Edhe pse ato nuk përdoren aq shpesh sot, një makinë faksi është ende një pajisje e rëndësishme për transmetimin e dokumenteve, formularëve dhe shënimeve të shkruara me dorë shpejt dhe me efikasitet, veçanërisht në një mjedis zyre. Një makinë faksi përdor një linjë fikse telefonike aktive për të dërguar dhe marrë dokumente, dhe përdorimi i një të tillë është aq i lehtë sa thirrja e një numri telefoni. Pasi të keni konfiguruar siç duhet makinën tuaj të faksit dhe të njiheni me metodat për dërgimin dhe marrjen e një faksi, do të dërgoni dokumente me lehtësi në asnjë kohë!
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Konfigurimi i makinës tuaj të faksit
Hapi 1. Poziciononi makinën e faksit
Vendoseni makinën e faksit në një sipërfaqe të sheshtë pranë prizave të energjisë dhe një prizë telefoni. Sigurohuni që ushqimi i letrës të jetë i kthyer nga jashtë. Kjo do të ndihmojë në parandalimin e bllokimit të fakseve dhe dokumenteve të skanuar midis murit dhe makinës dhe parandalimin e dëmtimit të tyre.
Hapi 2. Lidhni burimin e energjisë
Lidheni makinën e faksit në prizën më të afërt të murit. Sigurohuni që lidhja të jetë e shëndoshë dhe priza të përshtatet siç duhet në prizë. Pasi faksi të jetë lidhur me burimin e energjisë, sigurohuni që të mbetet i fikur për pjesën e mbetur të konfigurimit.
Hapi 3. Siguroni linjën telefonike
Një makinë faksi përdor një linjë telefonike për të dërguar dhe marrë të dhëna për të krijuar dhe printuar dokumente. Ata nuk do të punojnë përmes një linje telefonike të bazuar në internet. Sigurohuni që të keni një linjë telefoni aktive dhe një numër telefoni për pajisjen e faksit në mënyrë që pajisja juaj të transmetojë dhe të marrë sinjale për të krijuar dokumentet.
Thirrni ofruesin tuaj kabllor dhe telefonik për të vendosur një linjë fikse nëse është e nevojshme
Hapi 4. Lidhni kabllon e telefonit
Një kabllo standarde e telefonit duhet të lidhet në folenë e telefonit të faksit, e cila është zakonisht në pjesën e pasme të makinës. Fundi tjetër i kordonit duhet të fiksohet drejtpërdrejt në prizën më të afërt të telefonit në mur. Kontrolloni dy herë për të parë nëse kordoni është i lidhur me makinën dhe folenë e telefonit të murit.
Hapi 5. Shtoni letër dhe bojë
Faksi do të kërkojë një furnizim me letër dhe bojë për të krijuar dhe printuar dokumentet në hyrje. Sigurohuni që i keni këto furnizime në dorë.
- Para se të futni letrën, ventilatoni ose shfletoni pirgun e letrës për t'u siguruar që ato nuk ngjiten së bashku. Kjo do të ndihmojë në parandalimin e bllokimeve të letrës.
- Çdo makinë do të vendosë një lloj, madhësi dhe numër të caktuar të fishekëve të bojës. Sigurohuni që të rishikoni udhëzimet e makinës për të vendosur se cila bojë funksionon më mirë me makinën tuaj.
Hapi 6. Kontrolloni lidhjen
Pasi faksi juaj të jetë lidhur dhe letra dhe boja janë futur, ndizni pajisjen dhe kontrolloni lidhjen telefonike. Lidhja duhet të jetë e sigurt për të përdorur pajisjen e faksit.
- Kontrolloni që telefoni fiks të jetë lidhur siç duhet duke marrë marrësin e faksit nëse është i disponueshëm në pajisjen tuaj. Marrësi duhet të ngjasojë me një telefon. Dëgjoni zhurmën e zhurmshme të një toni telefonues, i cili do të tregojë se lidhja është e sigurt.
- Nëse faksi nuk ka marrës, mund të lidhni një telefon përmes folesë së jashtme të telefonit në faks. Ju duhet të dëgjoni zhurmën e zhurmës së një toni telefonues nëse lidhja është e shëndoshë.
Pjesa 2 nga 3: Dërgimi i një faksi
Hapi 1. Ndizni makinën
Sigurohuni që makina të jetë e ndezur dhe se kordoni i telefonit është i sigurt në vend para se të dërgoni një dokument. Ju mund të dëshironi të kontrolloni marrësin për një ton thirrjeje për të siguruar që lidhja është e sigurt.
