Microsoft Access është një program i krijimit të bazës së të dhënave që lejon këdo që të ruajë dhe redaktojë me lehtësi një bazë të dhënash. Shtë i përshtatshëm për çdo gjë, nga projektet e vogla deri tek bizneset e mëdha, dhe është një program shumë vizual. Kjo e bën atë të shkëlqyeshme për kryerjen e futjes së të dhënave, pasi nuk keni nevojë të punoni me tabela dhe tabela.
Hapa
Pjesa 1 nga 6: Krijimi i një baze të re të të dhënave
Hapi 1. Klikoni skedën File dhe zgjidhni "New"
Baza e të dhënave është ajo që do të përmbajë të gjitha të dhënat tuaja në format e saj të ndryshme. Ju mund të zgjidhni të krijoni një bazë të dhënash bosh, një bazë të dhënash të zbrazët në internet ose të zgjidhni nga një sërë modelesh.
- Një bazë e të dhënave bosh është një bazë e të dhënave standarde Access, dhe është e mirë për përdorim lokal. Krijimi i një baze të dhënash bosh do të krijojë gjithashtu një tabelë.
- Baza e të dhënave në internet janë krijuar për të qenë në përputhje me mjetet e publikimit të uebit të Access -it. Krijimi i një baze të dhënash bosh do të krijojë gjithashtu një tabelë.
- Modelet janë baza të dhënash të para-ndërtuara të dizajnuara për një gamë të gjerë përdorimesh. Zgjidhni një model nëse nuk doni të kaloni shumë kohë duke bashkuar strukturën e bazës së të dhënave.
Hapi 2. Emërtoni bazën e të dhënave tuaja
Pasi të keni zgjedhur një lloj baze të dhënash, jepini një emër që pasqyron se për çfarë shërben. Kjo do të jetë veçanërisht e dobishme nëse do të punoni me disa baza të të dhënave të ndryshme. Shkruani emrin e skedarit të bazës së të dhënave tuaja në kutinë "Emri i skedarit". Zgjidhni "Krijo" për të krijuar skedarin e ri të bazës së të dhënave.
Pjesa 2 nga 6: Shtimi i të dhënave në bazën e të dhënave
Hapi 1. Përcaktoni strukturën më të mirë për të dhënat tuaja
Nëse jeni duke krijuar një bazë të dhënash bosh, do të dëshironi të mendoni për mënyrën më të mirë për të organizuar të dhënat tuaja dhe të shtoni strukturën e duhur. Ka disa mënyra se si mund të formatoni dhe bashkëveproni me të dhënat tuaja në Access:
- Tabelat - Kjo është mënyra kryesore që të dhënat ruhen në bazën tuaj të të dhënave. Tabelat mund të krahasohen me spreadsheets në Excel: të dhënat janë të organizuara në rreshta dhe kolona. Për shkak të kësaj, importimi i të dhënave nga Excel dhe programe të tjera spreadsheet është një proces relativisht i drejtpërdrejtë.
- Format - Format janë mënyra se si të dhënat shtohen në bazën tuaj të të dhënave. Ndërsa mund t'i futni të dhënat në bazën e të dhënave direkt në tabela, përdorimi i formave lejon hyrjen më të shpejtë dhe më vizuale të të dhënave.
- Raportet - Këto përmbledhin dhe shfaqin të dhënat në bazën tuaj të të dhënave. Raportet janë për analizimin e të dhënave dhe kthimin e përgjigjeve në pyetje të veçanta, të tilla si sa fitim është bërë, ose ku janë vendosur klientët. Këto zakonisht janë të dizajnuara për t'u shtypur.
- Pyetje - Kjo është mënyra se si i merrni dhe filtroni të dhënat tuaja. Ju mund të përdorni pyetje për të shfaqur shënime të veçanta nga tabela të shumta. Ju gjithashtu mund të përdorni pyetje për të krijuar dhe përditësuar të dhënat.
Hapi 2. Krijoni tabelën tuaj të parë
Nëse filloni një bazë të dhënash bosh, automatikisht do të filloni me një tabelë bosh. Mund të filloni të futni të dhënat tuaja në këtë tabelë, ose me dorë ose duke kopjuar dhe ngjitur nga një burim tjetër.
