Ky wikiHow ju mëson se si të pastroni të dhënat në një spreadsheet Excel kur përdorni Windows ose macOS. Drejtimi i kontrollit të drejtshkrimit, heqja e të dhënave të kopjuara, përdorimi i gjetjes dhe zëvendësimit dhe kalimi në një format të qëndrueshëm të rastit mund të përmirësojë cilësinë e librit tuaj të punës.
Hapa
Metoda 1 nga 4: Përdorimi i Spellcheck
Hapi 1. Hapni spreadsheet -in tuaj në Excel
Ju mund ta bëni këtë duke klikuar dy herë skedarin në kompjuterin tuaj.
Para se të bëni ndryshime në një spreadsheet, gjithmonë duhet të siguroheni që keni një kopje rezervë
Hapi 2. Shtypni butonin F7 në tastierë
Kjo hap dritaren Spelling, e cila shfaq gabimin e parë të mundshëm në spreadsheet.
Hapi 3. Korrigjoni një gabim
Nëse gabimi është diçka që dëshironi të korrigjoni, ka disa mënyra për ta bërë këtë:
- Nëse shihni korrigjimin e duhur në kutinë "Sugjerime", zgjidhni atë, pastaj klikoni Ndryshim.
- Nëse e dini drejtshkrimin e saktë, mund ta shkruani korrigjimin në kutinë në krye të dritares, pastaj klikoni Ndryshim.
- Jini të kujdesshëm në lidhje me përdorimin Ndryshoni të gjitha, pasi mund të përfundoni duke ndryshuar diçka që nuk kishte nevojë për ndryshim. Për shembull, nëse i ndryshuat të gjitha rastet e "nga" në "formë", mund të prishni një fjali që ka nevojë për fjalën "nga".
Hapi 4. Vendosni se çfarë të bëni me një fjalë që është në të vërtetë e saktë
Excel mund të hasë në një fjalë që është një emër i duhur, term i specializuar ose zhargon, ose diçka në një gjuhë tjetër që nuk ka nevojë për korrigjim. Ju keni disa mundësi për t'u marrë me këtë:
- Kliko Injoroj për të kaluar në gabimin tjetër, ose Injoroni të gjitha për të kapërcyer të gjitha rastet e kësaj fjale.
- Kliko Shto në Fjalor për të siguruar që Excel e konsideron këtë fjalë/drejtshkrim të saktë në të ardhmen.
Metoda 2 nga 4: Heqja e Vlerave të Dyfishta
Hapi 1. Hapni spreadsheet -in tuaj në Excel
Ju mund ta bëni këtë duke klikuar dy herë skedarin në kompjuterin tuaj.
Para se të bëni ndryshime në një spreadsheet, gjithmonë duhet të siguroheni që keni një kopje rezervë
Hapi 2. Klikoni në skedën Të dhënat
Shtë në krye të Excel.
Hapi 3. Klikoni Remove Duplicates
Shtë në grupin "Mjetet e të dhënave" në shiritin e shiritave në krye të Excel. Do të shfaqet një kuti dialogu.
Hapi 4. Zgjidhni kolonat që dëshironi të kontrolloni
Kontrolloni kutinë pranë secilit emër të kolonës për të kontrolluar atë kolonë për vlera të kopjuara.
- Për të zgjedhur të gjitha kolonat menjëherë, klikoni në kutinë pranë "Zgjidh të gjitha".
- Për të anuluar zgjedhjen e të gjitha kolonave, klikoni në kutinë pranë "Anulo zgjedhjen e të gjithëve".
Hapi 5. Kliko OK
Do të shihni një mesazh që liston sa kopje të fshira. Nëse nuk u gjetën kopjime, do të shihni një mesazh që thotë se asnjë vlerë e kopjuar nuk është hequr.
Hapi 6. Kliko OK
Kjo mbyll dritaren.
Metoda 3 nga 4: Gjetja dhe Zëvendësimi i Tekstit
Hapi 1. Hapni spreadsheet -in tuaj në Excel
Ju mund ta bëni këtë duke klikuar dy herë skedarin në kompjuterin tuaj.
- Përdoreni këtë metodë për të kërkuar një varg teksti dhe për ta zëvendësuar atë me diçka tjetër.
- Para se të bëni ndryshime në një spreadsheet, gjithmonë duhet të siguroheni që keni një kopje rezervë.
Hapi 2. Shtypni Ctrl+F (Windows) ose ⌘ Komanda+F (macOS).
