Nëse keni punuar për një kohë, me siguri e dini se sa të rëndësishme janë emailet. Meqenëse nuk ka asnjë mënyrë për të përcjellë tonin ose gjuhën e trupit në internet, është e lehtë të keqinterpretosh mesazhin e dikujt kur e sheh atë në një ekran. Vazhdoni të lexoni për të mësuar se si mund të shkruani email që janë të qartë, konciz dhe efektiv në një mjedis profesional.
Hapa
Metoda 1 nga 10: Shkruani email kur mund të përqendroheni
Hapi 1. Nëse jeni të hutuar, emaili juaj mund të mos jetë aq i mirë-bashkuar
Kur keni një email për të shkruar, përpiquni të uleni pa ndërprerje kur nuk po mendoni për një milion gjëra të tjera. Shkrimi juaj do të jetë më i qartë dhe do të jeni në gjendje të përqendroheni në gramatikën, tonin dhe mesazhin tuaj të përgjithshëm.
- Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse emaili juaj po shkon për shumë njerëz.
- Shkruani email në një dhomë të qetë dhe hiqni telefonin tuaj dhe shpërqendrime të tjera.
Metoda 2 nga 10: Vendosni tonin me fjalët tuaja të para
Hapi 1. Fraza juaj fillestare mund të ketë një ndikim të madh
Nëse dëshironi që toni juaj të jetë i lehtë dhe i rastësishëm, hapuni me diçka si: "Përshëndetje Xhesika! Shpresoj të keni kaluar një fundjavë të mirë.” Nëse doni ta mbani pak më profesionale, thjesht thoni diçka si: "Përshëndetje David".
Mundohuni të shmangni çdo gjë shumë të ngopur, si "I dashur Robert". Duket pak jopersonale
Metoda 3 nga 10: Mbani emailet tuaja të shkurtra
Hapi 1. Mesazhet e gjata kanë tendencë të ngatërrojnë marrësin tuaj
Mundohuni të jeni të shkurtër dhe konciz, nëse është e mundur. Mbani fjalitë tuaja të shkurtra dhe mos shtoni shumë detaje-nëse e gjeni veten duke shkruar më shumë se 1 ose 2 paragrafë, ndoshta duhet t'u jepni njerëzve informacionin përmes video chat ose personalisht.
- Mundohuni të arrini në pikën shpejt dhe shmangni të shkruarit e një sërë kënaqësish.
- Njerëzit kanë tendencë të lexojnë e -mail në breshëri të shkurtër. Nëse shtoni shumë informacion, ka shumë mundësi që disa prej tyre të humbasin.
- Mbani email-et tuaj të shkurtër, por përpiquni të shmangni fjalitë e hapura ose përgjigjet me një fjalë. Ato mund të duken pak të pasjellshme, veçanërisht mbi një ekran kompjuteri.
Metoda 4 nga 10: Thoni qartë atë që ju nevojitet
Hapi 1. Nëse po kërkoni diçka, sigurohuni që është e kuptueshme
Mos e mposhtni atë që ju nevojitet qartë dhe drejtpërdrejt, në mënyrë që të mos ketë keqkuptime. Nëse ka një afat kohor, sigurohuni që ta përfshini edhe atë. Sigurohuni që ta mbani tonin tuaj të lehtë, megjithatë. Për shembull:
- "Unë kam nevojë për atë raport progresi mujor në kutinë time të hënën në mbrëmje."
- "Nëse mund të më merrni atë formë reagimi të ekipit deri në fund të javës, do të ishte mirë."
Metoda 5 nga 10: Organizoni mendimet tuaja me paragrafë
Hapi 1. Do t'i ndihmojë njerëzit të lexojnë informacionin me lehtësi
Kur kaloni në një temë të re, ndani atë me një paragraf të ri në mënyrë që emaili juaj të jetë i pakapshëm. Do të ndihmojë lexuesin tuaj të skanojë mesazhin shpejt për të gjetur pjesët që janë më të rëndësishme për ta.
Përdorni fjalë si "gjithashtu", "tjetër" dhe "së fundmi" për të filluar paragrafët tuaj
Metoda 6 nga 10: Shtoni një rresht të veçantë lëndësh
Hapi 1. Lërini njerëzit të dinë se për çfarë saktësisht bëhet fjalë për email -in
Sigurohuni që lënda juaj të jetë specifike; për shembull, në vend që të shkruani "Raport", provoni diçka si, "Raporti i planifikimit mujor: qershor 2021." Kolegët tuaj do të kenë më shumë gjasa ta hapin atë dhe ta lexojnë nëse e dinë se është e rëndësishme dhe e rëndësishme për ta.
