Dërgimi i postës elektronike është pjesë e jetës së pothuajse çdo profesionisti, studenti dhe personi që punon gjallë sot. Megjithëse disa email mund të dalin si të ftohtë, të tjerët mund të jenë haptazi të vrazhdë dhe kanë nevojë për adresim. Ju mund të merreni me email të tillë duke ruajtur qetësinë tuaj, duke iu përgjigjur pasi të keni bërë një plan dhe duke ecur përpara me ditën tuaj.
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Ruajtja e qetësisë dhe bërja e një plani
Hapi 1. Konsideroni nëse emaili është menduar të jetë i pasjellshëm
Mund të jetë e vështirë të thuash nëse dikush është apo jo i pasjellshëm për email -in, veçanërisht pasi ju nuk mund t'i shihni shprehjet e fytyrës së tij ose të dëgjoni tonin e zërit të tij për t'ju ndihmuar të vendosni. Para se të reagoni ndaj një emaili që ju duket i vrazhdë, merrni parasysh nëse vrazhdësia mund të jetë një komunikim i gabuar.
Provoni ta pyesni personin drejtpërdrejt se çfarë donin të thoshin duke folur me ta ballë për ballë ose përmes telefonit. Kjo mund të ndihmojë për të hequr qafe një problem për shkak të një keqkuptimi të thjeshtë
Hapi 2. Mos u përgjigjeni menjëherë
Megjithëse mund të jetë joshëse të filloni menjëherë të bashkoni një mori fjalësh të poshtra ose të dëmshme në përgjigje të këtij emaili, shmangeni ta bëni këtë me çdo kusht. Me shumë mundësi do të pendoheni më vonë. Në vend të kësaj, largohuni nga emaili, mbyllni shfletuesin tuaj dhe merrni pak çaste për të mbledhur mendimet tuaja.
- Bëni një shëtitje për disa minuta derisa të ndiheni të qetë.
- Merrni disa frymë thellë dhe pini pak ujë.
Hapi 3. Hapni një draft email, por mos e dërgoni
Një mënyrë tjetër për të nxjerrë energji negative në mënyrë konstruktive është të hartoni një email tek personi, por mos e dërgoni atë. Në atë mënyrë, ju mund të filloni të grumbulloni mendimet tuaja fillestare, pavarësisht se sa intensive janë, ndërsa gjithashtu i jepni vetes kohë që më vonë t'i përsosni, përmirësoni dhe shtoni në to.
- Tërhiqni një email të veçantë dhe shkruani një përgjigje pa e futur kurrë një marrës në mënyrë që të mos e dërgoni rastësisht. Ose mund të listoni emailin tuaj si marrës.
- Mendoni për të gjitha rastet kur keni reaguar ndaj diçkaje menjëherë dhe më pas jeni penduar për të gjitha gjërat e zgjuara ose provokuese që mund të kishit thënë. Kjo do t'ju japë kohë për të zhvilluar të tilla dhe për të parandaluar keqardhjen.
Hapi 4. Pranoni përgjegjësinë kur është e nevojshme
Duke lexuar emailin, mund ta keni interpretuar si të vrazhdë sepse një pjesë e tij është e vërtetë dhe e vërteta mund të dëmtojë. Megjithëse kjo nuk i heq ata nga faji i tyre në situatë, ju jep një hapësirë për vetë-përmirësim dhe për ndershmëri, si me veten ashtu edhe me dërguesin e emailit.
Për shembull, mbase shefi juaj ju ka dërguar një email të vrazhdë për të qenë vonë në punë. Megjithëse formulimi nuk kishte nevojë të ishte i vrazhdë, ju duhet të pranoni dhe korrigjoni vonesën tuaj
Hapi 5. Mos imitoni sjelljen e tyre të keqe
Kur dikush është i pasjellshëm me ju, mund të jetë shumë joshëse për t’ju kthyer favorin. Përsëri, përmbaheni nga përgjigjet negative, por gjithashtu përmbaheni nga sjellja pasive agresive ose e vrazhdë nëse i shihni personalisht para se të përgjigjeni. Mos u hidhni atyre shikime të pista ose mos i injoroni nëse ju flasin.
- Në vend të kësaj, praktikoni mirësinë. Thuaju atyre përshëndetje dhe vazhdoni të ecni.
- Mos kaloni kohë rreth tyre nëse nuk është e nevojshme, por as mos i shmangni ato.
