Excel është një program super i dobishëm, por funksionet e tij të ndryshme mund të duken dërrmuese! Mos u shqetëso. Ka shumë këshilla dhe truket që mund të përdorni për t'ju ndihmuar të përfundoni punën tuaj shpejt. Ju mund të rrisni aftësitë tuaja duke mësuar një grup të ri truket. Ju gjithashtu mund të mësoni të përdorni tabela pivot për të analizuar më mirë të dhënat tuaja. Së fundi, kaloni ca kohë duke eksploruar funksione të reja. Ka shumë mënyra për t'u bërë shpejt një mjeshtër i shkëlqyer!
Hapa
Metoda 1 nga 4: Mësoni truket dhe kursimtarët e kohës
Hapi 1. Përdorni shkurtoret e tastierës për të lundruar më shpejt
Zbatoni shkurtoret e tastierës dhe shkurtoni kohën që duhet për të përdorur miun. Për shembull, nëse mbani shtypur tastin ctrl ndërsa klikoni një buton me shigjetë, do të zgjidhni të gjitha qelizat në fund të tabelës. Shikoni sa më shpejt mund të punoni pa miun!
- Shndërroni numrat në monedhë duke goditur ctrl, shift dhe $ njëkohësisht.
- Shndërroni numrat në data duke shtypur ctrl, shift dhe # në të njëjtën kohë.
- Ndryshoni faqet shpejt duke mbajtur shtypur ctrl ndërsa godisni faqen lart ose poshtë, të vendosura në këndin e sipërm të djathtë të tastierës tuaj.
- Në përgjithësi, Excel për Mac është përditësuar që të ngjajë shumë me Excel për Windows. Nëse hasni probleme duke përdorur këto shkurtore, mund të kontrolloni udhëzimet për programin tuaj të veçantë.
Hapi 2. Shkoni te menyja Rendit me një shkurtore:
komandë, ndërrim, r. Excel ofron lista të personalizuara në menunë Rendit. Ju mund të zgjidhni të rregulloni shpërndarjen e produkteve tuaja sipas javës, muajit ose përparësisë, për shembull. Pasi të keni hyrë në këtë meny, mund të klikoni të hapur kutinë zbritëse "Rendit sipas". Atje, mund të shihni një gamë të gjerë opsionesh bazuar në fletën tuaj të spreadsheet. Sa e dobishme është kjo?
Hapi 3. Shtypni alt="Image" dhe Shigjetën Poshtë për të arritur në menunë e filtrit
Kjo shkurtore do t'ju lejojë të shkoni në menunë e filtrit edhe më shpejt! Do të shihni menutë zbritëse që do t'ju lejojnë të zgjidhni dhe zgjidhni atë që dëshironi të theksoni në spreadsheet-in tuaj. Ju gjithashtu mund të përdorni disa shkurtore të tjera të tastierës për të përdorur filtrat edhe më me efikasitet:
- Shtypni ctrl, shift, L për të ndezur ose fikur filtrat.
- Shtypni ALT, shigjetën poshtë për të shfaqur menunë e zbritjes së filtrit.
Hapi 4. Gjeni Analizën e Shpejtë në këndin e poshtëm
Ju mund të bëni më shpejt analiza bazë pa pasur nevojë të kërkoni funksionin që dëshironi. Analiza e Shpejtë ka një menu të vogël në këndin e poshtëm të djathtë të spreadsheet -it tuaj. Në këtë menu, do të gjeni shumë mjete që mund të përdoren për të tërhequr pjesë të ndryshme të të dhënave tuaja së bashku. Ky kursimtar i kohës ju mban nga kërkimi i veçorive specifike-shumë prej tyre janë në këtë meny.
Hapi 5. Shkoni te Fut> Listat për të gjetur tabela të reja
Grafikët mund t'i bëjnë të dhënat tuaja të duken shumë më interesante! Mos u ngecni në rrëmujë duke përdorur të njëjtat tabela të vjetra të byrekëve. Lërini përshtypje shefit tuaj dhe gjallëroni të dhënat tuaja duke përdorur tabela hierarkike siç është harta e pemëve. Kjo do të tregojë të dhënat tuaja si një katror (të gjitha të dhënat tuaja) të përbëra nga drejtkëndësha më të vegjël të cilët përfaqësojnë përbërësit individualë të të dhënave tuaja.