- Çdo pjesë e të dhënave duhet të japë kolonën (fushën) e vet, ndërsa secili regjistrim duhet të jetë një rresht i veçantë. Për shembull, çdo rresht do të jetë një klient ndërsa secila fushë do të jetë një pjesë e ndryshme e informacionit në lidhje me atë klient (emri, mbiemri, adresa e postës elektronike, numri i telefonit, etj.).
- Ju mund t'i riemërtoni etiketat e kolonave për ta bërë më të lehtë të tregoni se cila fushë është çfarë. Klikoni dy herë titullin e kolonës për të ndryshuar emrin.
Hapi 3. Importoni të dhëna nga një burim tjetër
Nëse dëshironi të importoni nga një skedar ose vendndodhje e mbështetur, mund të vendosni Access për të rrëmbyer informacionin dhe shtuar atë në bazën tuaj të të dhënave. Kjo është e dobishme për marrjen e të dhënave nga një server në internet ose ndonjë burim tjetër i përbashkët.
- Klikoni në skedën Të dhënat e jashtme.
- Zgjidhni llojin e skedarit që po importoni. Në seksionin "Import dhe Lidhje", do të shihni disa opsione për llojet e të dhënave. Mund të klikoni në butonin Më shumë për të parë më shumë opsion. ODBC qëndron për Open Database Connectivity, dhe përfshin bazat e të dhënave të tilla si SQL.
- Shkoni në vendndodhjen e të dhënave. Nëse është në një server, do t'ju duhet të jepni adresën e serverit.
- Në dritaren tjetër, zgjidhni "Specifikoni se si dhe ku dëshironi të ruani të dhënat në bazën e të dhënave aktuale". Zgjidhni "OK". Ndiqni hapat për të importuar të dhënat tuaja.
Hapi 4. Shtoni një tabelë tjetër
Ju do të dëshironi të mbani shënimet tuaja të ndryshme në baza të të dhënave të ndryshme. Kjo do t'ju ndihmojë të mbani bazat e të dhënave tuaja pa probleme. Për shembull, mund të keni një tabelë të informacionit të klientit dhe një tabelë tjetër për informacionin e porosisë. Atëherë do të jeni në gjendje të lidhni informacionin e klientit me tabelën e informacionit të porosisë.
Në seksionin Krijo të skedës Home, klikoni butonin e tabelës. Një tabelë e re do të shfaqet në bazën tuaj të të dhënave. Ju mund të futni informacion në të njëjtën mënyrë si në tabelën e parë
Pjesa 3 nga 6: Vendosja e Marrëdhënieve të Tabelave
Hapi 1. Kuptoni se si funksionojnë çelësat
Çdo tabelë do të ketë një çelës kryesor që është unik për secilën hyrje. Si parazgjedhje, Access krijon një kolonë ID që rritet në numër për secilën hyrje. Ky është vendosur si çelësi kryesor. Tabelat gjithashtu mund të kenë çelësa të huaj. Këto janë fusha që lidhen me një tabelë tjetër në bazën e të dhënave. Fushat e lidhura do të përmbajnë të njëjtat të dhëna.
- Për shembull, në tabelën tuaj të Porosive, mund të keni një fushë të ID të Klientit për të gjetur se cili klient porositi cilin produkt. Ju mund të krijoni një marrëdhënie për atë fushë me fushën ID në tabelën tuaj të Klientit.
- Përdorimi i marrëdhënieve ju ndihmon të mbani të dhënat tuaja të qëndrueshme, efikase dhe të lexueshme.
Hapi 2. Klikoni në skedën Mjetet e bazës së të dhënave
Klikoni butonin Marrëdhëniet në seksionin Marrëdhëniet. Kjo do të hapë një dritare të re me një përmbledhje të të gjitha tabelave në bazën e të dhënave. Çdo fushë do të jetë e shënuar nën emrin e tabelës së saj.
