Hapja e kutisë suaj të postës elektronike mund të jetë si hapja e një kutie të Pandorës me gramatikë të papërshtatshme, drejtshkrim të dobët dhe shije të keqe. Merrni parasysh se çfarë përshtypjesh ju lënë email -et tuaj tek të tjerët; është gjithmonë koha e duhur për të veçuar emailet tuaja nga paketa. Ndiqni këto hapa dhe përmirësoni etiketën tuaj të postës elektronike.
Hapa
Hapi 1. Mbani emailin tuaj konciz, bisedues dhe të fokusuar
Itshtë më e vështirë të lexosh shkronja në ekranin e kompjuterit sesa në një fletë letre, kështu që mbaji emailet e shkurtër dhe të saktë. Ndërsa nuk ka një gjatësi ideale të postës elektronike, mbajini fjalitë të shkurtra, rreth 8-12 fjalë dhe lini një hapësirë midis paragrafëve.
Në një email pune, shkoni drejtpërdrejt në çështjen: "Shpresoj se do ta bëni …" "Unë mendoj se ne duhet…." etj. përpara, duke e bërë rastin në rreshtat e mëposhtëm. Shumë njerëz lexojnë vetëm rreshtat e parë para se të vendosin të përgjigjen ose të kursejnë për më vonë. Ato rreshta duhet të japin mjaft nga "mishi" për të lejuar një vendim të informuar. Për emailet personale, është shpesh një ide e mirë të hapni me një shënim të shkurtër personal para se të futeni në pikën kryesore të emailit tuaj
Hapi 2. Shmangni formatimin e zbukuruar
Ndryshimi i shkronjave dhe ngjyrave, futja e listave të plumbave ose përdorimi i HTML mund ta bëjë një email të duket i çuditshëm ose ta bëjë atë të palexueshëm për marrësin, edhe nëse formatimi duket mirë në kompjuterin tuaj. Merre me buzeqeshje.
Hapi 3. Kufizoni bashkëngjitjet
Mos shtoni një shtojcë nëse nuk është vërtet e nevojshme. Mbani bashkëngjitjet sa më të vogla të jetë e mundur. Shumica e aplikacioneve të postës elektronike mund të dërgojnë dhe marrin bashkëngjitje deri në 1 MB, por çdo gjë mbi të cilën mund të jetë një telash për ju ose marrësin, dhe madje edhe skedarët më të vegjël mund të zgjasin shumë kohë për t'u hapur nëse lidhja me email e marrësit është e ngadaltë. Nëse keni nevojë të dërgoni një skedar më të madh, ngjeshni ose ziponi atë ose përdorni shërbime online që do t'ju ndihmojnë të dërgoni skedarë të mëdhenj siç është YouSendIt.com. Nëse keni nevojë të dërgoni faqe të shumta, siç janë planet e takimeve ose korrigjimet e mëdha të tekstit, dërgoni një faks ose një grup të shtypur të faqeve në një letër.
- Mos i bashkëngjitni bashkëngjitjet e postës elektronike nëse nuk është e nevojshme. Nëse një bashkëngjitje nuk është shumë e madhe për ta dërguar ndryshe, ju rrezikoni të humbni kohën e marrësit tuaj dhe ndoshta t'i pengoni ata të kenë qasje në bashkëngjitjet tuaja. Shumë pajisje celulare nuk janë në gjendje të zhbllokojnë skedarët zip. Për më tepër, është e tepërt pasi shumë skedarë të zakonshëm si.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word dhe Powerpoint) janë tashmë në një format të ngjeshur.
- Mbani në mend se shumë njerëz ose biznese nuk do të hapin bashkëngjitje nga dikush që nuk e njohin, dhe disa llogari emaili janë krijuar për të dërguar automatikisht email me bashkëngjitje në dosjen e mesazheve të padëshiruara, kështu që nëse po aplikoni për një punë, për shembull, sigurohuni që ndiqni udhëzimet e marrësit në lidhje me bashkëngjitjet. Nëse nuk jepen udhëzime, dërgoni një email tjetër për ta njoftuar marrësin se do të dërgoni një email me një shtojcë.
