Ky wikiHow do t'ju mësojë se si të bëni një bashkim të postës në Microsoft Office ose OpenOffice.org. Bashkimi i postës është një veçori super e përshtatshme që ju lejon të personalizoni automatikisht një dokument për secilin marrës tek i cili po dërgohet. Në këtë mënyrë nuk keni pse të ndryshoni dokumentin individualisht për secilin marrës. It’sshtë një kursimtar i madh i kohës, dhe është vërtet e lehtë për tu bërë! Hapat e mëposhtëm do t'ju përcjellin të gjithë procesin hap pas hapi.
Hapa
Metoda 1 nga 3: Përgatitja
Hapi 1. Ndërtoni një skedar të dhënash
Ky mund të jetë një skedar spreadsheet, skedar i bazës së të dhënave, apo edhe një dokument teksti me formatimin e duhur. Skedarët e tabelave përdoren më së shpeshti; ky udhëzues supozon se jeni duke përdorur një spreadsheet.
-
Skedari juaj i të dhënave duhet të ketë të gjithë informacionin që do të duhet të ndryshojë nga kopje në kopje. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një letër formulari, skedari juaj i të dhënave do të mbajë emrat dhe ndoshta adresat e kujtdo që keni ndërmend t'i dërgoni letrën.
Vendosni një artikull informacioni në secilën qelizë përgjatë një rreshti, në mënyrë që çdo lloj informacioni (emri, mbiemri, nderimi, dhe kështu me radhë) të jetë në kolonën e vet
-
Bëni emra të arsyeshëm të kolonave. Bashkimi i postës lexon të dhënat në kolona. Do të supozohet se hyrja e parë në secilën kolonë të informacionit është emri i përgjithshëm për atë lloj informacioni, kështu që përdorni emra që kanë kuptim për ju.
Për shembull, filloni një kolonë me emrat e parë duke shtypur "firstname", pastaj vendosni të gjithë emrat e parë nën të. Kur të pyeteni se cilën fushë duhet të futni në letrën tuaj, do të shihni "firstname" si një opsion dhe mbani mend atë që përmbahet në atë kolonë
- Përdoruesit e Microsoft Office të cilët gjithashtu përdorin Outlook për e-mail-in e tyre mund të përdorin librin e tyre të adresave të Outlook si një skedar të dhënash, nëse dëshironi.
Hapi 2. Ruani skedarin e të dhënave
Ruajeni diku ku mund ta gjeni lehtë dhe emërtojeni atë që do ta mbani mend lehtë.
Hapi 3. Shkruani dokumentin tuaj kryesor
Ky është dokumenti në të cilin do të futni informacion. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një letër në formë, dokumenti kryesor është shkronja. Çdo artikull që bashkohet me postë do të plotësojë për ju (të tilla si emrat) duhet të lihet bosh tani për tani.
Metoda 2 nga 3: Bashkimi i postës në MS Office
Hapi 1. Hapni panelin e detyrave të bashkimit të postës
Nga dokumenti juaj kryesor, klikoni në panelin për ta hapur atë. Nëse nuk e shihni, hapni menunë Tools dhe zgjidhni Mail Merge nga lista.
Hapi 2. Përgjigjuni pyetjeve të MS Office
Mjeti i bashkimit të postës në Office ka disa hapa të dizajnuara për ta bërë jetën tuaj më të lehtë duke bashkuar skedarët tuaj në mënyrë më të zgjuar dhe të saktë.
- Filloni duke i treguar se çfarë lloj dokumenti po shkruani. Klikoni përshtatjen më të mirë, dhe pastaj klikoni Next.
- Tregoni se çfarë "dokumenti fillestar" (dokumenti kryesor) dëshironi të përdorni. Nëse i keni ndjekur këto hapa, duhet të jeni në gjendje të zgjidhni "përdorni këtë dokument". Kliko Next.
Hapi 3. Zgjidhni skedarin për t'u bashkuar
Ky është skedari i të dhënave që keni krijuar më parë. Zgjidhni butonin e duhur të radios dhe klikoni Next për të kërkuar skedarin dhe lidhur atë me dokumentin tuaj kryesor.
