhet të thirrni 9 para se të telefononi numra në distanca të gjata. Kontrolloni specifikimet ose pyesni për pajisjen tuaj të faksit individual.
- Sigurohuni që numri që po përdorni është numri i faksit dhe jo numri i telefonit të personit që po përpiqeni të kontaktoni. Shpesh numrat do të renditen pranë njëri -tjetrit në kartat e biznesit dhe është e lehtë ta lexosh gabim ose të shikosh numrin e gabuar.
Hapi 3. Përcaktoni metodën e ushqyerjes
Kur vendosni materialet për t'u faksuar në makinë, do t'ju duhet t'i vendosni në drejtimin e duhur. Letra do të skanohet, kështu që nëse letra është e kundërt, vetëm pjesa e pasme do të skanohet dhe faksi që dërgoni do të jetë bosh. Sigurohuni që letrat të jenë me anën e djathtë lart përpara se të dërgoni faksin.
-
Makinat e ndryshme të faksit ushqehen në mënyra të ndryshme. Për ndihmë, të gjitha makinat e faksit etiketohen me drejtimin e duhur për të vendosur letrat. Diku pranë zonës ku ushqeni letrën, kërkoni një simbol të një fletë letre me një cep të palosur poshtë. Në këtë simbol do të shihni që njëra anë e fletës ka vija dhe ana tjetër është bosh.
- Nëse këndi i palosur poshtë ka linja, kjo do të thotë që fletët duhet të futen në faks me anën bosh përballë jush.
- Nëse këndi i palosur është bosh, kjo do të thotë që ju duhet ta ushqeni makinën me anën e përparme të letrës përballë jush.
Hapi 4. Faksoni materialin e duhur
Makinat e faksit punojnë më së miri me letër me madhësi standarde. Dërgimi i ndonjë gjëje në një madhësi jo standarde mund të mos funksionojë ose mund të bllokojë ose dëmtojë pajisjen tuaj të faksit. Nëse keni nevojë të dërgoni diçka të një madhësie jo standarde, siç është një kopje e faturës, ju do të dëshironi të bëni një fotokopje të artikullit së pari dhe të faksoni fotokopjen në vend.
Letra me madhësi më të zakonshme për makinat e faksit, si me printerët, është letra me kokë A4 ose Amerikane
Metoda 2 nga 2: Dërgimi i Faksit
Hapi 1. Përdorni pajisjen tuaj të faksit për të dërguar faksin
Pasi të keni bërë gjithçka të listuar më lart, jeni gati të dërgoni faksin tuaj. Me letrën e futur siç duhet dhe numrin e thirrur, ju jeni gati të shtypni dërgimin. Ky buton zakonisht do të jetë i madh dhe i etiketuar mirë. Kjo eshte! Ju keni dërguar faksin tuaj!
Ju do të vini re se, pas shtypjes së dërgimit, makina do të bëjë një seri sinjalizimesh dhe tinguj rrotullues. Kjo eshte normale. Këto tinguj janë mënyra se si makinat e faksit komunikojnë me njëri -tjetrin. Kur një faks ka kaluar me sukses, zakonisht do të dëgjoni një bip të gjatë dhe të qartë pas disa minutash. Kur një faks has një problem dhe nuk kalon, zakonisht do ta dëgjosh që të bëjë një lloj tmerri të etur për vdekjen. Nëse e dëgjoni këtë tingull të tmerrshëm, duhet të kontrolloni në pajisjen e faksit për të vlerësuar problemin
Hapi 2. Përdorni internetin për të dërguar një faks
Alsoshtë gjithashtu e mundur të përdorni internetin për të dërguar materiale në një makinë faksi. Ekzistojnë një numër shërbimesh të cilat mund të përdoren, shumica e të cilave kushtojnë para. Ky mund të jetë një investim i mençur, megjithatë, nëse nuk dërgoni fakse shumë shpesh dhe nuk dëshironi të blini një makinë faksi ose të merreni me shërbime si FedEx.
- PamFax është një shërbim i shkëlqyer i faksimit për Skype. Ky program kërkon një tarifë të vogël, megjithatë.
- HelloFax është një shërbim i cili integron mirë Google Drive, duke ju lejuar të dërgoni me lehtësi dokumentet e Google me faks. Ai përfshin një numër të caktuar të fakseve falas dhe më pas ngarkon një tarifë.
Hapi 3. Përdorni email për të dërguar një faks
Në varësi të numrit ku po i dërgoni faksit, mund të jetë e mundur që thjesht ta dërgoni skedarin me email në faks pa pagesë. Sidoqoftë, duhet të keni parasysh se kjo metodë mbulon vetëm një numër të kufizuar të numrave të faksit dhe mund të dërgojë vetëm informacion të kufizuar.
- Mund të kontrolloni nëse numri i faksit është i mbuluar duke kërkuar në internet.
- Përdorni këtë formulë për të krijuar adresën në të cilën do të dërgoni email: "remote-printer. [email protected]"
- Hiqni kuotat, shkëmbeni numrat për numrin e faksit (përfshirë vendin dhe kodin e zonës), dhe së pari dhe i fundit për emrin e personit të cilit po i dërgoni.
- Vini re se vetëm teksti në kutinë e tekstit do të shfaqet në faks. Ju nuk mund të bashkëngjitni PDF ose ndonjë material tjetër me këtë metodë.
Këshilla
- Gjithmonë futni të gjithë numrin, përfshirë kodin e zonës dhe numrin 1 për distanca të gjata.
- Shumica e makinave të faksit do të kenë udhëzime prej tyre. Lëreni mençurinë e atyre që kanë ardhur para se t’ju udhëheqin në udhëtimin tuaj…
