Alwaysshtë gjithmonë zhgënjyese kur duhet të presësh për një përgjigje, qoftë për një intervistë pune, një propozim biznesi, ose thjesht duke bërë plane me një mik. Dërgimi i një emaili pasues mund të jetë shumë efektiv në marrjen e asaj përgjigjeje, veçanërisht nëse e bëni kërkesën tuaj pas një pritjeje të arsyeshme dhe e shkruani atë qartë, shkurt dhe me respekt. Për të përmirësuar më tej shanset tuaja për sukses, bëni sa më shumë "punën e këmbëve" që mundeni për t'i bërë gjërat më të lehta për marrësin tuaj.
Hapa
Metoda 1 nga 3: Zgjedhja kur dhe ku të dërgoni përcjellje
Hapi 1. Prisni të paktën 3 ditë pune për të dërguar një vazhdimësi
Nuk ka asnjë rregull universal për sa kohë duhet të prisni para se të dërgoni një email përcjellës. Një rregull i mirë është 3 ditë pune, përveç nëse personi juaj i kontaktit dha një datë të caktuar kur ata do të përgjigjeshin. Në atë rast, prisni të paktën 1 ditë pune pas asaj date.
- Për shembull, nëse personi thotë se do të përgjigjet para ose të martën më 19, prisni të paktën të mërkurën më 20 për t'u përgjigjur.
- Për ndjekjet e intervistës së punës, zakonisht është më mirë të prisni të paktën 5 ditë pune.
- Nuk është e nevojshme të llogaritni vetëm ditët e punës (domethënë, kalimin e fundjavave dhe pushimeve) kur ndiqni në një kapacitet personal.
- Mos supozoni më të keqen që nuk keni marrë punë ose se ata nuk janë të interesuar në propozimin tuaj të biznesit-vetëm sepse nuk keni marrë një përgjigje të shpejtë. Personi juaj i kontaktit mund të jetë thjesht shumë i zënë!
Hapi 2. Drejtojeni emailin drejtpërdrejt personit tuaj të kontaktit
Ky është gjithmonë rasti për emailet personale, natyrisht, dhe zakonisht strategjia më e mirë për ndjekjet e biznesit. Nëse personi ju ka dhënë informacionin e tij të kontaktit ose ju ka ftuar që të vazhdoni me të, gjithmonë dërgojini mesazhin drejtpërdrejt atij (dhe vetëm atij).
- Nëse personi nuk ju ka dhënë informacionin e tij të kontaktit ose ju ka ftuar të ndiqni me të, dërgoni emailin tuaj tek personi i drejtuar i kontaktit (si një asistent administrativ ose një koordinator rekrutimi). Kërkoni në rreshtin e subjektit që mesazhi t'i drejtohet personit me të cilin keni trajtuar më parë.
- Nëse keni pasur kontakt paraprak me personin me email, përdorni të njëjtat adresa emaili "për" dhe "nga" si më parë.
Hapi 3. Dërgo jo më shumë se 2 email përcjellës në total
Enoughshtë mjaft e vështirë të dish kur të dërgosh një vazhdimësi, kështu që ç'të themi për një vazhdimësi për një vazhdimësi? Nëse ndjekja juaj e parë mbetet pa përgjigje, prisni të paktën 1-2 ditë pune për të dërguar ndjekjen e dytë. Nëse ky mesazh i dytë mbetet pa përgjigje, ose ndaloni së ndjekuri ose kontaktoni dikë tjetër brenda biznesit.
- Ndërsa mund të krijoni një mesazh të ri përcjellës nëse dëshironi, është gjithashtu në rregull të dërgoni të njëjtin mesazh si përcjellja juaj origjinale, por shtoni një shënim në krye si në vijim: “(Tom: Unë e dërgova këtë përcjellje të martën dhe mezi pres të dëgjoj nga ju në lidhje me mundësinë e biznesit që diskutuam të enjten e kaluar. Faleminderit, Jan)"
- Si rregull i përgjithshëm, mos u shqetësoni fare (për mos marrjen e punës, etj.) Nëse duhet të dërgoni 1 vazhdim. Shqetësohuni vetëm nëse duhet të dërgoni 2 vazhdime. Filloni të shqetësoheni pak më shumë nëse nuk dëgjoni përsëri pas ndjekjes së dytë!