Hapi 6. Konsideroni rrënjën
Ndonjëherë, një email i vrazhdë nuk ka të bëjë shumë me ju ose rrethanat që e rrethojnë. Të sulmosh dikë nuk është kurrë në rregull, por ndonjëherë personi që ka dërguar emailin mund të jetë duke kaluar pak më shumë sesa mund të përballojë dhe mund t’ju ketë dërguar nga frustrimet që nuk ju përfshijnë. Ata as nuk mund ta kuptojnë se kanë qenë të pasjellshëm. Kjo nuk i justifikon ata, por të kuptuarit e gjendjes aktuale dhe motivimeve të një personi mund të ndihmojë në marrjen e hapave përpara.
- Për shembull, nëse ata kanë probleme martesore ose nëse dikush në familjen e tyre ka vdekur kohët e fundit, kjo mund të shpjegojë vrazhdësinë e tyre.
- Alsoshtë gjithashtu e mundur që ata thjesht të kenë një ditë të keqe.
Pjesa 2 nga 3: Përgjigjja në email
Hapi 1. Merrni ndihmën e një shoku
Miqtë ose kolegët mund të jenë veçanërisht të dobishëm për t'ju ndihmuar të krijoni një përgjigje për një email të vrazhdë ose të keq, dhe ata gjithashtu mund të japin një opinion të dytë mbi situatën. Gjatë kësaj kohe, përmbaheni nga pyetja e miqve tuaj që janë të etur për të ndihmuar; kontaktoni ata që janë të qetë, të zgjuar dhe të përqendruar në zgjidhje.
Nëse është e mundur, kërkoni që të shihni përgjigjet e mëparshme ndaj email -eve të vrazhdë që ata kanë dërguar
Hapi 2. Pranoni vrazhdësinë e tyre
Kur po hartoni emailin tuaj, do të jetë e nevojshme që ju të pranoni se sa të pasjellshëm ishin. Mund të jetë që ata nuk ishin në dijeni se fjalët e tyre do të dilnin si të pakuptimta, por pavarësisht, ju duhet t'i kushtoni vëmendje asaj.
- Thuaj diçka si "para se të filloj me një përgjigje, dua të pranoj vrazhdësinë e shfaqur në emailin tuaj, veçanërisht rreth vërejtjeve tuaja akuzuese dhe fyese".
- Të qenit i drejtpërdrejtë është i dobishëm për ju dhe për personin tjetër dhe mund të ndihmojë për të parandaluar një përsëritje të së njëjtës situatë.
Hapi 3. Pranoni zhgënjimin e tyre
Megjithëse emaili i tyre ishte i pasjellshëm, ndoshta zhgënjimi i tyre vinte nga një vend shumë i vërtetë. Nëse është kështu, pranoni atë zhgënjim dhe shprehni mirëkuptim, qoftë vetëm margjinal. Kjo do t'i lejojë ata të ndihen më pak si një mentalitet i juaji ndaj tyre dhe t'ju çojnë të dyve drejt krijimit të mundshëm të paqes.
- Thuaj diçka si "Emaili juaj tregoi se jeni të frustruar".
- Sigurohuni që të përqendroheni në atë që tha emaili i tyre dhe jo ata personalisht.
Hapi 4. Pyetni pse
Ndonjëherë, megjithatë, mund të jeni plotësisht të panjohur se pse dikush ka vendosur t'ju dërgojë një email të tillë pas shumë reflektimit dhe konsultimit të të tjerëve. Në këtë rast, ju duhet t'i kërkoni dërguesit një 'pse' të thjeshtë, në mënyrë që të fitoni mirëkuptim dhe të trajtoni më mirë çështjen.
Ju mund të thoni "Unë kam menduar me kujdes për emailin tuaj dhe jam akoma pak i hutuar në arsyetimin tuaj në dërgimin e tij, kështu që do të doja të dija se çfarë e shtyu atë."
Hapi 5. Ofroni një zgjidhje ose shpjegim
Pasi të keni adresuar disa nga shqetësimet dhe pikat tuaja paraprake në email, duhet të filloni të kërkoni zgjidhje dhe t'u përgjigjeni shqetësimeve të tyre, nëse ato janë të pranishme. Lërini ata të dinë se çfarë jeni të gatshëm të bëni, eksploroni zonat për kompromis dhe shprehni gatishmërinë tuaj për të punuar përmes kësaj.