Hapi 4. Mendoni para se të dërgoni
Mos dërgoni e-mail kur jeni emocional. Mos ngurroni të shkruani subjektin dhe tekstin e emailit, pastaj ruajeni. Shtoni vetëm marrësit dhe dërgojini pasi të keni pasur kohë të mendoni për atë që po dërgoni; ju mund të ndryshoni mendje dhe të jeni më mirë për të.
Emaili është bërë gjithashtu një mjet për të pyetur ose treguar njerëzve gjëra që normalisht nuk do t'i thoshit kurrë ballë për ballë (ndonjëherë pyesni veten pse bëheni një person tjetër instinktivisht në internet?). Nëse jeni duke dërguar dikë çdo gjë, rilexojeni dhe pyesni veten nëse do t'ua thonit këtë nëse ata ishin pranë jush, apo ballë për ballë. Nëse është në një temë prekëse, lexojeni dy herë.
Hapi 5. Kini kujdes duke përdorur shkurtesa dhe emoticons
Kjo mund të jetë e pranueshme në një e-mail joformal siç është me një mik. Sidoqoftë, në një letër zyrtare nuk do të duhej t'i thoshit dikujt që po "qeshni me zë të lartë", njerëzit mund ta konsiderojnë të papërshtatshme dhe mund të ndiejnë se jeni joserioz.
Disa shkurtesa, të tilla si "BTW" për "Nga rruga", përdoren zakonisht në email dhe janë përgjithësisht të pranueshme, përveç në postat elektronike profesionale
Metoda 1 nga 3: Shkrimi i E-maileve të Re
Hapi 1. Përdorni fushat e marrësve në mënyrë korrekte
Adresuesit në fushën "tek" pritet të ndërmarrin veprime, dhe ata në "CC" janë për mbajtjen e kolegëve ose shefave të informuar.
- Kini kujdes kur kërkoni VEPRIM nga më shumë se një person në fushën "Për:". Kjo mund të çojë në përpjekje të shumta për të njëjtën detyrë, ose asnjë përpjekje sepse supozohet se dikush tjetër po merret me kërkesën.
- Nëse dërgoni një e-mail në një listë të njerëzve, adresat e të cilëve dëshironi të mbani private, vendosini të gjithë në fushën BCC dhe vendosni adresën tuaj në fushën "tek".
- Nëse doni të largoni dikë nga filli (për shembull, nëse ju ka prezantuar me dikë tjetër, dhe tani ju dhe ai person po përpunoni disa detaje dhe nuk doni të bllokoni kutinë hyrëse të prezantuesit) lëvizni adresa e personit nga fusha "në" ose CC në fushën BCC.
Hapi 2. Bëni linjën e lëndës të dobishme
Një linjë e mirë lëndore siguron një përmbledhje të dobishme të përmbajtjes së emailit, duke e përgatitur shpejt lexuesin. Kutitë hyrëse të postës elektronike shpesh mbingarkohen, kështu që një linjë e mirë e subjektit ndihmon marrësin të përcaktojë përparësinë e emailit tuaj. Ndihmon gjithashtu për të parandaluar që emaili juaj të fshihet para se të lexohet. Meqenëse subjekti është gjëja e parë që shikon marrësi juaj, mbajeni atë pa gabime, konciz dhe shmangni linjat e përgjithshme si "Përshëndetje", "Çfarë ka", ose emrin e marrësit (kjo e fundit mund të bllokohet nga filtrat anti-spam).