Ju do të duhet të keni krijuar fushën për çelësin e huaj para se të krijoni marrëdhënien. Për shembull, nëse doni të përdorni ID -në e Klientit në tabelën e Porosive, krijoni një fushë në tabelën e Porosive të quajtur Klient dhe lëreni atë bosh. Sigurohuni që është i njëjti format me fushën që po lidhni (numrat në këtë rast)
Hapi 3. Tërhiqeni fushën që dëshironi të përdorni si çelës i huaj
Hidheni atë në fushën që keni krijuar për çelësin e huaj. Klikoni Krijo në dritaren që shfaqet për të vendosur marrëdhënien për fushat. Një linjë do të shfaqet midis dy tabelave, duke lidhur fushat.
Kontrolloni kutinë "Zbatoni integritetin referues" kur krijoni një marrëdhënie. Kjo do të thotë që nëse të dhënat ndryshohen në njërën fushë, fusha tjetër azhurnohet automatikisht. Kjo do t'ju ndihmojë të mbani të dhënat tuaja të sakta
Pjesa 4 nga 6: Bërja e pyetjeve
Hapi 1. Kuptoni rolin e pyetjeve
Pyetjet janë veprime që ju lejojnë të shikoni, shtoni dhe modifikoni shpejt të dhënat në bazën tuaj të të dhënave. Ekziston një larmi e madhe e llojeve të pyetjeve, duke filluar nga kërkimet e thjeshta deri në krijimin e tabelave të reja bazuar në të dhënat ekzistuese. Pyetjet janë mjete thelbësore për krijimin e raporteve.
Pyetjet ndahen në dy lloje kryesore: Zgjidh dhe Veprim. Zgjidhni pyetjet që tërheqin të dhënat nga tabelat dhe mund të bëjnë llogaritjet. Pyetjet e veprimit mund të shtojnë, modifikojnë dhe fshijnë të dhënat nga tabelat
Hapi 2. Përdorni magjistarin e pyetjes për të krijuar një pyetje bazë Select
Nëse doni të krijoni një pyetje bazë të përzgjedhjes, përdorni Magjistarin e Kërkimit për t'ju përcjellë hapat. Mund të hyni në Magjistarin e Kërkimit nga skeda Krijo. Kjo do t'ju lejojë të shihni fushat specifike nga një tabelë.
Krijimi i një pyetjeje të zgjedhur me kritere
Hapi 1. Hapni mjetin Query Design
Ju mund të përdorni kritere për të ngushtuar pyetjen tuaj të zgjedhur dhe shfaqur vetëm informacionin që ju nevojitet. Për të filluar, klikoni në skedën Krijo dhe zgjidhni Query Deign.
Hapi 2. Zgjidhni tryezën tuaj
Kutia Show Table do të hapet. Klikoni dy herë mbi tabelën në të cilën dëshironi të ekzekutoni pyetjen, dhe pastaj klikoni Mbyll.
Hapi 3. Shtoni fushat që do të merren
Klikoni dy herë në secilën fushë në tabelë që dëshironi të shtoni në pyetje. Fushat do të shtohen në rrjetin e Dizajnit.
Hapi 4. Shtoni kriteret tuaja
Ju mund të përdorni disa lloje të ndryshme kriteresh, të tilla si tekst ose funksione. Për shembull, nëse dëshironi të shfaqni vetëm çmime më të larta se 50 dollarë nga fusha juaj "Çmimet", do të hynit
=50
në kriteret. Nëse dëshironi të tregoni vetëm klientët nga Mbretëria e Bashkuar, ju do të shkruani
MB
në fushën e Kritereve.
Ju mund të përdorni kritere të shumta për pyetje
Hapi 5. Klikoni Run për të parë rezultatet tuaja
Butoni Run është i vendosur në skedën Design. Rezultatet e pyetjes suaj do të shfaqen në dritare. Shtypni Ctrl + S për të ruajtur pyetjen.
Krijimi i një pyetjeje të zgjedhur me parametra
Hapi 1. Hapni mjetin Query Design
Një pyetje parametri do t'ju lejojë të specifikoni atë që dëshironi të merrni sa herë që pyetja të ekzekutohet. Për shembull, nëse keni një bazë të dhënash me klientë nga qytete të ndryshme, mund të drejtoni një pyetje parametri për të pyetur se për cilin qytet doni të shfaqni rezultatet.