Kjo gjithashtu ju ndihmon të mbani emailet tuaj jashtë dosjes së padëshiruar
Metoda 7 nga 10: Riprovuar për gabimet e gabimit
Hapi 1. Gabimet me të vërtetë mund të hedhin poshtë mesazhin tuaj
Ndërsa shumica e kontrolluesve të drejtshkrimit do të kapin fjalë të shkruara gabim, ata nuk do të jenë në gjendje të kapin zgjedhjen e gabuar të fjalës ose emrin e gabuar të dikujt. Ju gjithashtu duhet të lexoni për mungesën e pikësimit ose gabimet gramatikore, pasi ato mund ta bëjnë lexuesin të mendojë se nuk ju intereson. Kaloni 2 deri në 3 minuta duke lexuar emailin tuaj para se ta dërgoni për t'u siguruar që nuk ka ndonjë gabim të dukshëm.
Në një mjedis profesional, është shumë e rëndësishme të shkruani emrin e dikujt në mënyrë korrekte. Merrni një minutë për të kontrolluar dy herë nëse e keni atë para se ta dërgoni për të shmangur ndonjë siklet në të ardhmen
Metoda 8 nga 10: Lexoni përsëri emailet tuaja për ton
Hapi 1. Mendoni se si marrësit tuaj do ta lexojnë mesazhin tuaj
Diçka e tillë, "Le të flasim më vonë", mund t'ju duket e pafajshme, por kolegu juaj që e lexon atë mund të mendojë se ata janë në telashe ose se ju jeni të zemëruar. Ndryshojeni atë në diçka si: "A keni kohë të bisedoni më vonë për ndryshimet e ardhshme në raport?" për të qenë pak më të qartë.
- Asnjëherë mos përdorni të gjitha shkronjat në emailin tuaj! Shkrimi i një fjalie me shkronja të mbyllura zakonisht shihet si të bërtasësh dikë përmes ekranit të kompjuterit.
- Në vend të diçkaje të tillë, "Paraqisni ndryshimet tuaja deri nesër në mëngjes". provoni diçka si: "Meqenëse afati është nesër pasdite, do të më duhen ndryshimet tuaja deri nesër në mëngjes. Më tregoni nëse ai afat kohor funksionon për ju."
Metoda 9 nga 10: Ndaloni para se t'i përgjigjeni një emaili inflamator
Hapi 1. Nëse merrni një email që ju bën të ndiheni të zemëruar, merrni një sekondë për të marrë frymë
Në vend që të krijoni një përgjigje të prerë, numëroni në 10 (ose 1, 000) derisa të ndiheni të qetë. Pastaj, rilexoni email-in për të parë nëse është vërtet fyese apo jo. Ka shumë mundësi, ju mund ta keni keqkuptuar mesazhin pak, dhe në fakt nuk është aq i keq.
Nëse akoma ndjeni nevojën për të krijuar një përgjigje të zemëruar, prisni 24 orë para se ta dërgoni. Pastaj, rishikoni përgjigjen tuaj pas një dite për të parë nëse ende dëshironi ta dërgoni apo jo
Metoda 10 nga 10: Jepuni njerëzve përfitimin e dyshimit
Hapi 1. hardshtë e vështirë të përcjellësh një ton pozitiv në një email
Nëse lexoni diçka që ju ka dërguar një koleg dhe ofendoheni menjëherë, bëni një hap prapa dhe lexoni përsëri atë që kanë shkruar. Mundohuni të pyesni veten nëse ka ndonjë mënyrë tjetër për të interpretuar tonin-a është ky email në të vërtetë i vrazhdë, apo thjesht po flasin hapur?
Për shembull, dikush mund të shkruajë, "Unë kam nevojë për atë raport deri sonte." Në shikim të parë, kjo duket pak e ftohtë dhe pa emocione. Sidoqoftë, nuk është domosdoshmërisht e vrazhdë, është vetëm faktike dhe e shkurtër
Këshilla
Emailet shpesh shihen si jo urgjente. Nëse keni nevojë për një përgjigje menjëherë, përpiquni të flisni me kolegun tuaj personalisht ose përmes video chat
Paralajmërimet
- Edhe pse emoji dhe emoticons tregojnë tonin, mos i përdorni ato për një email profesional.
- Mos dërgoni email fyes ose nxitës, veçanërisht për një person që nuk e njihni shumë mirë.