Nëse preferoni të përdorni librin tuaj të adresave të Outlook, klikoni në vend të tij
Hapi 4. Zgjidhni cilat të dhëna të përdorni
Office ju lejon të zgjidhni ose çaktivizoni rreshtat e informacionit sipas dëshirës tuaj. Kjo ju lejon të zgjidhni artikujt e informacionit në skedarin e të dhënave që dëshironi të bashkoni në dokumentin kryesor, duke e bërë skedarin e të dhënave më të dobishëm me kalimin e kohës, ndërsa i përdorni për gjëra të ndryshme të ndryshme. Kur të jeni të kënaqur, klikoni Next.
Të dhënat mund të renditen duke klikuar titujt e secilës kolonë. Kjo mund të jetë e dobishme nëse keni nevojë të kërkoni shpejt shumë informacione
Hapi 5. Fut fushat e të dhënave
Në faqen tjetër të panelit të detyrave, do t'ju kërkohet të shkruani dokumentin tuaj nëse nuk e keni bërë tashmë, dhe do t'ju paraqitet një sërë opsionesh për futjen e të dhënave nga skedari në dokument.
-
Futni një fushë të të dhënave duke vendosur kursorin ku do të shkojë fusha, dhe pastaj duke klikuar butonin e duhur në panelin e detyrave për ta futur atje.
Ju mund të fshini fushat e gabuara ose të kopjuara të të dhënave duke shtypur butonin Fshi, njësoj si një shkronjë ose numër i zakonshëm
-
Opsionet e paracaktuara ndryshojnë pak në bazë të llojit të dokumentit që i keni thënë Zyrës që po shkruani. Zyra bën çmos që të plotësojë informacionin e duhur nga të dhënat që i jepni. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një letër biznesi, mund të shihni një opsion për të futur një bllok adresash, i cili përfshin emrin dhe mbiemrin e secilit marrës dhe adresën e plotë, të organizuar me kujdes në disa rreshta.
- Disa nga opsionet e paracaktuara do t'ju hapin dritare shtesë për të plotësuar informacionin e duhur. Të gjitha këto janë pak a shumë të drejtpërdrejta dhe të lehta për tu kuptuar.
- Nëse jeni duke përdorur një paravendosje dhe nuk duket se jeni në gjendje të gjeni informacionin e duhur, klikoni butonin e shënuar "Fushat e Përputhjes" për të mësuar programin se cili nga emrat e fushave tuaja korrespondojnë me emrat e tij standardë. Për shembull, mund t'i tregoni se duhet të përdorë kategorinë "Emri i Familjes" në skedarin tuaj të të dhënave për të plotësuar të dhënat e "Mbiemrit" në një bllok adresash.
- Për të përdorur fushat tuaja, klikoni "më shumë opsione". Ju do të jeni në gjendje të shihni emrat që i keni dhënë secilës kolonë dhe t'i përdorni në vend të tyre.
Hapi 6. Kontrolloni letrat tuaja
Bashkimi i postës nuk do të shfaqë informacionin specifik në fushat që aplikoni në dokumentin tuaj kryesor derisa ta printoni, por Office ofron një funksion paraprak që ju lejon të kontrolloni dhe siguroheni që informacioni po shfaqet në mënyrë të duhur sipas mënyrës se si e keni vendosur fushat në dokumentin tuaj. Mos ngurroni ta përdorni derisa të jeni të kënaqur që gjithçka është në rregull.
Hapi 7. Përfundoni bashkimin
Ekrani i fundit i panelit të detyrave të bashkimit të postës ju informon se gjithçka është në vend, dhe është gati të printojë dokumentet tuaja. Një grup informacioni do të shfaqet për çdo dokument të shtypur dhe programi do të printojë aq kopje sa ka grupe informacioni.
Nëse dëshironi të bëni redaktime individuale në shkronja të veçanta, gjithashtu mund ta bëni këtë nga ky panel i detyrave duke klikuar së pari "redaktoni shkronjat individuale"
Metoda 3 nga 3: Bashkimi i postës në OpenOffice.org
Hapi 1. Krijoni një bazë të dhënash
Në OpenOffice.org, një skedar i bazës së të dhënave kërkohet gjithmonë për bashkimin e postës; megjithatë, ju ende mund të krijoni të dhënat tuaja në një spreadsheet së pari.