Shmangni përparësinë e mesazheve tuaja për marrësin. Largohuni nga zakoni për të shënuar çdo email si "Urgjent!" ose "Prioritet i Lartë" ose emailet tuaja do të përfundojnë duke u trajtuar si djali që thirri ujk dhe të gjithë do të injorohen. irritshtë irrituese dhe mendjemadhe të supozosh se kërkesa jote e-mail është më e lartë në radhë se e dikujt tjetër, veçanërisht në Jini mjaft dashamirës për t'i dhënë marrësit meritën për të punuar vetë se si t'i japë përparësi mesazhit tuaj
Metoda 2 nga 3: Përgjigjja në E-mail
Hapi 1. Kini kujdes se kë kopjoni në përgjigje
Nëse i përgjigjeni një mesazhi dhe më pas CC: një palë e tretë që dërguesi origjinal nuk e ka përfshirë, jini të sigurt në mendjen tuaj se dërguesi origjinal nuk do të shqetësohet për këtë. Ky informacion mund të ketë qenë "vetëm për sytë tuaj". Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse dërguesi origjinal është mbikëqyrësi juaj i punës. Jini të kujdesshëm në lidhje me përdorimin e BCC:. Kjo mund të kthehet kundër nëse personi që është QKB: përgjigjet, duke mos parë që kopja e tyre ishte e verbër.
Hapi 2. Përcaktoni kujt duhet t'i përgjigjeni
Email -et që ju dërgohen vetëm në përgjithësi kërkojnë që ju t'i përgjigjeni vetëm dërguesit, por për emailet e dërguara tek disa persona, mund t'ju duhet të zgjidhni opsionin "Përgjigju të gjithëve" për t'i dërguar përgjigjen tuaj të gjithëve. Jini të gjykueshëm; përdorimi i "Përgjigju të Gjithëve" gjatë gjithë kohës krijon kthime me bollëk dhe lë mesazhe të lëngojnë në kutitë e shumë njerëzve. Konsideroni pasojat e marrjes së një emaili, goditjes së përgjigjes të gjithëve dhe shkon tek njëzet persona dhe pastaj ata njëzet persona godasin përgjigjen për të gjithë; mund të përzihet shumë shpejt në qindra mijëra email dhe të gjithë ndihen të detyruar të godasin "përgjigju të gjithëve" si një mjet për t'i mbajtur të gjithë në lak sepse askush nuk e di se kush ka për qëllim ta lexojë atë dhe kush jo.
Hapi 3. Mendoni dy herë para se të përgjigjeni për të thënë vetëm faleminderit
Disa njerëz nuk duan një email që thotë "Faleminderit". Kjo kërkon kohë shtesë për të hapur emailin dhe lexuar atë vetëm për të lexuar atë që tashmë e dini. Disa njerëz përfshijnë një linjë që thotë "NTN" - "Nuk ka nevojë për faleminderit."
Hapi 4. Përmblidhni diskutimet e gjata
Lundrimi nëpër faqe përgjigjesh për të kuptuar një diskutim është i bezdisshëm. Në vend që të vazhdoni të përcillni një varg mesazhesh, merrni një minutë për ta përmbledhur atë për lexuesit (et) tuaj.
Hapi 5. Sigurohuni që të përfshini informacionin të cilit po i përgjigjeni
Shumë njerëz, dhe kompani, shkruajnë dhe u përgjigjen qindra email çdo ditë. Shmangni dërgimin e një emaili të paqartë që thotë vetëm 'Po'. Përfshi pyetjen që marrësi bëri në mënyrë që ata të dinë se çfarë po i përgjigjeni. Shmangni marrjen e marrësit të lëvizë poshtë më shumë se një mesazh të vetëm në histori.
Hapi 6. Përgjigjuni menjëherë
Nëse keni nevojë të bëni disa kërkime ose të mendoni para se të përgjigjeni në një email, ose nëse jeni shumë i zënë për të shkruar një përgjigje të plotë menjëherë, dërgoni një përgjigje të shkurtër duke i bërë të ditur dërguesit se e keni marrë emailin dhe duke ju këshilluar se kur do të përgjigjeni Me
Hapi 7. Jini proaktiv
Kur i përgjigjeni një emaili, mund t'i kurseni të gjithëve pak kohë duke parashikuar ndonjë pyetje ose shqetësim që përgjigja juaj mund të shkaktojë. Adresoni këto në përgjigjen tuaj para se dikush të dërgojë një email të ri për të pyetur rreth tyre.
