Ky wikiHow ju mëson se si të automatizoni raportimin e të dhënave në Microsoft Excel. Për të dhënat e jashtme, ky wikiHow do t'ju mësojë se si të pyesni dhe krijoni raporte nga çdo burim i jashtëm i të dhënave (MySQL, Postgres, Oracle, etj) nga brenda fletës tuaj të punës duke përdorur shtojcat Excel që lidhin fletën tuaj të punës me burimet e jashtme të të dhënave.
Për të dhënat e ruajtura tashmë në një fletë pune Excel, ne do të përdorim makro për të krijuar raporte dhe për t'i eksportuar ato në një larmi llojesh skedarësh me shtypjen e një çelësi. Për fat të mirë, Excel vjen me një regjistrues të integruar të hapave që do të thotë që nuk do të keni nevojë të kodoni makro vetë.
Hapa
Metoda 1 nga 2: Për të Dhënat Tashmë Në Excel
Hapi 1. Nëse të dhënat për të cilat keni nevojë të raportoni janë ruajtur, azhurnuar dhe mirëmbajtur tashmë në Excel, mund të automatizoni raportimin e rrjedhave të punës duke përdorur Macros
Makrot janë një funksion i integruar që ju lejon të automatizoni detyra komplekse dhe të përsëritura.
Hapi 2. Hapni Excel
Klikoni dy herë (ose klikoni nëse jeni në Mac) ikonën e aplikacionit Excel, e cila i ngjan një "X" të bardhë në një sfond të gjelbër, pastaj klikoni Fletore pune e zbrazët në faqen e shablloneve.
- Në një Mac, mund t'ju duhet të klikoni Skedar dhe pastaj klikoni Fletore pune e re bosh në menunë zbritëse që rezulton.
- Nëse tashmë keni një raport Excel që dëshironi të automatizoni, në vend të kësaj do të klikoni dy herë në skedarin e raportit për ta hapur atë në Excel.
Hapi 3. Futni të dhënat e spreadsheet -it tuaj nëse është e nevojshme
Nëse nuk i keni shtuar etiketat e kolonave dhe numrat për të cilët dëshironi të automatizoni rezultatet, bëjeni këtë para se të vazhdoni.
Hapi 4. Aktivizoni skedën Zhvilluesi
Si parazgjedhje, Zhvilluesi skeda nuk shfaqet në krye të dritares Excel. Mund ta aktivizoni duke bërë sa më poshtë në varësi të sistemit tuaj operativ:
- Windows - Kliko Skedar, kliko Opsione, kliko Personalizo shiritin në anën e majtë të dritares, kontrolloni kutinë "Zhvilluesi" në anën e djathtë të poshtme të dritares (së pari ju duhet të lëvizni poshtë) dhe klikoni Ne rregull.
- Mac - Kliko Excel, kliko Preferencat…, kliko Shiriti & Shiriti i veglave, kontrolloni kutinë "Zhvilluesi" në listën "Skedat kryesore" dhe klikoni Ruaj.
Hapi 5. Klikoni Zhvilluesi
Kjo skedë tani duhet të jetë në krye të dritares Excel. Duke vepruar kështu, shfaqet një shirit veglash në krye të dritares Excel.
Hapi 6. Klikoni Regjistro makro
Shtë në shiritin e veglave. Do të shfaqet një dritare që shfaqet.
Hapi 7. Futni një emër për makron
Në kutinë e tekstit "Emri i makro", shkruani emrin për makron tuaj. Kjo do t'ju ndihmojë të identifikoni makro më vonë.
Për shembull, nëse jeni duke krijuar një makro që do të bëjë një tabelë nga të dhënat tuaja në dispozicion, ju mund ta emërtoni atë "Chart1" ose të ngjashme
Hapi 8. Krijo një kombinim të tastit të shkurtoreve për makron
Shtypni butonin ⇧ Shift së bashku me një tast tjetër (p.sh., tastin T) për të krijuar shkurtoren e tastierës. Kjo është ajo që do të përdorni për të drejtuar makron tuaj më vonë.
Në një Mac, kombinimi i tastit të shkurtoreve do të përfundojë si ⌥ Opsion+⌘ Komandë dhe çelësi juaj (p.sh., ption Opsioni+⌘ Komanda+T)
Hapi 9. Ruani makron në dokumentin aktual Excel
Klikoni në kutinë zbritëse "Dyqan makro në", pastaj klikoni Ky Fletore pune për të siguruar që makroja do të jetë e disponueshme për këdo që hap librin e punës.
Ju do të duhet të ruani skedarin Excel në një format të veçantë që makroja të ruhet
Hapi 10. Kliko OK
Shtë në fund të dritares. Duke vepruar kështu do të ruani cilësimet tuaja makro dhe do t'ju vendosë në modalitetin e regjistrimit. Çdo hap që ndërmerrni tani e tutje derisa ta ndaloni regjistrimin do të regjistrohet.
Hapi 11. Kryeni hapat që dëshironi të automatizoni
Excel do të ndjekë çdo klikim, shtypje tasti dhe opsion formatimi që futni dhe i shton ato në listën e makrove.