- Nga dokumenti juaj kryesor, hapni menunë File dhe zgjidhni të krijoni një skedar të ri të bazës së të dhënave.
- Në dritaren që shfaqet, zgjidhni opsionin "lidheni me një bazë të dhënash ekzistuese". Nga menyja zbritëse, zgjidhni "spreadsheet" dhe pastaj klikoni Next.
- Në ekranin tjetër, drejtojeni OpenOffice.org në skedarin e spreadsheet që dëshironi të përdorni. Ju mund të zgjidhni nëse do ta mbroni apo jo fjalëkalimin bazën e të dhënave duke kontrolluar kutinë nën vendndodhjen e skedarit. Klikoni Next kur të jeni gati.
-
Në këtë ekran, zgjidhni nëse do të regjistroni bazën e të dhënave për qasje më të lehtë më vonë dhe vendosni nëse doni ose jo të hapni skedarin e bazës së të dhënave për ta redaktuar atë tani. (Ju ndoshta nuk do të keni nevojë nëse sapo keni krijuar skedarin e spreadsheet.) Klikoni Finish për të ruajtur bazën e të dhënave.
Sigurohuni që t'i jepni bazës së të dhënave një emër që mund ta mbani mend lehtë
Hapi 2. Fut fushat tuaja
Tani që i keni lidhur informacionet tuaja me një bazë të dhënash që OpenOffice.org mund ta kuptojë, është një çështje e thjeshtë të përdorni atë bazë të dhënash për bashkimin e postës, për aq kohë sa ju e dini se ku të shikoni.
- Nga menyja Insert, zgjidhni 'fushat', dhe pastaj "other …" nga nën-menyja. Përndryshe, mund të shtypni control-F2.
- Në dritaren që shfaqet, klikoni në skedën "baza e të dhënave".
-
Klikoni butonin Shfleto në pjesën e poshtme të djathtë të dritares dhe gjeni skedarin e bazës së të dhënave që sapo keni krijuar.
Pasi të keni zgjedhur bazën tuaj të të dhënave, ajo do të shfaqet në listën e titulluar "përzgjedhja e bazës së të dhënave" në anën e djathtë të dritares
- Nga lista "lloji" në anën e majtë të dritares, zgjidhni "fushat e bashkimit të postës".
- Klikoni në + pranë bazës së të dhënave tuaja dhe një skedar spreadsheet duhet të shfaqet nën të. Klikoni në + pranë se, dhe do të shihni emrat e fushave që keni zgjedhur kur keni krijuar spreadsheet -in tuaj.
-
Zgjidhni cilindo fushë që dëshironi të futni dhe klikoni Fut për ta vendosur fushën në dokumentin tuaj kryesor.
- Mos harroni të vendosni kursorin aty ku dëshironi të futet fusha juaj para se të futni, ose do t'ju duhet të shkurtoni dhe ngjisni për ta zhvendosur në pozicionin e duhur.
- Ashtu si në Office, fushat e tekstit trajtohen si karaktere alfanumerike në dokumentin tuaj kryesor. Ju mund t'i lëvizni ato me shiritin hapësinor dhe t'i fshini me butonin e fshirjes.
Hapi 3. Përfundoni bashkimin
Kontrolloni dy herë çdo fushë për vendosjen e duhur. Kur të jeni gati, printoni dokumentin tuaj kryesor. Bashkimi i postës do të printojë një kopje për secilën grup të shënimeve në skedarin që keni bashkuar në dokument.
Këshilla
- Programet e përpunimit të tekstit shpesh kanë shabllone që mund t'i përdorni për të krijuar dokumente parësore.
- Sigurohuni që t’i ndani fushat në kushtet më specifike të mundshme. Për shembull, ju mund të përdorni titullin e mirësjelljes (z., Znj., Zonjushë), emrin dhe mbiemrin për emrin. Kjo është tre fusha për emrat, kështu që përdorni tre kolona të veçanta me një lloj fushe në secilën kolonë.
