Ju mund të mendoni se vetëm mësuesit e shkollave duhet të shqetësohen për pjesëmarrjen, por në fakt është gjithashtu një praktikë e rëndësishme biznesi. Për bizneset e vogla dhe të mëdha, të dhënat e sakta të pjesëmarrjes mund të tregojnë shumë për efikasitetin, përfitimin dhe kënaqësinë e punonjësve. Falë teknologjisë moderne, ka mënyra të shumta për të regjistruar pjesëmarrjen e punonjësve dhe shfrytëzimin e të dhënave në mënyrë efektive.
Hapa
Metoda 1 nga 3: Mbledhja e të dhënave të pjesëmarrjes
Hapi 1. Përdorni një tabelë të thjeshtë vetëm nëse drejtoni një biznes të vogël
Nëse keni 5 ose më pak punonjës, dhe ndoshta edhe 10 ose më pak, përdorimi i një metode shumë të thjeshtë regjistrimi të pjesëmarrjes mund të funksionojë për ju. Mund të gjurmoni pjesëmarrjen dhe orët në një spreadsheet të Microsoft Office ose Google Docs, për shembull, ose edhe të mbështeteni në fletëllogaritëse letre. Zgjedhni opsionet më të avancuara të përcjelljes, megjithatë, nëse keni më shumë se 5-10 punonjës.
- Pavarësisht nga madhësia e biznesit tuaj, përdorni gjithmonë një sistem të qartë për të regjistruar frekuentimin dhe orët. Mos i besoni kujtesës tuaj ose fjalës së punonjësit tuaj kur përpiqeni të mbani gjurmët e gjërave!
- Nëse preferoni një spreadsheet të bazuar në letër, kontrolloni në internet për një model të printueshëm që i përshtatet nevojave tuaja.
Hapi 2. Krijoni një shabllon për Office ose Docs për të thjeshtuar spreadsheet -in tuaj
Microsoft Office dhe Google Docs ofrojnë modele shtesë të dizajnuara për regjistrimin e pjesëmarrjes dhe orëve të punonjësve. Krahasuar me një spreadsheet të përgjithshëm, ky opsion mund ta bëjë më të lehtë për punonjësit tuaj të fusin orët e tyre, dhe për ju që të gjurmoni dhe analizoni të dhënat.
Ndërsa është më efikas sesa një fletëllogaritëse letre ose elektronike, ky opsion është akoma më mirë t'u lihet bizneseve të vogla-atyre me deri në 20 punonjës, ndoshta
Hapi 3. Kontraktoni mbajtjen e evidencës tuaj nëse është me kosto kohe dhe me kosto
Për shumë biznese të vogla dhe të mëdha, mënyra më e mirë për të regjistruar pjesëmarrjen është të paguani dikë tjetër për ta bërë këtë! Në shumicën e rasteve, punonjësit tuaj do të fusin frekuentimin dhe orët e tyre në një portal ose aplikacion në internet, dhe kontraktori do të mbajë të dhënat dhe do t'ju ofrojë raporte të rregullta bazuar në to.
Disa kompani paguajnë një tarifë të sheshtë bazuar në nivelet e punonjësve-për shembull, 20 dollarë në muaj për deri në 10 punonjës-ndërsa të tjerët paguajnë për punonjës. Krahasoni kostot, veçoritë dhe shërbimet kur zgjidhni një kompani të palëve të treta për të ndjekur pjesëmarrjen dhe orët e punonjësve tuaj
Hapi 4. Menaxhoni mbajtjen e regjistrave në shtëpi vetëm nëse keni kapacitet të TI-së
Si një kompani e mesme ose e madhe, ju nuk mund të jeni të kënaqur duke prodhuar të dhënat tuaja, ndoshta për arsye financiare ose sigurie. Ndjekja e frekuentimit dhe orëve të 100, 1, 000, apo edhe 10, 000 punonjës kërkon një departament të fuqishëm të TI -së që mund të zhvillojë dhe mbajë infrastrukturën e nevojshme të grumbullimit, ruajtjes dhe analizës së të dhënave. Departamentet tuaja të IT dhe HR gjithashtu duhet të jenë në gjendje të punojnë mirë së bashku!
Vlerësoni me kujdes kostot dhe përfitimet e trajtimit të mbajtjes së evidencës kundrejt kontraktimit me një palë të tretë për ta bërë këtë
Metoda 2 nga 3: Ndjekja e Pjesëmarrjes me Teknologji
Hapi 1. Bëni që punonjësit të "rrëshqasin" dhe "dalin" me kartat e tyre të identitetit
Ky është në thelb versioni modern i të pasurit të punonjësve "në orë" dhe "jashtë" me një kartë letre. Avantazhi këtu është se të dhënat i dërgohen drejtpërdrejt infrastrukturës suaj të brendshme ose të palëve të treta për ruajtje dhe analiza.
Stacionet e rrëshqitjes së kartave funksionojnë më së miri me punonjësit që qëndrojnë në një vend të vetëm dhe punojnë me orë të rregullta gjatë ditës së tyre tipike të punës-për shembull, punonjës zyre, mësues ose punonjës fabrike
Hapi 2. Përdorni biometrikën ose videon për të kufizuar "goditjen e shokut" në skanerët e ID
Ndërsa kapni një shok pune të vonuar ose mungon, të quajtur "goditje e shokut"-ishte më e lehtë me karta grushti, është akoma e mundur të rrëshqisni ID-në e një shoku të punës për ta dhe të arrini të njëjtin qëllim. Nëse jeni të shqetësuar se ky është një problem në fuqinë tuaj punëtore, konsideroni të investoni në video kamera ose skanues biometrikë të ngjashëm me masat-për të rritur sigurinë dhe saktësinë e stacioneve tuaja të kartave të rrëshqitjes.