Metoda 3 nga 3: Disa gjëra që nuk duhen bërë
Hapi 1. Mos i përcillni email -et që janë private
Për shembull, shmangni përcjelljen e një emaili që përmban një sekret, veçanërisht nëse personi të cilit i dërgoni e-mail nuk ju dëshiron. Duke vepruar kështu, ndoshta mund të shkaktoni që marrësi të humbasë besimin tek ju, dhe ju ndoshta mund të prishni marrëdhënien tuaj. Ju me siguri nuk doni që kjo të ndodhë.
Hapi 2. Mos përhapni thashetheme për njerëzit
Nëse ndiheni të tunduar për ta bërë këtë, vendoseni veten në vendin e personit tjetër dhe mendoni se si do të ndiheshit nëse ai person do të përhapte thashetheme për ju. Për shembull, nëse shoku juaj ka një reputacion si i poshtër dhe shef, mendoni se si do të ndiheshit nëse shoku juaj u tregonte miqve tuaj të tjerë për një nga çuditjet tuaja. Ju nuk do të ishit shumë të lumtur, apo jo?
Hapi 3. Shmangni diskutimin e biznesit privat të njerëzve
Për shembull, shmangni njoftimin e shokut tuaj se shoqja e saj u nda me një ish të dashur. E -mail -i nuk është plotësisht privat, kështu që është e mundur që personi, biznesin e të cilit po diskutoni mund t'i shikojë emailet dhe të zemërohet me ju dhe/ose të vihet në siklet, dhe kjo mund të prishë marrëdhënien tuaj me personin.
Hapi 4. Shmangni flakërimin
Flakët janë në thelb ofendime të dërguara në internet për t'ju ofenduar, kështu që është e rëndësishme të mos dërgoni flakë te njerëzit e tjerë ose të filloni luftëra me flakë. Kjo mund ta bëjë personin tjetër të çmendur, dhe ju gjithashtu mund të pezulloni llogarinë tuaj për këtë.
Hapi 5. Shmangni ndarjen e informacionit personal të të tjerëve pa leje
Kjo mund të jetë gjithçka, nga mosha e një personi deri tek emri i shkollës ku ai ose ajo shkon. Vendoseni veten në vendin e personit tjetër - si do të ndiheshit nëse dikush do t'i jepte mikut tuaj adresën e shtëpisë tuaj? Ju nuk do të ishit shumë të lumtur, prandaj sigurohuni që të merrni leje para se të ndani informacionin personal të dikujt me të tjerët përmes emailit, ose mos e bëni fare.
Hapi 6. Mos dërgoni një email kur jeni të zemëruar
Do të tregojë se jeni të zemëruar dhe ju mund ta shqetësoni personin. Për shembull, nëse jeni të zemëruar me dikë në punë dhe i dërgoni një email atij personi me një shaka të madhe në të gjitha shkronjat, kjo mund të bëjë që personi që i keni dërguar email të irritohet. Kjo është e njëjta gjë me përgjigjen në email; nëse jeni të zemëruar me dikë që ju ka dërguar një mesazh të veçantë, ndaloni përgjigjen derisa të qetësoheni.
Mostra të postës elektronike
Shembull email i kujtesës së thirrjes së konferencës
Mbështetni wikiHow dhe zhbllokoni të gjitha mostrat.
Shembull emaili që përshkruan politikën e re
Mbështetni wikiHow dhe zhbllokoni të gjitha mostrat.
Shembull Profesor Email Për një pyetje
Mbështetni wikiHow dhe zhbllokoni të gjitha mostrat.
