E-mail tani është një nga format më të përdorura të komunikimit, së bashku me mesazhet me tekst, telefonatat dhe aplikacionet për mesazhe të menjëhershme. Korrespondenca me email ka qenë aq e zakonshme sa shumë njerëz kanë harruar se si ta krijojnë siç duhet një të tillë. Një email i përbërë mirë pasqyron profesionalizmin dhe sinqeritetin në mesazhin që përcjell, kështu që është absolutisht e nevojshme që dikush të dijë të formatojë një mesazh me email.
Hapa
Hapi 1. Hartoni subjektin e emailit tuaj
Linja e subjektit të një mesazhi me email shërben si një përmbledhje e shkurtër e asaj për të cilën ka të bëjë mesazhi. Linja juaj e subjektit duhet të jetë e drejtpërdrejtë dhe koncize që është në gjendje t'i japë marrësit një ide se cila është tema e emailit tuaj me vetëm disa fjalë të thjeshta.
- Për shembull, nëse i shkruani dikujt për ndonjë biznes, mos e ndërlikoni rreshtin e temës me shumë detaje si "Më pëlqen makina që po ngisni. Më pëlqen ngjyra e tij blu dhe rrotat janë të mrekullueshme."
- Thoni qartë motivin tuaj drejtpërdrejt në rreshtin e temës. Për shembull: "Blerës i interesuar i sedanit tuaj blu".
Hapi 2. Përfshini përshëndetjet e duhura
Mos e filloni menjëherë emailin me atë që keni nevojë të thoni. Përfshini përshëndetjet e zakonshme si "Përshëndetje" ose "Ditë e mirë". Ju nuk do të donit që një person i rastësishëm të ngjitej dhe të fliste menjëherë me ju pa ju përshëndetur, apo jo? Theshtë e njëjtë për emailet.
Për ta bërë përshëndetjen tuaj më personale, përfshini mbiemrin e marrësit tuaj në përshëndetjen tuaj
Hapi 3. Shkruani trupin e mesazhit tuaj
Në varësi të llojit të mesazhit që po shkruani dhe kujt po e dërgoni, mund ta shkruani ashtu siç dëshironi.
- Nëse i shkruani dikujt afër jush, mund ta bëni email -in tuaj të tingëllojë personal; por nëse jeni duke shkruar një letër biznesi, duhet ta mbani emailin sa më profesional që të keni mundësi.
- Ju gjithashtu duhet të keni parasysh formatin e mesazhit tuaj. Mos përdorni stile, madhësi dhe formate të shkronjave të vështira për t'u lexuar, dhe shmangni përdorimin e shkronjave të mëdha. Shkronjat e mëdha, në botën dixhitale, i ngjajnë britmës.
Hapi 4. Përfshini një vërejtje përmbyllëse
Mos e përfundoni vetëm emailin tuaj aty ku përfundon mesazhi juaj. Shkruani vërejtje përmbyllëse si "Sinqerisht", "Përshëndetje të mira" ose gjithçka që mendoni se do të shkojë më së miri me emailin që po kompozoni.
Vërejtjet përmbyllëse duhet të shkojnë patjetër mirë me emailin tuaj. Pse? Sepse nëse jeni duke shkruar një mesazh biznesi, nuk do të dëshironi të shkruani "Me dashuri tuajin" si vërejtjet përmbyllëse për letrën tuaj; do të ishte e papërshtatshme
Hapi 5. Shtoni një nënshkrim
Megjithëse adresa juaj e emailit tashmë përfshin emrin tuaj në çdo email që dërgoni, përsëri rekomandohet që të përfshini një nënshkrim së bashku me çdo mesazh që hartoni. Nënshkrimet mund të jenë vetëm tekst i thjeshtë ose, nëse doni të jeni krijues, fotografi (si logot, markat, etj.).
Përdorni opsionin Nënshkrimi i çfarëdo aplikacioni webmail ose klienti email që keni për të krijuar nënshkrimin tuaj
Këshilla
- Përveç formatimit të mesazheve të postës elektronike, duhet të përdorni edhe adresa emaili të emërtuara siç duhet. Mesazhimi i mikut tuaj të fëmijërisë duke përdorur "[email protected]" është në rregull, por nuk është një ide aq e shkëlqyeshme kur i dërgoni email -eve të biznesit shefit tuaj.
- Përdorni etiketat e duhura të internetit kur krijoni email. Mos dërgoni mesazhe spam ose mesazhe për kontakte të panjohura.
- Gjithmonë kontrolloni dy herë mesazhin tuaj të postës elektronike para se ta dërgoni për të shmangur dërgimin e mesazheve të shumta tek një marrës. Mesazhet tuaja mund të shënohen si SPAM nëse e bëni këtë.