Kjo hap dritaren Gjeni dhe zëvendësoni.
Hapi 3. Klikoni në butonin Replace
Tabshtë skeda e dytë në krye të dritares.
Hapi 4. Shkruani atë që po kërkoni në kutinë "Gjeni çfarë"
Sigurohuni që të përfshini hapësira nëse është e aplikueshme. Gjithashtu, shmangni hapësirat e jashtme para ose pas termave.
- Mund të përdorni karta të egra si * dhe? në kërkimin tuaj.
- P.sh.: Shkruani s*d për të kërkuar çdo fjalë që fillon me "s" dhe përfundon me "d" (p.sh. e trishtuar, e filluar, e kapërcyer).
- P.sh.: Shkruani s? D për të kërkuar ndonjë fjalë që fillon me "s", përfundon me "d" dhe ka një shkronjë në mes (p.sh. e trishtuar, sid, sod).
Hapi 5. Shkruani tekstin zëvendësues në fushën "Replace with"
Të njëjtat rregulla zbatohen për tekstin zëvendësues.
Hapi 6. Klikoni Opsionet për të vendosur filtra shtesë
Në këtë ekran, mund të zgjidhni të kërkoni vetëm rreshta, kolona ose fletë të caktuara në librin e punës. Kjo është fakultative.
Hapi 7. Klikoni Find Next
Kjo tregon ndeshjen e parë, nëse ka një të tillë.
Hapi 8. Kliko Replace për të zëvendësuar termin e kërkimit me tekstin zëvendësues
Nëse preferoni, mund të klikoni Zëvendësoni të gjitha të zëvendësojë të gjitha rastet e tekstit të gjetur me tekstin zëvendësues.
Jini të kujdesshëm me Zëvendësoni të gjitha, pasi mund të korrigjoni aksidentalisht diçka që nuk ka nevojë për korrigjim.
Metoda 4 nga 4: Ndryshimi i Rasteve të Tekstit
Hapi 1. Hapni spreadsheet -in tuaj në Excel
Ju mund ta bëni këtë duke klikuar dy herë skedarin në kompjuterin tuaj.
- Përdoreni këtë metodë nëse të dhënat tuaja përmbajnë gabime të mëdha, siç janë të gjitha shkronjat e mëdha, të gjitha shkronjat e vogla ose ndonjë konfigurim tjetër i gabuar.
- Para se të bëni ndryshime në një spreadsheet, gjithmonë duhet të siguroheni që keni një kopje rezervë.
Hapi 2. Bëni një kolonë të përkohshme pranë të dhënave që dëshironi të ndryshoni
Nëse të dhënat tuaja përmbajnë tituj të kolonave, sigurohuni që të shkruani një kokë në qelizën e parë në kolonën e përkohshme.
Hapi 3. Shkruani formulën për funksionin e rastit në qelizën e parë
Nëse ka një titull kolone, shkruani formulën në qelizë menjëherë nën të. Formula ndryshon në varësi të asaj që dëshironi të bëni:
- Lloji = PROPER (qeliza) për të ndryshuar shkronjën e vlerës së një qelize në rastin e duhur (p.sh. Emri, Raca, Adresa). Zëvendësoni "qelizën" me numrin e parë të qelizës që dëshironi të ndryshoni (p.sh. B2).
- Lloji = UPPER (qeliza) për të ndryshuar shkronjën e vlerës së një qelize në të gjitha shkronjat e mëdha (p.sh. EMRI, BREED, ADRESA). Zëvendësoni "qelizën" me numrin e parë të qelizës që dëshironi të ndryshoni (p.sh. B2).
- #* Lloji = LOWER (qeliza) për të ndryshuar shkronjën e vlerës së një qelize në të gjitha shkronjat e vogla (p.sh. emri, raca, adresa). Zëvendësoni "qelizën" me numrin e parë të qelizës që dëshironi të ndryshoni (p.sh. B2).
Hapi 4. Shtypni ↵ Enter ose Kthimi.
Qeliza që përmban formulën tani përmban formatin e ri të rastit për qelizën.
Hapi 5. Klikoni në qelizë
Tani qeliza është e theksuar dhe e rrethuar nga një kuti.
Hapi 6. Tërhiqni këndin e poshtëm të djathtë të kutisë poshtë në fund të të dhënave të kolonës
Kjo zbaton formulën për të gjitha qelizat e tjera në kolonë.