Hapi 2. Krijoni një pyetje të zgjedhur dhe specifikoni tabelën (t)
Shtoni fushat që do të merren në pyetjen duke klikuar dy herë në përmbledhjen e tabelës.
Hapi 3. Shtoni një parametër në seksionin Kriteret
Parametrat shënohen me “” rreth parametrit. Teksti brenda kllapave do të shfaqet në kërkesën që shfaqet kur pyetja të ekzekutohet. Për shembull, për të kërkuar qytetin, klikoni në qelizën e Kritereve për fushën e qytetit dhe shkruani
[Cili qytet?]
Mund t'i përfundoni parametrat me "?" ose ":", por jo me "!" ose "."
Hapi 4. Bëni një pyetje me shumë parametra
Ju mund të përdorni parametra të shumtë për të krijuar një gamë të personalizuar për rezultatet e pyetjes suaj. Për shembull, nëse fusha është një fushë Data, mund të ktheni një sërë datash duke shtypur
Midis [Fut datën e fillimit:] Dhe [Fut datën e përfundimit:]
Me Do të merrni dy kërkesa kur të ekzekutoni pyetjen.
Krijimi i një pyetje për Make Table
Hapi 1. Klikoni në skedën Krijo dhe zgjidhni Query Design
Ju mund të përdorni pyetje për të tërhequr të dhëna specifike nga tabelat ekzistuese dhe për të krijuar një tabelë të re me këto të dhëna. Kjo është veçanërisht e dobishme nëse doni të ndani pjesë të veçanta të bazës së të dhënave tuaja, ose të krijoni forma specifike për nënbashkësitë e bazës së të dhënave tuaja. Së pari do t'ju duhet të krijoni një pyetje të rregullt të zgjedhur.
Hapi 2. Zgjidhni tabelën (t) nga e cila dëshironi të tërhiqni të dhënat
Klikoni dy herë mbi tabelat nga të cilat dëshironi të tërhiqni të dhënat tuaja. Nëse është e nevojshme, mund të tërhiqeni nga tabela të shumta.
Hapi 3. Zgjidhni fushat nga të cilat dëshironi të merrni të dhëna
Klikoni dy herë në secilën fushë që dëshironi të shtoni nga pasqyra e tabelës. Do të shtohet në rrjetin tuaj të pyetjeve.
Hapi 4. Vendosni kriteret tuaja
Nëse dëshironi të specifikoni të dhëna specifike nga një fushë, përdorni seksionin e kritereve për të vendosur filtrin. Shihni pjesën "Krijimi i një pyetjeje të zgjedhur me kritere" më lart për më shumë detaje.
Hapi 5. Testoni pyetjen tuaj për t'u siguruar që të kthejë rezultatet që dëshironi
Para se të krijoni tabelën tuaj, ekzekutoni pyetjen për të siguruar që po tërheq të gjitha të dhënat e sakta. Rregulloni kriteret dhe fushat tuaja derisa të merrni të gjitha të dhënat që dëshironi.
Hapi 6. Ruani pyetjen
Shtypni Ctrl + S për të ruajtur pyetjen për përdorim të mëvonshëm. Do të shfaqet në kornizën tuaj të navigimit në anën e majtë të ekranit. Klikoni në pyetjen për ta zgjedhur përsëri dhe më pas klikoni në skedën Dizajn.
Hapi 7. Klikoni butonin "Bëni tabelë" në grupin Query Type
Do të shfaqet një dritare që kërkon emrin tuaj të ri të tabelës. Vendosni emrin për tabelën dhe klikoni OK.
Hapi 8. Klikoni butonin Run
Tabela juaj e re do të krijohet me pyetjen që keni krijuar. Tabela do të shfaqet në kornizën tuaj të navigimit në të majtë.
Krijimi i një pyetje shtesë
Hapi 1. Hapni një pyetje të krijuar më parë
Ju mund të përdorni një pyetje shtesë për të shtuar të dhëna në një tabelë që tashmë ekziston nga një tabelë tjetër. Kjo është e dobishme nëse keni nevojë të shtoni më shumë të dhëna në një tabelë që keni krijuar me një kërkesë të tryezës.