Hapi 4. Parandaloni nevojën për një vazhdimësi me një email falënderimi
Alwaysshtë gjithmonë e sjellshme të dërgoni një email falënderimi një ditë pas çdo takimi biznesi-veçanërisht, por jo vetëm, një intervistë pune-si dhe pas shumë skenarëve të kontaktit personal. Nëse vendosni një përmendje vijuese në këtë falënderim, mund të jeni në gjendje të inkurajoni një përgjigje pa pasur nevojë të dërgoni një përcjellje të veçantë disa ditë më vonë.
- Emaili i falënderimit mund të përdorë pothuajse të njëjtin format dhe përmbajtje si një email vijues, vetëm me pak më shumë hapësirë kushtuar falënderimit të personit dhe pak më pak të shpenzuar për të kërkuar një përgjigje.
- Sidoqoftë, kjo nuk llogaritet si një vazhdimësi "zyrtare", kështu që ju mund të dërgoni deri në 2 ndjekje "të vërteta" nëse është e nevojshme!
Metoda 2 nga 3: Formatimi i postave elektronike përcjellëse
Hapi 1. Referojuni drejtpërdrejt kontaktit tuaj paraprak në rreshtin e subjektit
Nëse tema juaj është e paqartë ose e parëndësishme, ndjekja juaj mund të përfundojë e palexuar ose në koshin e plehrave. Zgjidhni fjalët tuaja me kujdes në mënyrë që rreshti i temës të lidhet menjëherë dhe në mënyrë eksplicite me ndërveprimin tuaj me marrësin.
- Një strategji është të shtoni "RE:" në një përshkrim të ndërveprimit tuaj të mëparshëm, kështu që lexohet si një vazhdim i asaj ngjarjeje: "RE: Intervistë e Premte 9/23 në 11 të mëngjesit."
- Një opsion tjetër është të përfshini emrin tuaj, një përshkrues të shkurtër dhe të drejtpërdrejtë dhe arsyen e emailit tuaj: "Ndjekja e intervistës së Terry Regula 9/23".
- Asnjëherë mos supozoni se personi do të njohë adresën tuaj të postës elektronike dhe do të hapë mesazhin. Përdorni rreshtin e temës në avantazhin tuaj.
Hapi 2. Emërtoni marrësin në përshëndetjen tuaj dhe falënderojini ata në mbylljen tuaj
Ndërsa mund të jeni në mënyrë të përshtatshme joformale për një email personal pasues, një vazhdim i biznesit duhet të balancojë formalitetin respektues dhe familjaritetin e prodhuar nga ndërveprimi juaj paraprak. Në shumicën e rasteve, për shembull, ju mund ta përshëndetni personin me emrin e tij të parë-përderisa ata e prezantuan veten si "Joe Selmon" ose thanë "më quani Barb".
- Përshëndetja juaj zakonisht mund të duket kështu: "I dashur Joe" ose "I dashur Barb", nëse nuk mendoni se më shumë formalitet është i përshtatshëm: "I dashur Zoti Selmon" ose "I dashur Dr. Bennet".
- Për mbylljen, falenderojini për herë të fundit dhe përdorni emrin dhe mbiemrin tuaj: "Faleminderit, Steve Caraway."
Hapi 3. Përdorni jo më shumë se 3-4 paragrafë, secili 2-3 fjali të gjatë
Kur vjen puna për të shkruar vazhdime, shkoni në pikë dhe shkoni atje shpejt! Kjo nuk do të thotë të shkruani vetëm një fjali të vetme, por do të thotë të krijoni një email të efektshëm pa ndonjë përmbajtje të tepërt. Krijoni paragrafë të pastër dhe të pastër përgjatë vijave të mëposhtme (ose të ngjashme):
- Pershendetje
- Paragrafi 1: një falënderim dhe një deklaratë e qartë që po ndiqni.
- Paragrafi 2: një përmbledhje e shpejtë e detajeve të kontaktit tuaj.
- Paragrafi 3: një riafirmim i shpejtë i interesit ose padurimit tuaj.
- Paragrafi 4: një deklaratë që "po pret me padurim" për një përditësim ose se "do të vlerësohej".
- Mbyllja
Hapi 4. Siguroni të gjitha informacionet përkatëse që i duhen marrësit
Sigurohuni që personi tjetër duhet të bëjë sa më pak të jetë e mundur në mënyrë që t'ju japë një vazhdimësi. Arsyeja e vetme që ata nuk janë kthyer tek ju akoma është ndoshta sepse ata kanë qenë të zënë. Pra, nëse ata duhet të shikojnë prapa nëpër shënimet ose skedarët e tyre për të marrë informacion mbi ndërveprimin tuaj të mëparshëm, ata kanë më shumë gjasa të vendosin se as koha e tyre nuk ia vlen të kthehet tek ju tani.