- Skanerët biometrikë, të cilët zakonisht kërkojnë autorizimin e gjurmëve të gishtërinjve, mund të përdoren në lidhje me skanerët e kartave të identitetit.
- Instalimi i kamerave të sigurisë në stacionet tuaja të kartave të rrëshqitjes mund t'ju ndihmojë të identifikoni "goditësit e shokëve" të dyshuar.
Hapi 3. Ndiqni orët e punonjësve jashtë zyrës me një aplikacion të bazuar në telefon
Kartat rrëshqitëse nuk funksionojnë mirë për punonjësit që punojnë nga shtëpia ose nga vende të shumta. Në vend të kësaj, i bëni ata të "godasin" dhe "dalin" me një aplikacion të instaluar në telefonin e tyre të lëshuar nga puna ose personal. Në shumë raste, ata thjesht do të duhet të shtypin një buton për të filluar dhe ndaluar një orë në punë që ndjek frekuentimin dhe orët e tyre.
Nëse biznesi juaj tashmë i jep jashtë burimeve mbajtjen e të dhënave të tij tek një palë e tretë, ky lloj aplikacioni mund të përfshihet si pjesë e paketës. Në këtë rast, të dhënat e pjesëmarrjes të vetë-futura të punonjësve tuaj duhet të integrohen në mënyrë të përsosur në mbajtjen e të dhënave tuaja të përgjithshme
Hapi 4. Merrni parasysh vendndodhjen GPS dhe përcjelljen e kohës për punonjësit që udhëtojnë shumë
Ky lloj sistemi gjurmimi funksionon mirë nëse keni punonjës që udhëtojnë në vende të veçanta gjatë ditëve të tyre të punës. GPS -i i telefonave të tyre të punës do të gjurmojë kur ata ishin në zona të caktuara të punës, të cilat nga ana e tyre mund të përdoren për të përcaktuar orët e tyre totale të punës.
Ndjekja GPS është një veçori opsionale me disa aplikacione "timecard". Kjo veçori definitivisht mbahet më së miri për t'u përdorur me telefonat e lëshuar nga puna, pasi ndjekja e punonjësve në telefonat e tyre personal mund të ndjehet pak a shumë si "vëllai i madh"
Metoda 3 nga 3: Ballafaqimi me të dhënat e pjesëmarrjes
Hapi 1. Thërrmojini numrat për të parë sesi çështjet e pjesëmarrjes ndikojnë në biznesin tuaj
Mbajtja e shënimeve të sakta të pjesëmarrjes së punonjësve ju mundëson të llogaritni sesi modelet pozitive dhe negative të pjesëmarrjes ndikojnë në përfundimin tuaj. Nga ana tjetër, ju mund t'i përdorni këto të dhëna për të rregulluar strategjinë tuaj të punës dhe burimeve njerëzore për një efikasitet më të madh.
Disa llogaritje të shpejta, për shembull, mund t'ju japin "shkallën e incidencës"-numrin e mungesave për 100 punonjës gjatë një periudhe të caktuar kohe. Pika të ngjashme të të dhënave, të tilla si "shkalla e pasivitetit" dhe "shkalla e ashpërsisë", gjithashtu mund të përdoren për të ndihmuar në përcaktimin e ndikimit ekonomik të frekuentimit dhe mungesës
Hapi 2. Njohni punonjësit që ndjekin procedurat e duhura të pjesëmarrjes
Një përforcim i vogël pozitiv mund të shkojë shumë! Përdorni të dhënat tuaja të grumbulluara për punonjësit e identitetit me regjistrime yjesh të pjesëmarrjes. Jepuni atyre njohje publike, lëvdata dhe ndoshta shpërblime-madje edhe disa karta dhuratë ose një bonus i vogël mund të ndihmojë në inkurajimin e të tjerëve që të ndjekin shembullin.
Mbani në mend se "pjesëmarrja e mirë" nuk do të thotë domosdoshmërisht që punonjësi të mos e humbasë punën. Do të thotë gjithashtu të jeni të ndërgjegjshëm në lidhje me pushimin, për shembull, duke dhënë njoftimin e duhur para se të bëni një ditë pushimi ose duke qëndruar në shtëpi ndërsa ata po shërohen nga një sëmundje
Hapi 3. Takohuni me një punonjës që ka probleme me pjesëmarrjen para se të ndërmerrni veprime
Sa herë që të dhënat tuaja identifikojnë një punonjës me një problem frekuentimi, mos hidheni drejtpërdrejt në disiplinë ose përfundim. Në vend të kësaj, takohuni me ta (dhe një përfaqësues të burimeve njerëzore ose palë të ngjashme përkatëse) për të diskutuar çështjen. Vendosni një plan veprimi me shkrim që i jep punonjësit udhëzime dhe standarde të qarta për të përmbushur pritjet e pjesëmarrjes.
Ju mund të keni të bëni, për shembull, me një punonjës të përkushtuar i cili po lufton me disa çështje të ngutshme në shtëpi. Në këtë rast, ju mund të jeni në gjendje të bëni disa rregullime në planifikimin ose ngarkesën e punës në vend që të humbni me nxitim një punonjës të vlefshëm
Hapi 4. Lundroni në burokracinë me kujdes kur disiplinoni ose përfundoni një punëtor
Ndiqni gjithmonë një procedurë të qartë, të qëndrueshme kur ndiqni disiplinë një punonjësi me probleme frekuentimi, dhe veçanërisht para se t'i pushoni nga puna. Në mënyrë ideale, ju duhet të këshilloheni nga një këshilltar ligjor me fokus në ligjin e punësimit. Përndryshe, ajo që duket si një qitje e prerë mund të rezultojë në një padi të shtrenjtë.