Hapi 2. Klikoni butonin Shto në skedën Dizajn
Kjo do të hapë kutinë e dialogut Shtoj. Zgjidhni tabelën që dëshironi të shtoni.
Hapi 3. Ndryshoni kriteret e pyetjes tuaj që të përputhen me atë që dëshironi të shtoni
Për shembull, nëse keni krijuar një tabelë me kriteret "2010" për fushën Viti, ndryshojeni atë në vitin që dëshironi të shtoni, siç është "2011".
Hapi 4. Vendosni se ku dëshironi të shtohen të dhënat
Sigurohuni që të vendosni fushat e sakta për secilën kolonë që po shtoni. Për shembull, kur përdorni ndryshimet e mësipërme, të dhënat duhet të shtohen në fushën e Vitit në rreshtin Shto tek.
Hapi 5. Drejtoni pyetjen
Klikoni butonin Run në skedën Deign. Pyetja do të ekzekutohet dhe të dhënat do të shtohen në tabelë. Ju mund të hapni tabelën për të verifikuar që të dhënat janë shtuar në mënyrë korrekte.
Pjesa 5 nga 6: Krijimi dhe Përdorimi i Formularëve
Hapi 1. Zgjidhni tabelën për të cilën dëshironi të krijoni një formë
Formularët ju lejojnë të shihni lehtësisht të dhënat për secilën fushë, si dhe të kaloni shpejt midis regjistrimeve ose të krijoni të reja. Formularët janë thelbësorë për periudha të zgjatura të futjes së të dhënave, pasi shumica e njerëzve i kanë shumë më të lehtë për të punuar sesa tabelat.
Hapi 2. Klikoni butonin Form në skedën Krijo
Kjo do të krijojë një formë të bazuar në fushat e përfshira në tabelë automatikisht. Qasja bën një punë mjaft të mirë duke krijuar automatikisht fusha që janë me madhësinë e duhur, por ju mund të ndryshoni madhësinë dhe të lëvizni nëpër çdo element në formën që dëshironi.
- Nëse nuk doni që një fushë specifike të shfaqet në formular, mund të klikoni me të djathtën mbi të dhe zgjidhni Fshij.
- Nëse tabelat tuaja kanë marrëdhënie, një fletë e të dhënave do të shfaqet nën çdo regjistrim, duke treguar të dhënat e lidhura. Ju mund t'i redaktoni të dhënat tuaja të lidhura në këtë mënyrë shumë më lehtë. Për shembull, çdo përfaqësues i shitjeve në bazën tuaj të të dhënave mund të ketë një bazë të dhënash të klientëve të bashkangjitur në regjistrin e tyre.
Hapi 3. Lundroni në formularin tuaj të ri
Butonat e shigjetave në fund lëvizin nga regjistrimi në regjistrim. Fushat do të plotësohen nga të dhënat tuaja të regjistrimit ndërsa kaloni midis tyre. Ju mund të përdorni butonat në skajet për të kaluar në regjistrimin e parë ose të fundit.
Hapi 4. Klikoni butonin e fletës së të dhënave për të përdorur tabelën
Kjo ndodhet në këndin e sipërm të majtë dhe do t'ju lejojë të filloni të ndryshoni vlerat e tabelës tuaj duke përdorur formularin.
Hapi 5. Bëni ndryshime në regjistrimet ekzistuese
Ju mund të redaktoni tekstin në çdo fushë të secilit regjistrim për të ndryshuar të dhënat në tabelë. Ndryshimet do të pasqyrohen automatikisht në tabelë, si dhe në çdo tabela të lidhur.
Hapi 6. Shtoni regjistrime të reja
Klikoni butonin "Shto Regjistrim" pranë butonave të navigimit për të krijuar një rekord të ri në fund të listës. Pastaj mund t'i përdorni fushat për të futur të dhëna në regjistrimin bosh në tabelë. Kjo është një mënyrë shumë më e lehtë për të shtuar informacione të reja sesa përmes pamjes së tabelës.
Hapi 7. Ruani formularin kur të përfundoni
Sigurohuni që të ruani formularin tuaj duke shtypur Ctrl + S në mënyrë që të keni qasje të lehtë përsëri përsëri më vonë. Do të shfaqet në kornizën tuaj të navigimit në anën e majtë të ekranit.