- Për shembull, për të zgjedhur të dhënat dhe për të krijuar një tabelë prej tyre, ju do të theksoni të dhënat tuaja, klikoni Fut në krye të dritares Excel, klikoni një lloj grafiku, klikoni formatin e grafikut që dëshironi të përdorni dhe redaktoni grafikun sipas nevojës.
- Nëse dëshironi të përdorni makro për të shtuar vlera nga qelizat A1 përmes A12, ju do të klikoni një qelizë të zbrazët, shkruani = SUM (A1: A12) dhe shtypni ↵ Enter.
Hapi 12. Klikoni Stop Regjistrimi
Është në Zhvilluesi shiriti i veglave të skedës. Kjo do të ndalojë regjistrimin tuaj dhe do të ruajë çdo hap që keni ndërmarrë gjatë regjistrimit si një makro individuale.
Hapi 13. Ruani fletën tuaj Excel si një skedar të aktivizuar me makro
Kliko Skedar, kliko Ruaj si, dhe ndryshoni formatin e skedarit në xlsm në vend të xlsMe Pastaj mund të futni një emër skedari, zgjidhni një vendndodhje skedari dhe klikoni Ruaj.
Nëse nuk e bëni këtë, makroja nuk do të ruhet si pjesë e spreadsheet -it, që do të thotë se njerëzit e tjerë në kompjuterë të ndryshëm nuk do të jenë në gjendje të përdorin makron tuaj nëse ua dërgoni librin e punës atyre
Hapi 14. Drejtoni makron tuaj
Shtypni kombinimin e tastit që keni krijuar si pjesë e makros për ta bërë këtë. Duhet të shihni që spreadsheet -i juaj të automatizohet sipas hapave të makros suaj.
Ju gjithashtu mund të ekzekutoni një makro duke klikuar Makro në Zhvilluesi tab, duke zgjedhur emrin e makros suaj dhe duke klikuar Vraponi.
Metoda 2 nga 2: Për të dhëna të jashtme (MySQL, Postgres, Oracle, etj)
Hapi 1. Shkarkoni shtojcën Excel të Kloudio nga Microsoft AppSource
Kjo do t'ju lejojë të krijoni një lidhje të vazhdueshme midis një baze të dhënash të jashtme ose burimit të të dhënave dhe librit tuaj të punës. Kjo shtojcë punon edhe me Google Sheets.
Hapi 2. Krijoni një lidhje midis fletës tuaj të punës dhe burimit tuaj të jashtëm të të dhënave duke klikuar butonin + në portalin Kloudio
Shkruani detajet e bazës së të dhënave tuaja (lloji i bazës së të dhënave, kredencialet) dhe zgjidhni çdo mundësi sigurie/kriptimi nëse punoni me të dhëna konfidenciale ose të kompanisë.
Hapi 3. Pasi të keni krijuar një lidhje midis fletës tuaj të punës dhe bazës së të dhënave tuaja, do të jeni në gjendje të kërkoni dhe krijoni raporte nga të dhënat e jashtme pa lënë Excel
Krijoni raportet tuaja të personalizuara nga portali Kloudio dhe më pas zgjidhni ato nga menyja zbritëse në Excel. Pastaj mund të aplikoni çdo filtër shtesë dhe të zgjidhni frekuencën që raporti do të rifreskojë (kështu që ju mund të përditësoni spreadsheet -in tuaj të shitjeve automatikisht çdo javë, ditë, apo edhe orë.)
Hapi 4. Përveç kësaj, ju gjithashtu mund të futni të dhëna në fletën tuaj të lidhur të punës dhe të bëni që të dhënat të përditësojnë burimin tuaj të jashtëm të të dhënave
Krijoni një model ngarkimi nga portali Kloudio dhe do të jeni në gjendje të ngarkoni manualisht ose automatikisht ndryshimet në spreadsheet -in tuaj në burimin tuaj të jashtëm të të dhënave.
Video - Duke përdorur këtë shërbim, disa informacione mund të ndahen me YouTube
Këshilla
- Shkarkoni vetëm shtojcat Excel nga Microsoft AppSource, përveç nëse i besoni ofruesit të palëve të treta.
- Makrot mund të përdoren për çdo gjë, nga detyra të thjeshta (p.sh., shtimi i vlerave ose krijimi i një grafiku) në ato komplekse (p.sh., llogaritja e vlerave të qelizës suaj, krijimi i një tabele nga rezultatet, etiketimi i tabelës dhe printimi i rezultatit).
- Kur hapni një spreadsheet me makron tuaj të përfshirë, mund t'ju duhet të klikoni Aktivizo përmbajtjen në një flamur të verdhë në krye të dritares para se të përdorni makron.
Paralajmërimet
- Makrot mund të përdoren me qëllim të keq (p.sh., për të fshirë skedarët në kompjuterin tuaj). Mos drejtoni makro nga burime të pabesueshme.
- Macros do të zbatojë fjalë për fjalë çdo hap që bëni gjatë regjistrimit. Sigurohuni që të mos futni aksidentalisht vlerën e pasaktë, të hapni një program që nuk dëshironi të përdorni ose të fshini një skedar.