Video - Duke përdorur këtë shërbim, disa informacione mund të ndahen me YouTube
Këshilla
- Shkronjat standarde e bëjnë leximin më të lehtë. Për shembull, Arial, Cambria dhe Narrow. Mbani madhësinë e shkronjave në normale, në përgjithësi jo më shumë se 15. Nëse keni nevojë të tërhiqni vëmendjen në një mënyrë të veçantë ose të theksuar, përdorni shkronja të theksuara ose të pjerrëta. Kjo është pafundësisht më mirë sesa të bërtasësh nëpër të gjitha kryeqytetet.
- Nëse ju është dërguar një flakë, fshijeni atë menjëherë për të shmangur fillimin e një lufte me flakë.
- Mos harroni se toni juaj nuk mund të dëgjohet në e-mail. A keni provuar ndonjëherë sarkazëm në një e-mail, dhe marrësi e ka marrë atë në rrugën e gabuar? Mesazhet elektronike nuk arrijnë të përcjellin nuancat e komunikimit verbal. Në një përpjekje për të nxjerrë në pah tonin e zërit, disa njerëz përdorin emoticons, por i përdorin me masë në mënyrë që të mos dukeni joprofesionistë.
Gjithashtu, mos supozoni se përdorimi i një emoticoni me një buzëqeshje do të zbusë një mesazh të vështirë.
- Shmangni përdorimin e e-mail si një mjet për të shmangur kontaktet personale. "Ne do t'ju dërgojmë një email" shpesh mund të jetë fjalia më zemëruese për këdo. E-mail nuk duhet t'i shmanget idesë së kontaktit ballë për ballë apo edhe bisedave telefonike. Përmbahuni gjithashtu nga përdorimi i e-mailit për të shmangur një situatë të pakëndshme si falja ose fshehja e një gabimi.
- Përfundoni emailin tuaj me mirësjellje. Mbyllja me një deklaratë të tillë si "Urimet më të mira", "Fat i mirë" ose "Faleminderit paraprakisht për ndihmën tuaj", mund të zbusë edhe një email të ashpër dhe mund të nxjerrë një përgjigje më të favorshme.
- Kujdes me kërkimin e faturave. Ndërsa ka raste të caktuara kur marrja e kërkuar mund të jetë e nevojshme për qëllime të mbajtjes së regjistrave ose dëshmi të marrjes, shumica e rasteve kjo është thjesht irrituese dhe e detyron lexuesin të kryejë veprime shtesë për t'u marrë me emailin tuaj. Nëse diçka është vërtet urgjente, ose vërtet duhet të siguroheni që marrësi të ketë mesazhin tuaj, merrni telefonin dhe përdorni atë në vend të tij.
- Nëse ju dërgohet diçka që ju bën të pakëndshme, siç është një thashethem i përcjellur, fshijeni atë. Ju nuk duhet të dëshironi të jeni pjesë e kësaj.
Paralajmërimet
- Shmangni ngacmimet kibernetike. Isshtë e paligjshme dhe mund të prekë jashtëzakonisht shumë njerëzit e tjerë, veçanërisht adoleshentët (mund të shkaktojë vetëvrasje, për shembull).
- Mos përdorni të gjitha kapakët. Kjo është një praktikë e panevojshme dhe mund të shqetësojë marrësin tuaj, duke ju fituar një letër flakë në këmbim. Të gjitha kryeqytetet konsiderohen si ekuivalenti i "bërtitjes".
- Përmbahuni nga përcjellja e Postës Zinxhirore. Do të kishte shumë pak njerëz që gëzojnë të marrin mesazhe të vazhdueshme të panevojshme. Këto lloje të e-mail-eve kanë qenë të njohur për të kontrolluar viruset e rrezikshme dhe të dëmshme që mund të transferohen në dhe nga kompjuterët. Synoni të përcillni vetëm mesazhet që i keni marrë drejtpërdrejt nga adresuesit që flasin.
- Mos e përdorni nënshkrimin tuaj të punës për email personal - do t’ju bëjë të dukeni jomiqësor.