Pjesa 6 nga 6: Krijimi i një Raporti
Hapi 1. Zgjidhni tabelën ose pyetjen tuaj
Raportet ju lejojnë të shfaqni shpejt përmbledhjet e të dhënave tuaja. Ato shpesh përdoren për raportet e të ardhurave dhe transportit dhe mund të përshtaten për çdo përdorim. Raportet tërheqin të dhëna nga tabelat ose pyetjet që keni krijuar.
Hapi 2. Klikoni në skedën Krijo
Zgjidhni llojin e raportit që dëshironi të krijoni. Ka disa mënyra të ndryshme për të krijuar një raport. Qasja mund të krijojë raportin tuaj për ju automatikisht, ose ju mund të krijoni një të personalizuar.
- Raport-Kjo do të krijojë një auto-raport me të gjitha të dhënat nga burimi juaj. Asgjë nuk do të grupohet, por për bazat e të dhënave të vogla kjo është ndoshta e mjaftueshme për të treguar atë që ju nevojitet.
- Raporti Bosh - Kjo do të krijojë një raport bosh që mund ta plotësoni me të dhënat tuaja sipas gjykimit tuaj. Ju do të jeni në gjendje të zgjidhni nga çdo fushë në dispozicion për të krijuar një raport të personalizuar.
- Magjistari i Raportit - Magjistari i raportit do t'ju udhëheqë përmes procesit të krijimit të raportit, duke ju lejuar të zgjidhni dhe gruponi të dhënat tuaja, dhe pastaj t'i formatoni ato në përputhje me rrethanat.
Hapi 3. Vendosni një burim për një raport bosh
Nëse keni zgjedhur të krijoni një raport bosh, do t'ju duhet të zgjidhni një burim për të. Së pari, klikoni në butonin Rregulloni dhe më pas zgjidhni Fletën e Pronës. Përndryshe, ju gjithashtu mund të shtypni alt="Image" + Enter.
Klikoni shigjetën poshtë pranë fushës Burimi i regjistrimit. Do të shfaqet një listë e tabelave dhe pyetjeve tuaja në dispozicion. Zgjidhni një dhe do t'i caktohet raportit
Hapi 4. Shtoni fusha në raportin tuaj
Pasi të keni një burim, mund të filloni të shtoni fusha prej tij në raportin tuaj. Klikoni në skedën Format, dhe pastaj klikoni në Shtimin e Fushave Ekzistuese. Lista e Fushave do të shfaqet në kornizën e duhur.
- Klikoni dhe tërhiqni fushat që dëshironi të shtoni në kornizën e Dizajnit. Regjistrimi do të shfaqet në raport. Ndërsa shtoni fusha shtesë, ato do të rreshtohen automatikisht me fushat ekzistuese.
- Ju mund të ndryshoni madhësinë e fushave duke klikuar në skajet dhe duke tërhequr miun.
- Fshini fushat nga raporti duke klikuar në titull dhe duke shtypur butonin Fshij.
Hapi 5. Shtoni grupe në raportin tuaj
Grupet ju lejojnë të analizoni shpejt informacionin në një raport, pasi ato ju lejojnë të organizoni informacionin përkatës. Për shembull, ju mund të dëshironi të gruponi shitjet sipas rajonit ose sipas shitësit. Grupet ju lejojnë ta bëni këtë.
- Klikoni në skedën Dizajn, klikoni në butonin Grupi dhe Renditja.
- Klikoni me të djathtën në çdo pjesë të fushës që dëshironi të shtoni në një grup. Zgjidhni Grupin aktiv nga menyja.
- Një kokë do të krijohet për grupin. Ju mund ta rregulloni titullin në çfarëdo që dëshironi të etiketoni grupin.
Hapi 6. Ruani dhe ndani raportin tuaj
Pasi të përfundojë raporti juaj, mund ta ruani dhe pastaj ta ndani ose ta printoni si çdo dokument. Përdoreni këtë për të ndarë performancën e kompanisë me investitorët, informacionin e kontaktit me punonjësit dhe shumë më tepër.
