Nëse nuk jeni shumë të njohur me Microsoft Excel, mund të duket një program frikësues për t'u përdorur. Për fat të mirë, është e lehtë të fillosh. Ju mund të shkruani të dhëna, t'i kopjoni dhe ngjisni ato nga dokumente të tjera dhe t'i formatoni me vetëm disa klikime. Me pak praktikë, do të jeni në gjendje të futni, modifikoni dhe menaxhoni shpejt të dhënat në Microsoft Excel.
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Hyrja dhe Zgjedhja e të Dhënave
Hapi 1. Nisni Microsoft Excel
Ju mund të gjeni Excel duke klikuar në menunë "Start", duke zgjedhur "All Programs", duke zgjedhur "Microsoft Office" dhe më pas duke zgjedhur "Microsoft Excel". Excel vjen me grupin e Microsoft Office të produkteve të paketuara përgjithësisht me kompjuterë Windows dhe fletore.
Përdoruesit e Mac që kanë blerë Excel për Mac do ta gjejnë programin të vendosur në Dock -in e tyre ose në mesin e tyre duke hapur "Finder" dhe më pas duke zgjedhur "Applications"
Hapi 2. Hapni një spreadsheet
Një "libër pune" i zbrazët mund të shfaqet automatikisht me hapjen e Excel. Përndryshe, do të shihni një "Galeri modelesh" nga e cila ose mund të zgjidhni një libër pune të ri bosh ose një model të formatuar posaçërisht.
Ju gjithmonë mund të hapni një tabelë të re ndërsa punoni në një libër tjetër pune në Excel. Thjesht klikoni në "Skedar" nga shiriti i menusë dhe zgjidhni opsionin "Libri i ri i punës"
Hapi 3. Futni të dhënat në qelizat e dëshiruara
Ju mund të shkruani numra, fjalë, ekuacione, formula ose funksione në çdo qelizë pasi ta zgjidhni dhe klikoni mbi të.
- Kur të përfundoni me një qelizë të caktuar, shtypni ↵ Enter ose Tab ↹ për të kaluar automatikisht në qelizën tjetër horizontalisht.
- Ju gjithashtu mund të krijoni një rresht të ri brenda një qelize në të cilën të shtoni më shumë tekst. Thjesht futni një "Pushim Linje" duke shtypur Alt+↵ Enter.
Hapi 4. Krijoni tituj për kolonat tuaja
Futni tekstin në Rreshtin 1 për të krijuar titujt e kolonave për të dhënat tuaja. Për shembull, futni "Emri" në qelizën A1 dhe "Data" në qelizën B1 dhe lejoni që ato të shërbejnë si titujt e kolonave tuaja për gjurmimin e informacionit të emrit dhe datës.
Hapi 5. Krijoni një seri të dhënash të sekuencuar
Excel është në gjendje të mësojë modelet në bazë të të dhënave tuaja dhe pastaj të plotësojë të dhëna bazuar në ato modele për t'ju kursyer kohë dhe energji. Filloni duke vendosur një model në qelizat e njëpasnjëshme (p.sh. shtypni "Janar" në një qelizë dhe "Shkurt" në tjetrën). Pastaj zgjidhni qelizat e populluara dhe klikoni dhe tërhiqni këndin e poshtëm të djathtë të drejtkëndëshit tuaj të zgjedhur për të zgjeruar modelin në qeliza të reja. Excel do të njohë automatikisht modelin tuaj të vendosur dhe do të plotësojë qelizat pasuese me "Mars", "Prill" etj.
Excel mund të njohë shumë modele të zakonshme të tilla si ditët e javës, datat me hapësirë të barabartë, numrat e njëpasnjëshëm dhe shumë të tjerë
Hapi 6. Zgjidhni një sërë qelizash
Për të zgjedhur një sërë qelizash me anë të miut (për të formatuar ose modifikuar sasi më të mëdha të të dhënave), thjesht klikoni në fillim ose në fund të një diapazoni të dhënash dhe tërhiqeni kursorin në drejtimin tuaj të dëshiruar për të nxjerrë në pah tekstin e duhur. Ekzistojnë gjithashtu një numër i shkurtoreve të dobishme të tastierës të renditura më poshtë.
- Shtypja e Ctrl dhe spacebar shtrin një përzgjedhje në të gjithë kolonën ku gjendet qeliza origjinale.
- Shtypja ⇧ Shift dhe shiriti i hapësirës shtrin një përzgjedhje në të gjithë rreshtin ku ndodhet qeliza origjinale.
- Duke shtypur Ctrl+⇧ Shift dhe spacebar ose Ctrl+A do të zgjidhni të gjithë fletën e punës.
