Edhe pse njerëzit po i dërgojnë me faks dokumentet me më pak frekuencë sesa dikur, mund t'ju duhet të dërgoni një faks herë pas here. Ende ka shumë arsye të mira për të dërguar një faks, veçanërisht nëse jeni duke dërguar kontrata ose nëse marrësi juaj nuk ka teknologjinë ose pajisjet e nevojshme për të transmetuar letra në ndonjë mënyrë tjetër. Për fat të mirë, ju mund t'i dërgoni dokumentet me faks duke përdorur një makinë faksi, një kompjuter, apo edhe një telefon inteligjent.
Hapa
Metoda 1 nga 3: Përdorimi i një makine faksi
Hapi 1. Vendoseni pajisjen tuaj të faksit
Në mënyrë që të dërgoni dhe merrni fakse duke përdorur një makinë faksi, do t'ju duhet të siguroheni që pajisja juaj e faksit është e lidhur dhe e lidhur me lidhjen tuaj të telefonit fiks.
- Rekomandohet një linjë e dedikuar nëse planifikoni të bëni faks shpesh sepse nuk do të jeni në gjendje të përdorni faksin dhe telefonin në të njëjtën kohë.
- Ju gjithashtu duhet të siguroheni që pajisja juaj e faksit të ketë toner dhe letër nëse planifikoni të merrni fakse.
- Nëse nuk keni një makinë faksi në shtëpi ose në punë, mund të jeni në gjendje ta dërgoni atë falas nga biblioteka juaj publike publike. Ju gjithashtu mund të shkoni në një dyqan të tillë si Kinko ose The UPS Store për t'i dërguar me faks dokumentet tuaja me pagesë. Këto opsione funksionojnë më mirë nëse nuk prisni të dërgoni shpesh fakse.
Hapi 2. Rregulloni cilësimet tuaja
Të gjitha makinat e faksit janë të ndryshme, por zakonisht do të keni mundësinë të rregulloni cilësime të caktuara. Lexoni manualin tuaj të përdoruesit në mënyrë që të mësoni më shumë rreth veçorive specifike që janë në dispozicion në pajisjen tuaj.
- Nëse doni të dini me siguri që faksi juaj është transmetuar me sukses, aktivizoni cilësimin e faqes së konfirmimit. Kur kjo veçori është e ndezur, pajisja do të printojë një faqe pasi të dërgoni një faks, i cili do t'ju njoftojë nëse është transmetuar me sukses apo jo.
- Ju gjithashtu mund të vendosni një kokë faksi, e cila është një linjë teksti që do të shfaqet në krye të secilit dokument që dërgoni. Zakonisht përfshin informacionin bazë se nga kush është faksi.
- Nëse planifikoni të merrni edhe fakse, mund të zgjidhni midis modalitetit të marrjes automatike ose mënyrës së marrjes manuale, e cila do t'ju kërkojë të pranoni çdo faks në hyrje.
Hapi 3. Mblidhni dokumentet tuaja
Përdorimi i dokumenteve origjinale në vend të fotokopjeve do t'i sigurojë marrësit një dokument që është më i pastër dhe më i lehtë për t'u lexuar.
Përdorni një fletë mbuluese në krye të faqeve që do të dërgoni me faks. Fleta e kopertinës duhet të përmbajë informacione të tilla si emri i dërguesit dhe numri i faksit, emri i marrësit dhe numri i faksit, data dhe numri i faqeve të përfshira në faks
Hapi 4. Vendosni dokumentet tuaja në makinë
Shumë makina kanë një ushqyes letre dhe një ekran të sheshtë. Nëse keni vetëm një faqe, mund të përdorni secilin funksion. Nëse keni faqe të shumta, ushqyesi i letrës zakonisht funksionon më mirë.
- Kur përdorni ushqyesin e letrës, mund të futni të gjitha faqet tuaja menjëherë. Makina juaj e faksit duhet të ketë një ikonë që tregon drejtimin në të cilin letrat duhet të jenë të drejtuara në ushqyesin e letrës. Disa makina faksi ofrojnë gjithashtu mundësinë për të skanuar dhe faksuar të dy anët e një dokumenti, kështu që kontrolloni manualin tuaj të përdoruesit për të parë nëse kjo është e mundur në pajisjen tuaj.
- Kur përdorni ekranin e sheshtë, ngrini kapakun në krye të makinës dhe vendoseni dokumentin tuaj me fytyrë poshtë në ekranin e xhamit. Sigurohuni që të rreshtoni dokumentin tuaj me shenjat e dhëna në ekran dhe mbyllni kapakun para se të vazhdoni.
Hapi 5. Fut numrin e faksit
Kur futni numrin, sigurohuni që të përfshini kodin e zonës, kodin e vendit dhe çdo numër që ju nevojitet për të thirrur. Ju duhet të futni numrin saktësisht ashtu siç do të bënit nëse po e telefononit numrin duke përdorur një telefon.
Hapi 6. Shtypni butonin e dërgimit
Pas disa sekondash, do të dëgjoni që makina fillon të transmetojë faksin dhe letrat do të fillojnë të futen në faks.
Butoni në kompjuterin tuaj mund të thotë "shko" ose "faks" në vend të "dërgoj"
Hapi 7. Kërkoni një mesazh konfirmimi
Disa makina do të shfaqin një mesazh në ekran për t'ju njoftuar nëse faksi juaj është transmetuar me sukses. Nëse keni konfiguruar cilësimet tuaja për të marrë konfirmime të printuara, pajisja juaj do të printojë një faqe që detajon statusin e faksit tuaj.