Një tabelë tjetër më e re është ujëvara, e cila ilustron sesi pjesët e të dhënave kontribuojnë në tërësinë. Ju gjithashtu mund ta gjeni këtë në Grafikët
Hapi 6. Bëni parashikime solide duke përdorur Parashikimin me Një Klikim
Ky mjet do t'ju bëjë të ndiheni si profesionistë. Zgjidhni të dhënat që dëshironi të analizoni. Shkoni në skedën Të dhënat dhe futuni në grupin Parashikimi. Zgjidhni Fletën e Parashikimit dhe eksploroni opsionet në kutinë e dialogut.
- Për shembull, ju mund të zgjidhni që informacioni juaj të shfaqet si në një tabelë me vija ose shtylla.
- Ju gjithashtu mund të zgjidhni opsionin e parashikimit në varësi të sezonalitetit.
Metoda 2 nga 4: Shfrytëzimi i Tabelave Pivot
Hapi 1. Shkoni te Të dhënat në Excel dhe zgjidhni Pivot Tables
Zotërimi i tabelave strumbullare mund të jetë një ndryshues i vërtetë i lojës për përdoruesit e Excel. Tabelat kryesore do t'ju ndihmojnë të riorganizoni të dhënat tuaja dhe t'i shikoni ato në mënyra të ndryshme. Excel do të popullojë automatikisht të dhënat tuaja, por ju mund t'i lëvizni ato sipas dëshirës tuaj. Pasi të keni krijuar tabelën, mund të zgjidhni se si dëshironi ta organizoni duke zgjedhur njërën nga katër opsionet:
- Raporto filtrin, i cili do t'ju lejojë të shikoni vetëm rreshta të caktuar.
- Etiketat e Kolonave, të cilat mund të funksionojnë si titujt tuaj.
- Etiketat e Rreshtave, të cilat mund t'i përdorni për të emëruar rreshtat tuaj.
- Vlera, e cila ju lejon të zgjidhni nëse doni të numëroni ose përmbledhni të dhënat tuaja dhe ofron manipulime të ndryshme të tjera.
Hapi 2. Shtoni rreshta dhe kolona të shumta në të njëjtën kohë
Kur shikoni tabelën tuaj, mund të zgjidhni cilat rreshta ose kolona dëshironi të shtoni. Theksoni rreshtat/kolonat që dëshironi të futni, klikoni me të djathtën dhe zgjidhni "Fut". Kjo do të kursejë kohë, pasi kjo është shumë më e shpejtë sesa shtimi i kolonave ose rreshtave individualë.
Hapi 3. Përcaktoni të dhënat tuaja me filtra
Kur klikoni në skedën e të dhënave në tabelën tuaj, zgjidhni "Filtro". Pastaj mund të zgjidhni nëse doni t'i shihni kolonat tuaja në rend zbritës ose në rritje duke klikuar në shigjetën pranë kokës së kolonës tuaj. Ju gjithashtu mund ta bëni këtë për të zgjedhur se cilat rreshta dëshironi të shikoni.
Hapi 4. Theksoni kolonën që dëshironi të transpozoni
Në disa raste, ju mund të dëshironi të ndryshoni të dhënat tuaja nga rreshtat në kolona, ose anasjelltas. Theksoni rreshtin ose kolonën që dëshironi të ndryshoni dhe klikoni me të djathtën. Pastaj zgjidhni "Kopjo". Zgjidhni qelizën ku dëshironi të filloni rreshtin ose kolonën tuaj të re. Tjetra, klikoni me të djathtën dhe zgjidhni "Paste Special". Do të shfaqet një opsion i ri dhe mund të klikoni "Transpozoj".
Hapi 5. Theksoni një rresht ose kolonë për të hequr kopjimet
Nëse jeni duke punuar me një grup të madh të të dhënave, mund të keni shumë përsëritje në të dhënat tuaja. Zgjidhni rreshtin ose kolonën që dëshironi të përsosni dhe nënvizoni atë. Në skedën Të dhënat, shikoni nën "Mjetet" dhe zgjidhni "Hiq kopjimet".
Një pop-up do t'ju kërkojë të konfirmoni se cilat të dhëna dëshironi të manipuloni. Përsëri, zgjidhni "Hiq kopjimet"
Metoda 3 nga 4: Shtimi i formulave dhe funksioneve të reja në repertorin tuaj
Hapi 1. Përdorni mjetin Insert Formula
Mos kini frikë të provoni disa formula të reja. Për të futur një funksion, nënvizoni qelizën që do të përmbajë funksionin. Tjetra, klikoni në skedën Formula në Shirit në krye të fletës suaj të spreadsheet dhe zgjidhni "Fut funksionin". Nëse e dini formulën e saktë që dëshironi të përdorni, mund ta shkruani. Ju gjithashtu mund të shkruani fjalë kyçe si "numërimi i qelizave". Excel mund t'ju ndihmojë të gjeni formulën që ju nevojitet, e cila është vërtet e dobishme.