Hapi 7. Futni rreshtat (et)
Filloni duke klikuar një numër rreshti (kjo do të zgjedhë të gjithë rreshtin). Zgjidhni rreshtin që dëshironi që rreshti juaj i ri të shkojë më lart. Klikoni me të djathtën (Kontrolli+klikoni në Mac) dhe zgjidhni "Fut" nga menyja që shfaqet.
- Ky funksion është gjithashtu i disponueshëm nga skeda "Home" duke zgjedhur "Insert" nga "Cells", pastaj "Insert Sheet Rows".
- Futja e rreshtave të shumtë kërkon që ju të zgjidhni rreshta të shumtë mbi vendndodhjen në të cilën dëshironi të vendosni rreshta të rinj. Thjesht zgjidhni të njëjtin numër rreshtash që dëshironi të futen më poshtë.
Hapi 8. Fut kolonat (t)
Filloni duke klikuar një shkronjë kolone (kjo do të zgjedhë të gjithë kolonën). Zgjidhni kolonën në të cilën dëshironi që kolona juaj e re të shkojë në të majtë. Klikoni me të djathtën (Kontrolli+klikoni në Mac) dhe zgjidhni "Fut" nga menyja që shfaqet.
- Ky funksion është gjithashtu i disponueshëm nga skeda "Home" duke zgjedhur "Insert" nga "Cells", pastaj "Insert Sheet Rows".
- Futja e kolonave të shumta kërkon që ju të zgjidhni kolona të shumta në të djathtë të vendndodhjes në të cilën dëshironi të vendosni kolona të reja. Thjesht zgjidhni të njëjtin numër kolonash që dëshironi të futen në të majtë.
Pjesa 2 nga 3: Redaktimi i të dhënave
Hapi 1. Kopjoni një ose më shumë qeliza
Pasi të zgjidhni qelizën (qelizat) që dëshironi të kopjoni, klikoni me të djathtën dhe zgjidhni "Kopjo" nga menyja që shfaqet. Ndryshe shtypni Ctrl+C (ose ⌘ Command+C për përdoruesit e Mac). Kjo do të shtojë të dhënat e zgjedhura në kujtesën tuaj.
Hapi 2. Pritini një ose më shumë qeliza
Pasi të zgjidhni qelizën (qelizat) që dëshironi të shkurtoni, klikoni me të djathtën dhe zgjidhni "Cut" nga menyja që shfaqet. Ndryshe shtypni Ctrl+X (ose ⌘ Command+X për përdoruesit e Mac). Kjo do të shtojë të dhënat e zgjedhura në kujtesën tuaj.
Hapi 3. Ngjitni një ose më shumë qeliza
Pasi të zgjidhni qelizën (qelizat) në të cilën dëshironi të ngjitni të dhënat tuaja, klikoni me të djathtën dhe zgjidhni "Paste" nga menyja që shfaqet. Përndryshe, shtypni Ctrl+V (ose ⌘ Command+V për përdoruesit e Mac). Kjo do të ngjisë përmbajtjen e qelizave të kopjuara ose të prera.
Nëse qeliza juaj përmban një formulë, "Paste" do të ngjisë formulën e vlerës së pa llogaritur të formulës. Për të "ngjitur" vlerat e qelizave, përdorni "Paste Special"
Hapi 4. Ngjit vlerat e qelizave në vend të formulave
Filloni duke zgjedhur "Edit" nga skeda "Home" dhe duke klikuar "Paste Special". Zgjidhni "Vlerat" nga lista e atributeve për t'u ngjitur.
Në varësi të versionit tuaj të Excel, opsionet e tjera në "Paste Special" mund të përfshijnë "Komente" (komente teksti të cilat mund të shtohen në qelizat individuale), "Formate" (të gjitha përzgjedhjet e formatimit të tekstit), ose "Të gjitha" për të ngjitur gjithçka në një herë
Hapi 5. Fshini përmbajtjen e qelizës
Thjesht zgjidhni qelizën (qelizat) në të cilën dëshironi të fshini tekstin dhe shtypni Del ose klikoni me të djathtën dhe zgjidhni "Fshi" nga menyja që shfaqet.
