Një bazë të dhënash për klientët mund të eliminojë një numër të madh dokumentesh për një biznes, duke siguruar një depo të vetme për informacionin e vlefshëm të klientit që mund të përdoret nga ekipet e shitjeve, personeli mbështetës i klientit dhe madje edhe ekipi i kontabilitetit. Ndërsa është e mundur të blini produkte softuerësh që ofrojnë formate bazë për këtë lloj baze të dhënash, bazat e të dhënave të personalizuara mund të krijohen duke mbajtur parasysh disa baza për formën dhe funksionin.
Hapa
Hapi 1. Blini softuer për krijimin e bazës së të dhënave
Zgjidhni një produkt që është në përputhje me përpunimin e tekstit dhe mjete të tjera softuerike të përdorura në biznes. Kjo do ta bëjë më të lehtë importimin ose eksportimin e të dhënave nga burime të tjera, duke bërë të mundur shmangien e futjes së një sasie të madhe të të dhënave në bazën e të dhënave të krijuar rishtazi.
Hapi 2. Përcaktoni llojin e informacionit që do të vendoset në bazën e të dhënave të klientit
Shumica e modeleve do të përfshijnë informacione të tilla si emri i kompanisë, adresa postare, adresa fizike, emri i kontaktit, numrat e telefonit dhe faksit dhe adresat e postës elektronike. Të dhëna shtesë të tilla si informacioni mbi kushtet e kontratës, çmimet dhe shënimet mbi detyrat në pritje të lidhura me secilin klient shpesh përfshihen në të dhënat e kapura dhe të mirëmbajtura në këtë lloj burimi elektronik.
Hapi 3. Konsideroni përdorimet e mundshme për bazën e të dhënave
Së bashku me sigurimin e një burimi të centralizuar për të tërhequr të dhëna të rëndësishme, mendoni në lidhje me llojet e raporteve që mund të krijohen duke përdorur të dhënat, ose nëse baza e të dhënave është menduar për t'u përdorur si burim në gjenerimin e etiketave postare, listave të postës elektronike, apo edhe listave për t'u përdorur në transmetimin me faks. Mbajtja parasysh e kësaj do të ndihmojë në përcaktimin e mënyrës së emërtimit të secilës prej fushave në të cilat do të ruhen të dhënat dhe do të lehtësohet procesi i krijimit të formateve të raporteve që tërhiqen nga ato fusha.
Hapi 4. Organizoni fushat e të dhënave
Krijoni një model të thjeshtë që ndjek një sekuencë logjike kur bëhet fjalë për futjen e emrave, adresave dhe informacioneve të tjera të kontaktit. Duke e bërë këtë e bën më të lehtë lëvizjen nga 1 fushë në tjetrën me një ndërprerje minimale dhe përfundimin e regjistrimit të një regjistri të ri të klientit brenda një periudhe të arsyeshme kohore.
Hapi 5. Vendosni autorizimet në secilën nga fushat
Kjo përfshin identifikimin se cilat fusha do të përfshihen në formatet e raportit, si dhe cilat mund të shërbejnë si bazë për klasifikimin ose kërkimin e shënimeve të bazës së të dhënave. Caktimi i autorizimeve të duhura për secilën fushë do të përshpejtojë marrjen e të dhënave të duhura kur dhe sipas nevojës.
Hapi 6. Përgatitni formatet e raportit
Disa formate bazë që mund të përdoren shpesh do të jenë shpesh të mjaftueshme, megjithëse përdoruesve kryesorë mund t'u jepet aftësia për të krijuar raporte të personalizuara që përfshijnë fusha të rëndësishme për pozicionin e punës së përdoruesit dhe nivelin e qasjes në të dhënat e klientit.
Hapi 7. Krijoni kredencialet e hyrjes dhe të drejtat e aksesit
Një bazë të dhënash e funksionueshme për klientët përfshin aftësinë për të krijuar kredencialet e hyrjes që lejojnë vetëm punonjësit e autorizuar të kenë qasje në informacion. Duke shkuar më tej, caktimi i niveleve të ndryshme të të drejtave siguron që secili përdorues të jetë në gjendje të shikojë, ndryshojë dhe futë të dhëna të rëndësishme për përgjegjësitë e tij të punës, por nuk është në gjendje të shikojë informacione të tjera që janë të dobishme për personelin tjetër.
Hapi 8. Rishikoni dhe testoni bazën e të dhënave të klientit para lëshimit
Provoni të përdorni versionin beta me një grup të vogël punonjësish për t'u siguruar që secili prej funksioneve funksionon siç parashikohet. Përdorni gjetjet e këtij grupi testimi për të zgjidhur çdo çështje me performancën, formatin dhe lehtësinë e përdorimit. Pasi të adresohen dhe zgjidhen të gjitha çështjet, versioni përfundimtar mund të shpërndahet në të gjithë kompaninë.
Këshilla
- Mundohuni të krijoni bazën e të dhënave në mënyrë që të ketë vend për të shtuar më shumë fusha ose veçori ndërsa ndryshojnë nevojat e kompanisë. Kjo do të bëjë të mundur vazhdimin e përdorimit të produktit për disa vite pa pasur nevojë ta zëvendësoni atë me një produkt më të fortë.
- Nuk është e pazakontë që një bazë të dhënash e re për klientët të marrë një periudhë të gjatë kohore për tu zhvilluar. Edhe kur përdorni softuer që lejon ekzekutimin e lehtë të një numri detyrash, mund të duhen javë për të dalë në formatin ideal.