- Nëse keni pasur një intervistë, përmendni datën dhe kohën specifike, emrin e pozicionit, ose një përmbledhje shumë të shpejtë të intervistës ose një anekdotë ose episod të zgjedhur prej saj. Për shembull: "Unë po shkruaj për të vazhduar intervistën tonë të hënën e kaluar më 23 në mesditë. Me siguri ju kujtohet se isha aq e etur për të folur për pozicionin e menaxherit të shitjeve, saqë gati e derdhja kafenë time në tryezën tuaj!"
- Sigurohuni që të jepni informacion të qartë për çdo formë të kontaktit që dëshironi që ata të kenë opsionin për të përdorur: email, telefon/tekst, postë, etj.
Metoda 3 nga 3: Të qenit i qartë, konciz dhe me respekt
Hapi 1. Falenderoni marrësin dhe deklaroni se po e ndiqni që në fillim
Mos e varros faktin që po shkruan një vazhdimësi në mes të emailit. Në vend të kësaj, bëjani të ditur personit pse po i drejtoheni-dhe tregojini atij një vlerësim ndërsa jeni gati!
Provoni diçka si kjo: “Faleminderit përsëri që morët kohë për t'u takuar me mua të enjten e kaluar. Unë po shkruaj për të vazhduar atë takim dhe mendimet tuaja për propozimin tim."
Hapi 2. Përsëriteni ndërveprimin tuaj dhe riafirmoni interesin tuaj shpejt
Jepini personit një rifreskim të kontaktit tuaj të mëparshëm, veçanërisht në një skenar biznesi kur e dini që personi tjetër ka marrë shumë intervista, takime etj. Sigurohuni që ata të kujtojnë menjëherë se kush jeni dhe çfarë diskutuat.
Për shembull: "Ishte kënaqësi të paraqes planin tim për thjeshtimin e operacioneve tuaja të faturimit dhe shpresoj që të ndani entuziazmin tim për të punuar së bashku për ta zbatuar atë."
Hapi 3. Jini të drejtpërdrejtë dhe të sjellshëm, jo nxitës, falës ose pasiv-agresiv
Mos kini turp të ndiqni! Thingshtë një gjë e mirë të konfirmoni interesin tuaj dhe dëshirën tuaj për të ditur se ku qëndroni, përderisa e bëni këtë me edukatë dhe respekt. Mos harroni se nuk ju detyrohet një përgjigje për kushtet tuaja, megjithatë bëni një kërkesë, jo një kërkesë.
- Përdorni një ton si ky: "Mezi pres të dëgjoj se ku qëndroj në lidhje me pozicionin e komunikimit me komunitetin."
- Mos u nxitoni: "Ju premtuat një përgjigje deri dje, dhe unë duhet të dëgjoj nga ju sa më shpejt të jetë e mundur."
- Mos u bëni as pasiv-agresiv: "Unë mendoj se nuk e kam marrë punën pasi nuk u ktheve kurrë tek unë, por do të doja konfirmimin e kësaj."
Hapi 4. Tregojini dhe tregojini marrësit se e vlerësoni kohën e tyre
Përdorimi i një linje të qartë të temës dhe arritja në pikën e emailit tuaj menjëherë tregon respekt për kohën e personit tjetër. Alsoshtë gjithashtu një ide e mirë të thuash në mënyrë specifike një ose dy herë në mesazh se e vlerëson kohën që ata po të kushtojnë për ty. Tejkalimi i punës me lajka nuk është i nevojshëm apo edhe i dobishëm, por të tregosh njëfarë respekti gjithmonë përmirëson shanset për një përgjigje të shpejtë.
- Për shembull: "Unë e di që ju jeni me të vërtetë të zënë këtë kohë të vitit dhe e vlerësoj kohën që keni kaluar duke komunikuar me mua."
- Ose: “Faleminderit përsëri që morët kohë për t’iu përgjigjur pyetjeve të mia të enjten e kaluar. Kam vetëm një kërkesë më të shpejtë.”
- Nëse personi ka qenë shumë i zënë për t'u kthyer me ju, t'i tregoni dhe t'i tregoni se sa e vlerësoni kohën e tij është një mënyrë e shkëlqyeshme për t'i nxitur ata që të përgjigjen!