Hapi 6. Zhvendosni qelizat, rreshtat ose kolonat
Theksoni qelizat tuaja të zgjedhura dhe aktivizoni "treguesin e lëvizjes" (shfaqet si katër shigjeta drejtimi për përdoruesit e Windows ose si një ikonë dore për përdoruesit e Mac). Zvarriteni në vendndodhjen tuaj të preferuar për të zëvendësuar të dhënat ekzistuese atje me qelizat që keni vendosur të lëvizni
Hapi 7. Përdorni një formulë
Excel përdor "formula" për të bërë llogaritjet brenda një qelize dhe mund t'i referohet qelizave të tjera si pjesë e asaj llogaritje. Klikoni në qelizën në të cilën dëshironi të futni formulën dhe pastaj filloni duke shtypur "=". Tani shkruani një formulë matematikore dhe klikoni "Enter". Excel do të shfaqë rezultatet (jo vetë formulën).
Ju gjithashtu mund të mësoni më shumë se si të shkruani formula në Microsoft Excel
Hapi 8. Vlerat e referencës nga qelizat e tjera
Formulat mund t'i referohen qelizave të tjera dhe vlerave të tyre. Ndërsa shtypni një formulë, thjesht klikoni një qelizë të vetme ose një sërë qelizash dhe Excel automatikisht do të plotësojë emrin e qelizës (p.sh. B2, D5) në formulën tuaj. Tani formula juaj i referohet asaj qelize specifike dhe do të tërheqë një vlerë prej saj vazhdimisht. Nëse vlera në qelizën e referuar ndryshon, rezultatet e formulës suaj gjithashtu do të ndryshojnë.
Ju gjithashtu mund të referoni vlerat nga fletët e tjera të punës. Filloni duke zgjedhur qelizën në të cilën dëshironi të referoni një vlerë, shkruani një "=" në shiritin e formulës dhe pastaj shkruani formulën tuaj të dëshiruar menjëherë pas "=." Pasi të shtypni formulën, thjesht klikoni në skedën për fletën e punës që ju dëshironi të referoni dhe pastaj zgjidhni gamën e dëshiruar të të dhënave që dëshironi të futet në formulë
Hapi 9. Ndiqni ndryshimet tuaja
Mund të gjurmoni ndryshimet duke zgjedhur "Tools" nga shiriti i menysë dhe pastaj duke klikuar "Track Changes". Së fundi, zgjidhni "Theksoni ndryshimet".
Nëse ky opsion nuk është i disponueshëm, ju jeni në një format vetëm për lexim. Nën "Ndiqni ndryshimet", kontrolloni opsionin pranë "Ndiqni ndryshimet gjatë redaktimit. Kjo gjithashtu ndan librin tuaj të punës." Pasi të zgjidhet ky opsion, atëherë mund të bëni ndryshime dhe t'i shihni ato duke zgjedhur përsëri këtë opsion dhe duke kontrolluar kutinë pranë "Theksoni ndryshimet"
Hapi 10. Shtoni komente
Kjo mund të jetë një mënyrë e dobishme për të diskutuar ndryshimet e bëra në një spreadsheet Excel. Filloni duke zgjedhur qelizën (qelizat) për të cilën dëshironi të komentoni. Pastaj zgjidhni "Fut" nga shiriti i menysë dhe klikoni "Fut koment" nga menyja që shfaqet. Një kuti teksti do të shfaqet në vendndodhjen tuaj të dëshiruar dhe do t'ju lejojë të lini një koment.
Hapi 11. Ruani ndryshimet tuaja
Zgjidhni "File" nga shiriti i menusë dhe klikoni "Save". Pastaj zgjidhni butonin e listës rënëse "Ruaj në" dhe zgjidhni dosjen tuaj të preferuar. Nëse përpiqeni të dilni nga Excel para se të ruani ndryshimet tuaja më të fundit, do të shfaqet një kuti dialogu dhe do t'ju pyesë nëse dëshironi t'i ruani ndryshimet tuaja. Ju ose mund të klikoni "Ruaj" ose "Mos Ruaj" në varësi të preferencës tuaj.
Pjesa 3 nga 3: Formatimi i të dhënave
Hapi 1. Shikoni shiritin "Format"
Sigurohuni që shiriti "Format" është i dukshëm në mënyrë që të keni qasje të lehtë dhe të shpejtë në një sërë opsionesh formatimi. Thjesht klikoni shigjetën me drejtim poshtë në anën e djathtë të shiritit "Format" për ta zgjeruar atë. Kjo do t'ju lejojë të rregulloni stilin dhe madhësinë e shkronjave, ndërsa gjithashtu e bëni tekstin të pjerrët, të theksuar ose të nënvizuar. Gjithashtu ju jep akses shkurtore në disa nga funksionet e diskutuara në hapat e formatimit të përshkruar më poshtë.