Hapi 2. Përdorni një fletë mbulimi
Një fletë mbulimi është një mënyrë e shkëlqyeshme për të garantuar që dokumenti juaj të arrijë tek personi i duhur. Kjo është veçanërisht e dobishme kur dërgoni fakse në një biznes ku disa punonjës mund të përdorin të njëjtën pajisje. Një fletë mbuluese duhet të përfshijë emrin e marrësit, numrin e tyre të faksit dhe tuajin, informacionin tuaj të kontaktit dhe numrin e faqeve që marrësi duhet të presë të marrë në faks.
Përfshirja e numërimit të faqeve në fletën e kopertinës është e dobishme për marrësin, kështu që ata do të dinë nëse kanë marrë të gjitha faqet e nevojshme
Hapi 3. Rendit dokumentet siç duhet
Sigurohuni që të shtoni numrat e faqeve dhe t'i vendosni faqet e dokumentit në rendin që dëshironi që ato të merren. Ju nuk dëshironi që marrësi të grumbullojë faqet së bashku. Kjo mund të shkaktojë konfuzion dhe mund të ndërhyjë në kuptimin e synuar pas dokumentit. Renditja e faqeve dhe numërimi i tyre do të sigurojë një transferim efikas të informacionit.
Hapi 4. Futni dokumentet në skaner
Shumica e makinave të faksit do të kërkojnë që ju ta vendosni dokumentin ose me fytyrë lart ose me fytyrë poshtë në pjesën e skanerit të faksit. Nuk ka asnjë metodë standarde në të gjitha pajisjet. Shumica e makinave të faksit do të tregojnë se cilën metodë të përdorni me një simbol të lexueshëm lehtë në pjesën e përparme të pajisjes.
Hapi 5. Thirrni numrin e faksit të marrësit
Duke përdorur tastierën në pjesën e përparme të faksit, thirrni numrin e faksit të marrësit, përfshirë kodin e zonës. Nëse jeni duke dërguar me faks një dokument ndërkombëtar, duhet të futni kodin e vendit. Nëse ekziston një numër i korporatës që përdoret për të thirrur nga jashtë (shpesh "7" ose "9"), sigurohuni që të godisni atë shifër para kodit të zonës ose vendit dhe numrin e faksit.
Hapi 6. Dërgoni dokumentet
Pasi të keni thirrur numrin, shumica e makinave të faksit do të kërkojnë që të shtypni një buton "dërgoni" ose "filloni" për të transmetuar dokumentin. Shikoni se si transmeton dokumenti në rast se ka një gabim ose një bllokim letre. Kur transferimi i dokumentit ka qenë i suksesshëm, faksi printoni një raport progresi ose faqe konfirmimi. Nëse merrni një mesazh gabimi, provoni ta dërgoni përsëri dokumentin.
Pjesa 3 nga 3: Marrja e një faksi
Hapi 1. Kontrolloni lidhjen
Sigurohuni që makina e faksit është e ndezur. Alsoshtë gjithashtu e rëndësishme të siguroheni që makina e faksit është e lidhur me një burim energjie dhe prizën e telefonit në mënyrë që të merrni fakse. Ju mund të dëshironi të merrni marrësin dhe të dëgjoni tonin e thirrjes për të siguruar lidhjen e duhur.
Hapi 2. Inspektoni furnizimin me letër dhe bojë
Ju do të dëshironi të siguroni mjaft letër dhe bojë në pajisjen e faksit. Nëse merrni shumë dokumente përmes faksit, sigurohuni që t'i kontrolloni këto furnizime shpesh. Përndryshe, kjo mund t'ju pengojë të merrni një dokument në tërësi ose të vononi mbërritjen e tij.
Hapi 3. Dëgjoni për zile
Makina e faksit do të bjerë ose do të bëjë një tingull dial-up kur merr një dokument hyrës. Makina është vendosur të përpunojë automatikisht këto dokumente, kështu që nuk kërkohet të bëni asgjë në këtë kohë. Shmangni shtypjen e butonave në makinë gjatë kësaj kohe, përndryshe lidhja mund të shqetësohet ose shkëputet.
Hapi 4. Rishikoni dokumentin
Pasi faksi të ketë marrë me sukses dokumentin, do të printojë faqet sipas radhës që janë vendosur nga dërguesi. Rishikoni fletën e kopertinës për të siguruar që ju jeni marrësi i synuar dhe se të gjitha faqet janë transmetuar dhe printuar me sukses.
Hapi 5. Vazhdimi me dërguesin
Nëse dëshironi të konfirmoni që keni marrë faksin, ose nëse shqetësoheni që nuk i keni marrë të gjitha informacionet e nevojshme, mund të dëshironi të ndiqni dërguesin përmes telefonit ose emailit. Informacioni i kontaktit mund të jetë i shënuar në fletën e mbulimit, kështu që referojuni kësaj faqe nëse nuk i keni në dispozicion informacionet e dërguesit.