- Krijimi i një takimi mund të jetë gjithashtu i dobishëm. Njerëzit priren të jenë më të sjellshëm personalisht sesa kur fshihen pas ekranit të kompjuterit.
- Ju mund të thoni diçka si "ju shprehu zemërimin që u ktheva nga dreka 15 minuta vonë dje, por më duhej ta merrja vajzën time të sëmurë nga shkolla. Megjithëse me siguri mund të përpiqem ta kthej atë në kohë në të ardhmen, do të ketë raste si këto të pashmangshme."
Hapi 6. Vendosni kufij
Pasi të keni ofruar me sukses zgjidhje, tani është koha për të vendosur disa rregulla bazë për çdo bisedë të vazhdueshme. Lërini ata të dinë që ju nuk do të toleroni një vrazhdësi të tillë në të ardhmen dhe bërja e tillë do ta bëjë shumë të vështirë nëse jo të pamundur të vazhdoni të punoni së bashku në mënyrë bashkëpunuese.
- Thuaju atyre se nuk do të pranoni fyerje apo akuza të papërshtatshme.
- Kërkojuni atyre të vijnë tek ju me shqetësime dhe me mirësi para se të hedhin armën.
Hapi 7. Fshijeni, nëse është e nevojshme
Ju mund të zbuloni se e lexoni dhe rilexoni emailin pa pushim dhe jeni përfshirë nga ndjenjat negative për të. Sidoqoftë, kjo nuk do t'ju ndihmojë të ecni përpara dhe ka të ngjarë t'ju bëjë më të çmendur dhe të frustruar. Nëse është absolutisht e nevojshme, fshini emailin nga kutia juaj hyrëse në mënyrë që të mos keni qasje në të.
Nëse mendoni se mund t'ju duhet përsëri email -i në të ardhmen, atëherë dërgojeni dikujt që i besoni, por fshijeni nga kutia juaj postare
Pjesa 3 nga 3: Vazhdoni me ditën tuaj
Hapi 1. Vazhdoni të jeni produktiv
Megjithëse ky email me sa duket mund t’ju ketë prishur ditën, bëni gjithçka brenda fuqisë tuaj për ta ndaluar atë. Vazhdoni me rutinën tuaj, bëni një listë të detyrave dhe plotësoni të gjitha detyrat e nevojshme. Mos lejoni që një blip të prishë ditën tuaj ose përparimin tuaj.
Të mbash veten të zënë do të të ndihmojë të qëndrosh i fokusuar në atë që është e rëndësishme për ty dhe të shmangësh ankesat në një email
Hapi 2. Vendosni synime të vogla për të mbajtur vrullin tuaj
Duke mbajtur rutinën tuaj, vendosni objektiva të vegjël, të arritshëm që mund të zotoheni atë ditë. Përfundimi i tyre do t'ju ndihmojë të ndiheni më të arritur dhe më pas më pak të prekur nga emaili i vrazhdë që keni marrë.
Merrni parasysh vendosjen e qëllimeve si "përgjigjuni të gjitha emaileve të tjerë" ose "shkoni në palestër"
Hapi 3. Shpërqendroni veten
Ndonjëherë, për të ecur përpara nga diçka, ju duhet pak shpërqendrim. Merrni një pushim për të dëgjuar muzikë, drekë ose telefononi një mik për të biseduar për diçka tjetër përveç emailit. Largimi i mendjes nga gjërat mund t'ju japë një pushim shumë të nevojshëm dhe katartik.
Hapi 4. Merrni parasysh raportimin e tyre, nëse është e nevojshme
Në fund të ditës, ndonjëherë mënyra më e mirë për të ecur përpara është ta trajtoni çështjen përgjithmonë. Nëse email -i përmbante ndonjë kërcënim ose fyerje që mund të konsiderohet si gjuhë urrejtjeje, atëherë raportoni këtë person tek njerëzit e duhur, të cilët mund të jenë Departamenti i Burimeve Njerëzore në punën tuaj ose Sjellja e Nxënësve në shkollën tuaj. Ju gjithashtu mund t'i bllokoni ata që t'ju dërgojnë email në të ardhmen.
- Raportojini ato tek autoritetet nëse ata po bëjnë kërcënime fizike kundër jush.
- Provoni së pari t'i dërgoni email menaxherit tuaj për t'i bërë të ditur se çfarë po ndodh. Nëse ata nuk e trajtojnë çështjen, çojeni atë në HR.