Metoda 2 nga 3: Faksimi me një kompjuter
Hapi 1. Zgjidhni një program
Kur dërgoni një faks nga një kompjuter, do të keni mundësinë të përdorni softuer të instaluar në kompjuterin tuaj ose një shërbim online.
- Disa sisteme operative vijnë me programe që ju lejojnë të dërgoni fakse. Windows 7, për shembull, ka një mjet të quajtur Fax and Scan, i cili ju lejon të dërgoni një faks pa një makinë faksi.
- Për të përdorur softuerin kompjuterik, do t'ju duhet të lidhni kompjuterin tuaj me një linjë telefonike. Nëse kjo nuk është e mundur, provoni të përdorni një shërbim online në vend.
- Ka disa shërbime online në dispozicion, duke përfshirë MyFax, eFax dhe FaxZero. Disa janë falas, disa kërkojnë një abonim ose anëtarësim dhe disa shërbime do t'ju kërkojnë të paguani për faks.
Hapi 2. Hapni programin dhe krijoni një faks të ri
Çdo program është unik, por duhet të shihni një opsion të quajtur "krijoni faks të ri" ose diçka të ngjashme.
Hapi 3. Bashkangjitni dokumentet tuaja
Për të dërguar me faks dokumentet duke përdorur një kompjuter, do t'ju duhet t'i ngarkoni ato në mesazhin tuaj. Ju duhet të shihni një buton që thotë "ngarkoni dokumente" ose diçka të ngjashme.
- Nëse keni dokumente elektronike, mund t'i kërkoni në kompjuterin tuaj dhe t'i bashkëngjitni mesazhit tuaj.
- Nëse keni dokumente letre, do t'ju duhet të përdorni një skaner për t'i dixhitalizuar ato. Nëse nuk keni një skaner, ju gjithashtu mund të bëni një fotografi të dokumenteve dhe ta dërgoni me email te vetja ose ta ngarkoni foton direkt në kompjuterin tuaj.
Hapi 4. Fut numrin e faksit dhe një mesazh
Shkruani një mesazh të shkurtër për marrësin tuaj në hapësirën e dhënë në ekran, ashtu siç do të bënit nëse do të dërgonit një email. Kjo do të shërbejë si fleta juaj e mbulimit, kështu që nuk ka nevojë të bashkëngjitni një fletë të veçantë mbulimi. Ju gjithashtu do të duhet të futni numrin e faksit të marrësit në fushën TO.
Gjithashtu mund t'ju kërkohet të shkruani një kod konfirmimi për të vërtetuar se nuk jeni robot
Hapi 5. Goditi dërgimin
Pasi të keni bashkangjitur dokumentet tuaja, shtypni mesazhin tuaj dhe futni numrin e faksit të marrësit, shtypni butonin e dërgimit dhe mbaroni.
Metoda 3 nga 3: Përdorimi i një telefoni celular ose tableti
Hapi 1. Shkarkoni një aplikacion
Ekzistojnë një sërë aplikacionesh celulare të disponueshme për telefona dhe tableta që ju lejojnë të dërgoni fakse ashtu siç do të bënit nga kompjuteri juaj. Disa aplikacione janë falas, ndërsa të tjerat mund të paguajnë një tarifë. Aplikacionet e njohura përfshijnë Files Anywhere, Fax Burner dhe JotNot Fax.
Disa aplikacione do t'ju japin një numër të përkohshëm të faksit, i cili mund të mos jetë ideal nëse planifikoni të dërgoni dhe merrni shpesh
Hapi 2. Hapni aplikacionin dhe zgjidhni dokumentin tuaj
Pasi të hapni aplikacionin në pajisjen tuaj celular, do t'ju kërkohet të krijoni një faks të ri. Gjëja e parë që duhet të bëni është të zgjidhni dokumentin që dëshironi të dërgoni me faks.
- Nëse dokumenti juaj ruhet lokalisht në pajisjen tuaj, në email -in tuaj ose në një shërbim të ruajtjes së cloud si DropBox, duhet të jeni në gjendje të kërkoni dhe ngarkoni dokumentin tuaj nga aplikacioni.
- Nëse keni një dokument letre, mund të përdorni telefonin ose tabletin tuaj për të bërë një fotografi të dokumentit tuaj dhe për ta bashkangjitur në mesazhin tuaj.
Hapi 3. Futni numrin e faksit dhe një mesazh
Shkruani një mesazh për marrësin tuaj, ashtu si do të bënit nëse do të dërgonit faksin nga një kompjuter. Sigurohuni që të futni numrin e faksit të marrësit në fushën TO të mesazhit tuaj.
Hapi 4. Goditi dërgimin
Pasi të keni bashkangjitur dokumentet tuaja, shtypni mesazhin tuaj dhe futni numrin e faksit të marrësit, shtypni butonin e dërgimit dhe faksi juaj do të dërgohet.
Këshilla
- Përmirësoni në një printer gjithëpërfshirës nëse doni të jeni në gjendje të dërgoni faks nga shtëpia ose zyra juaj pa shkarkuar softuer, duke ngarkuar dokumente në një faqe në internet ose duke blerë një makinë faksi të veçantë. Do t'ju duhet akoma një lidhje telefonike.
- Nëse keni një llogari me një shërbim faksi në internet si RingCentral ose eFax, mund ta përdorni llogarinë tuaj për të dërguar fakse direkt nga Gmail. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të futni numrin e faksit që dëshironi t'i dërgoni, i ndjekur nga @domainname.com në fushën TO. Për shembull, nëse përdorni eFax, do të futnit [email protected].
- Makinat e faksit nganjëherë bllokohen dhe faqet nganjëherë ngjiten së bashku. Nëse kjo ndodh, do t'ju duhet të dërgoni përsëri dokumentin tuaj.