Një klikim i djathtë në një qelizë ose grup qelizash gjithashtu sjell opsionet e formatimit. Pasi të klikoni me të djathtën në qelizën (qelizat), zgjidhni "Formatimi i qelizave". Kjo do t'ju ofrojë një numër opsionesh në lidhje me numrin (stilin), shtrirjen, fontin, kufirin, modelet dhe mbrojtjen
Hapi 2. Përfundoni tekstin tuaj
Kjo do të bëjë që teksti të mbështillet dhe të mbetet i dukshëm brenda një qelize në vend që të zvarritet dhe të errësohet nga qeliza tjetër. Filloni duke theksuar qelizat që dëshironi të rregulloni. Pastaj, nën skedën "Home", shikoni grupin e butonave "Alignment" dhe zgjidhni opsionin "Wrap Text".
Ju gjithashtu mund të rregulloni tekstin tuaj për t'iu përshtatur qelizave në mënyrë që kolonat dhe rreshtat të rregullojnë automatikisht gjerësinë ose lartësinë e tyre (respektivisht) në mënyrë që të akomodojnë përmbajtjen brenda një qelize. Nën skedën "Home", shikoni grupin e butonave "Cells" dhe klikoni "Format". Nga menyja "Format", zgjidhni "Madhësia e qelizës" dhe klikoni ose "AutoFit Column Width" ose "AutoFit Row Height"
Hapi 3. Rreshtoni tekstin tuaj
Kjo do të bëjë që teksti juaj të justifikohet në pjesën e majtë, të djathtë ose në qendër të qelizave. Filloni duke theksuar qelizat që dëshironi të rregulloni. Pastaj, nën skedën "Shtëpi", zgjidhni shtrirjen e duhur. Do të shihni tre butona me linja të orientuara në mënyrë që të demonstrojnë anën e qelizës (ve) në të cilën do të fillojë teksti.
Hapi 4. Ndryshoni stilin numerik të të dhënave
Ju do të gjeni disa stile bazë të numërimit në vetë shiritin e veglave "Format". Thjesht zgjidhni qelizën (qelizat) që dëshironi të formatoni dhe pastaj klikoni stilin e duhur numerik të vendosur në shiritin e veglave. Për të hyrë në stile shtesë, klikoni me të djathtën në qelizën (et) e zgjedhura, klikoni "Formatimi i qelizave" dhe më pas zgjidhni skedën "Numri". Do të shihni një sërë opsionesh të listuara nën "Kategoria".
Hapi 5. Ndryshoni ngjyrën e tekstit tuaj
Zgjidhni qelizën (qelizat) për të cilat dëshironi të rregulloni ngjyrën e tekstit. Pastaj, nga shiriti i veglave "Format", klikoni shigjetën drejtuese poshtë "Ngjyra e shkronjave". Ky është opsioni që duket si shkronja "A" me një vijë me ngjyrë nën të. Klikimi i shigjetës me shfaqjen e një menuje me një larmi opsionesh ngjyrash.
Hapi 6. Ndryshoni ngjyrën tuaj të sfondit
Zgjidhni qelizën (qelizat) për të cilat dëshironi të rregulloni ngjyrën e sfondit. Pastaj, nga shiriti i veglave "Format", klikoni shigjetën e drejtuar poshtë pranë "Plotësoni ngjyrën". Ky është opsioni që duket si një kuti bojë shkronjash me një vijë me ngjyrë nën të. Klikimi i shigjetës me shfaqjen e një menuje me një larmi opsionesh ngjyrash.
Këshilla
- Shtypja e Ctrl+⇧ Shift dhe shigjeta e duhur drejtuese shtrin një përzgjedhje në qelizën e fundit të populluar në të njëjtën kolonë ose rresht si qeliza origjinale.
- Shtypja e Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home shtrin një përzgjedhje në fillim të fletës së punës.
- Shtypja e Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn shtrin një përzgjedhje përmes fletës aktuale dhe fletës tjetër që vjen pas saj.
- Shtypja e Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp shtrin një përzgjedhje përmes fletës aktuale dhe fletës së mëparshme që vjen para saj.
- Ju gjithashtu mund të rregulloni manualisht gjerësinë e kolonave dhe lartësinë e qelizave. Thjesht klikoni në vijën që ndan dy qeliza dhe mbajeni atë derisa të shfaqen dy shigjeta të kundërta. Pastaj tërhiqni ato shigjeta në drejtimin e preferuar në mënyrë që të zvogëloni ose zgjeroni një rresht ose kolonë.
- Ju gjithashtu mund të krijoni formatim të kushtëzuar për qeliza të veçanta (ose kategori qelizash). Nën skedën "Shtëpi", zgjidhni "Formatimi i kushtëzuar" nga grupi i butonave "Stilet".