Hapi 2. Praktikoni duke përdorur SUMPRODUCT në Excel
Ky funksion përdoret për të shumëzuar vargjet ose diapazonet dhe ju jep shumën e produktit. Sintaksa është: = SUMPRODUCT (array1, [array 2],…)
Ka funksione të ndryshme brenda SUMPRODUCT. Për shembull, nëse keni nevojë të shtoni vlerat e poshtme të të dhënave tuaja, mund të zgjidhni funksionin SMALL brenda funksionit SUMPRODUCT
Hapi 3. Përdorni funksionin COUNTIF
Kjo është e dobishme nëse doni të përcaktoni sa herë një numër ose fjalë shfaqet në spreadsheet -in tuaj. Formula është = COUNTIF (diapazoni, kriteret).
Për shembull, nëse dëshironi të dini se sa shpesh shfaqet fjala "California", ju do të shkruani = COUNTIF (B: B, "California")
Hapi 4. Përdorni VLOOKUP për të kombinuar të dhënat
Ju mund të mendoni se VLOOKUP është i ngjashëm me përdorimin e një libri telefoni për të përdorur emrin e një personi për të gjetur numrin e tij të telefonit. Ky funksion ju lejon të shikoni një pjesë të informacionit dhe të gjeni vlerën e tij përkatëse në të njëjtën rresht ose kolonë të ndryshme.
- Ju mund të gjeni se doni të kombinoni 2 ose më shumë spreadsheets në 1. Së pari, sigurohuni që keni të paktën 1 kolonë që është absolutisht identike në të dyja spreadsheets. Formula është: = VLOOKUP (vlera e kërkimit, masa e tabelës, numri i kolonës, [kërkimi i rangut]).
-
Për shembull, kur futni ndryshoret tuaja mund të duket kështu:
- = VLOOKUP (C2, Fletë2! A: B, 2, FALSE)
- Kjo do të ishte e dobishme nëse keni një numër pjesësh për një pjesë të pajisjes dhe keni nevojë të dini çmimin e pjesës.
Metoda 4 nga 4: Konsultimi i burimeve të tjera për të mësuar më shumë
Hapi 1. Kthehuni tek z. Excel për probleme të ndërlikuara
Edhe një ekspert i Excel mund të hasë në probleme. Eshte ne rregull! Excel ka kaq shumë karakteristika, do të ishte shumë e vështirë t’i njihnit të gjitha. Nëse e gjeni veten të mbërthyer, thjesht shkoni te www.mrexcel.com. Së pari, mund të përpiqeni të gjeni përgjigjen e pyetjes suaj në tabelat e mesazheve. Përdorimet e tjera mund të jenë vërtet të dobishme për t'ju ndihmuar.
Nëse keni nevojë për ndihmë ekspertësh, mund të regjistroheni për një konsultë nga z. Excel. Ju mund të keni për të shpenzuar pak para, por ka të ngjarë të merrni një zgjidhje të personalizuar që mund t'ju ndihmojë vërtet
Hapi 2. Merrni një mësim online falas
Pavarësisht nëse jeni duke kërkuar shkurtore të reja, ose thjesht kërkoni të mahnitni shefin tuaj me aftësi të reja, një mësim mund t'ju ndihmojë vërtet të ngrini këmbën lart. GCF Learn Free ofron një kurs vërtet të plotë që trajton një sërë çështjesh të Excel. Ju mund të mësoni se si të përdorni më shpejt analizën What-If, dhe shihni shembuj se si të përdorni shumë formula të ndryshme.
Hapi 3. Bëni një kërkim të shpejtë në internet për të gjetur një klasë në zonën tuaj
Në motorin tuaj të kërkimit thjesht shkruani "excel class" dhe vendin ku jetoni. Për shembull, mund të shkruani "klasë eksele në Çikago". Për një tarifë, mund të regjistroheni për klasa personale ose online. Ju do të jeni në gjendje të kërkoni një instruktor ekspert për t'ju treguar truket më të fundit.
Këshilla
- Ju mund të merrni klasa në Excel në internet ose personalisht në kolegjin tuaj të komunitetit lokal.
- Ju gjithashtu mund të gjeni të dobishme të shkarkoni disa modele Excel dhe të praktikoni duke përdorur aftësitë tuaja të reja.
