Nga natyra e tij, emaili nuk është aq formal sa shkrimi i letrave. Sidoqoftë, do të keni akoma raste kur duhet të jeni më formal në shkrimin tuaj të postës elektronike. Mendoni se kush është marrësi dhe më pas zgjidhni një përshëndetje të përshtatshme për situatën. Pasi ta keni kuptuar këtë, mund të kaloni në formatimin e përshëndetjes dhe shkrimin e fjalive hapëse.
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Duke marrë parasysh Marrësin
Hapi 1. Vendosni sa formal duhet të jeni
Edhe nëse jeni duke shkruar një email "formal", sa formal është ai email varet nga personi që e merr atë. Për shembull, nuk do të përdorni të njëjtin nivel formaliteti kur shkruani një profesor siç do të bënit kur aplikonit për një punë.
Kur jeni duke kontaktuar për herë të parë me dikë, është më mirë të jeni më formal sesa duhet, vetëm për të qenë në anën e sigurt
Hapi 2. Gjeni emrin e personit
Bëni disa kërkime për të gjetur emrin e personit nëse nuk e dini tashmë. Njohja e emrit të personit e bën përshëndetjen të duket më e personalizuar, edhe kur jeni duke përdorur teknika formale për emailin tuaj.
Hapi 3. Ndiqni shembullin e personit
Nëse personi ju ka dërguar email tashmë, është mirë të kopjoni stilin e tij të përshëndetjes. Për shembull, nëse ata përdorin "Përshëndetje" dhe emrin tuaj të parë, është e pranueshme të përgjigjeni në të njëjtin stil, duke përdorur "Përshëndetje" dhe emrin e personit kur adresoni emailin.
Pjesa 2 nga 3: Zgjedhja e një përshëndetjeje
Hapi 1. Kthehuni tek "I dashur
"" I dashur "(i ndjekur nga emri i personit) është një gatishmëri e vjetër për një arsye. Formalshtë zyrtare pa qenë e ngopur, dhe për shkak se përdoret aq shpesh, shpesh bëhet e padukshme në një përshëndetje, gjë që është një gjë e mirë. Ju nuk dëshironi që përshëndetja juaj të dalë jashtë sepse është e papërshtatshme.
Hapi 2. Provoni "Përshëndetje", kur nuk e dini emrin e personit
Përshëndetjet janë një përshëndetje relativisht formale që mund të përdorni në email -et e biznesit, veçanërisht nëse nuk e dini emrin e personit. Sidoqoftë, është gjithmonë më mirë të zbuloni emrin e personit nëse është e mundur.
Ju gjithashtu mund të përdorni "Për kë mund të shqetësohet" nëse emaili është veçanërisht formal dhe nuk e dini emrin e personit. Sidoqoftë, ky përshëndetje mund të jetë zhgënjyes për disa njerëz
Hapi 3. Konsideroni "Hi" ose "Hello" në email pak më pak formal
Emailet priren të jenë më pak formalë sesa letrat në përgjithësi, kështu që ju mund të largoheni me diçka si "Përshëndetje" në një email disi formal. Për shembull, nëse po i dërgoni email profesorit tuaj, veçanërisht atij me të cilin në fakt ndërveproni, "Përshëndetje" ose "Përshëndetje" duhet të funksionojë mirë.
Hapi 4. Kalo "Hej
"Ndërsa" Përshëndetje "mund të jetë e pranueshme në një email gjysmë formal," Hej "ndoshta nuk është. It'sshtë një përshëndetje shumë joformale, edhe në të folur, kështu që ju duhet ta shmangni atë në çdo lloj emaili formal. Edhe nëse e njihni shefin tuaj mjaft mirë, për shembull, është ndoshta më mirë të kaloni "Hey" kur i dërgoni me email.
Hapi 5. Përdorni një titull në vend të një emri kur është e nevojshme
Ndonjëherë, kur i shkruani një personi, ju e dini vetëm titullin e tij brenda kompanisë ose organizatës. Në atë rast, ju mund të vendosni vetëm titullin e personit në vend të emrit të personit, të tilla si "I nderuar menaxher i punësimit", "Komiteti i punësimit i dashur" ose "Profesor i dashur".
Hapi 6. Shtoni nderimin e personit për ta bërë atë më formal
Kur është e mundur, shtoni "Z.", "Znj.", "Dr." ose "Profesor" para emrit të personit për ta bërë atë më formal. Gjithashtu, përdorni mbiemrin ose emrin e plotë të personit për të qenë më formal, sesa thjesht emrin e personit.
Pjesa 3 nga 3: Formatimi dhe fillimi i emailit
Hapi 1. Vendoseni përshëndetjen në rreshtin e parë
Linja kryesore duhet të jetë përshëndetja që keni zgjedhur, e ndjekur nga emri i personit. Përdorni një titull për personin kur është e mundur, të tillë si Z., Znj., Ose Dr., e ndjekur nga emri dhe mbiemri i tyre.
Hapi 2. Përdorni një presje
Në përgjithësi, ju do të përdorni një presje pas përshëndetjes. Në letrat zyrtare, ju mund të përdorni një zorrë të trashë, por kjo zakonisht është shumë formale për një email, madje edhe një zyrtar. Një presje do të jetë e mjaftueshme në shumicën e rasteve, megjithëse mund të përdorni një zorrë të trashë nëse jeni duke shkruar një letër motivuese në një email.
Hapi 3. Kaloni në rreshtin tjetër
Përshëndetja shkon në vijën e vet në krye, kështu që pasi ta keni shkruar, shtypni butonin e kthimit për të kaluar në rreshtin tjetër. Nëse jeni duke përdorur ndërprerje të linjave në vend të indentioneve për të bërë paragrafë, do t'ju duhet të lini një vijë të zbrazët midis përshëndetjes dhe paragrafit të parë.
Hapi 4. Prezantoni veten në fjalinë hyrëse, nëse është e nevojshme
Nëse po shkruani dikë për herë të parë, duhet të jepni një hyrje, edhe nëse e njihni personin në jetën reale. Duke i dhënë personit një çelës se kush jeni, i inkurajoni ata të vazhdojnë të lexojnë.
- Për shembull, mund të shkruani, "Emri im është Jessica Hills, dhe unë jam drejtor marketingu për XYZ Company". Ju gjithashtu mund të përfshini si e njihni personin: "Emri im është Robert Smith, dhe unë jam në klasën tuaj të marketingut (Marketingu 101 që takohet të martave dhe të enjteve në mesditë)."
- Nëse e njihni tashmë personin dhe e keni shkruar më parë, mund të përdorni fjalën e parë si përshëndetje. Për shembull, ju mund të thoni, "Faleminderit që u kthyet tek unë kaq shpejt", ose "Shpresoj se po bëni mirë."
Hapi 5. Shkoni në pikë
Shumica e postave elektronike zyrtare duhet të arrijnë në pikë shpejt. Kjo do të thotë që fjalia juaj e parë ose e dytë duhet të prezantojë arsyen pse po i shkruani marrësit. Mos harroni të jeni sa më konciz që të jetë e mundur kur përshkruani qëllimin tuaj.
