Dokumentet e procesit i kalojnë lexuesit në sekuencën logjike të hapave që nevojiten për të përfunduar me sukses një proces. Për shembull, artikujt wikiHow janë një lloj dokumenti procesi. Përmbajtja e një dokumenti të procesit mund të jetë e komplikuar ose e thjeshtë, por do t'ju duhet të përcaktoni se çfarë hapash duhet të përfundojnë, sekuencën logjike për ato hapa dhe çfarë do të arrijë sekuenca nëse përfundohet me sukses. Me këto baza në mendje, është e mundur të krijoni dokumentacionin e procesit për çdo gjë, nga zierja e një veze në ekzekutimin e një fushate marketingu ndërkombëtar.
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Fillimi i një Dokumenti Procesi
Hapi 1. Identifikoni procesin
Pothuajse gjithçka mund të ndahet në një proces dhe të shndërrohet në një dokument procesi. Disa shembuj përfshijnë:
- Bërja e makaronave
- Mësoni të vozisni
- Shkrimi i një letre
- Kryerja e një daulleje
Hapi 2. Kuptoni se për çfarë burimesh do të kenë nevojë lexuesit tuaj
Mendoni për të gjitha burimet që do t'ju nevojiten lexuesve tuaj për të përfunduar procesin që dëshironi të përshkruani. Kuptimi i burimeve të përfshira do të jetë i dobishëm kur vendosni se si të përshkruani secilin nga hapat. Disa shembuj të burimeve të nevojshme përfshijnë:
- Përgatitja e makaronave: ujë, makarona, kripë, tenxhere gatimi, kullesë, nxehtësi, kohë
- Mësoni të vozitni: automjet, mësues, kohë (si të mësuarit ashtu edhe praktikimi), njohuri për ligjet e trafikut
- Shkrimi i një letre: aftësi shkrimi dhe drejtshkrimi, letër, stilolaps ose laps
- Kryerja e një daulleje: set daulle, shkopinj daulle, disa përvojë duke luajtur bateri, kohë
Hapi 3. Merrni parasysh auditorin tuaj
Para se të vazhdoni më tej, duhet të merrni pak kohë për të menduar se kush është auditori juaj dhe çfarë ata tashmë dinë për temën tuaj. Kjo njohuri mund t'ju ndihmojë të përcaktoni se çfarë informacioni keni nevojë të përfshini dhe çfarë informacioni mund të jeni në gjendje të lini jashtë.
Për shembull, nëse jeni duke shkruar një dokument procesor se si të gatuani makarona për një audiencë të përgjithshme që mund ose nuk mund të dijë të gatuajë, atëherë me siguri do të dëshironi të përcaktoni terma si "al dente" dhe të përshkruani se çfarë nënkuptohet me një " valë rrotulluese."
Hapi 4. Krijo një titull
Çdo dokument i procesit ka nevojë për një titull të qartë që shpjegon se çfarë procesi po detajoni. Për të përcaktuar se si duhet ta quani dokumentin tuaj të procesit, mendoni se çfarë dëshironi që lexuesit tuaj të mësojnë se si të bëjnë. Për shembull, ju mund ta quani dokumentin tuaj të procesit "Bëni makarona", "Mësoni të vozisni" ose "Shkruani një Letër".
Përdorni formularin imperativ për titullin dhe hapat tuaj. Dokumenti juaj i procesit duhet të fillojë me një folje të kohës së tashme, të tilla si "bëj", "gatuaj", "mëso" ose "shkruaj". Ju duhet të vazhdoni ta përdorni këtë kohë për të përshkruar hapat në procesin tuaj
Hapi 5. Përdorni hyrjen tuaj për të tërhequr lexuesit tuaj
Prezantimi i dokumentit tuaj të procesit do t'ju japë një shans për të shpjeguar se çfarë do të ofrojë dokumenti dhe do të tërheqë vëmendjen e lexuesit tuaj gjithashtu. Në hyrjen tuaj, është një ide e mirë të krijoni një ndjenjë urgjence në mënyrë që lexuesi juaj të dëshirojë të lexojë më tej. Mundohuni të krijoni një problem për lexuesit tuaj dhe më pas ofroni zgjidhjen e tij.
Për shembull, kur prezantoni një dokument procesi që shpjegon se si të bëni makarona, mund të thoni diçka si: “Gatimi i makaronave mund të duket i lehtë, por është e lehtë të gatuash ose të gatuash pak makarona. Ky është një problem sepse makaronat që janë shumë të përtypura ose shumë të buta mund të jenë të pangopura, pavarësisht se çfarë lloj salce të vendosni mbi të. Por nëse i bëni makaronat në mënyrën e duhur, atëherë makaronat tuaja do të jenë po aq mbresëlënëse sa salca juaj."
Pjesa 2 nga 3: Përshkrimi i procesit tuaj
Hapi 1. Prish procesin
Mendoni për gjërat që duhet të ndodhin si pjesë e procesit që po përpiqeni të përshkruani. Shkruani sa më shumë pjesë të procesit për të filluar. Kjo është një strategji e para-shkrimit e quajtur "listim". Ndërsa e bëni këtë, përpiquni ta ndani procesin në hapa të vegjël, të kuptueshëm lehtë. Për shembull, nëse doni të shpjegoni se si të bëni makarona, atëherë mund të shkruani:
- Hiqeni një tenxhere dhe mbusheni me ujë.
- Vendoseni tenxheren në sobë dhe ndizni nxehtësinë.
- Dilni makaronat.
- Shtoni makaronat në ujë.
- Ulni pak nxehtësinë.
- Gatuani për kohën e treguar në paketë.
- Kullojini makaronat në një kullesë në lavaman.
Hapi 2. Vendosni hapat tuaj në rregull
Pasi të keni një listë themelore të hapave që lexuesit tuaj do të duhet të përfundojnë, shikojini ato dhe sigurohuni që ato janë në rregull. Konsideroni nëse do të kishte më shumë kuptim të jepnit një nga hapat tuaj më herët ose më vonë në sekuencë.
- Për shembull, nëse jeni duke e përshkruar procesin e bërjes së makaronave, atëherë mund të mendoni nëse ka më shumë kuptim t’u thuash lexuesve të nxjerrin makaronat para ose pasi uji të ngrohet.
- Nëse procesi që po përshkruani është diçka që është mjaft e ndërlikuar ose që mund ta bëni pa menduar, atëherë mund t'ju duhet të kaloni më shumë kohë duke marrë parasysh logjikën e hapave tuaj. Për shembull, nëse jeni një baterist me përvojë që përpiqeni të përshkruani se si të bëni një daulle, atëherë mund t'ju duhet të uleni në setin tuaj të daulleve dhe të bëni disa rrotulla daulle.
- Ndërsa kryeni hapat në procesin tuaj, mendoni se çfarë ndodh së pari, e dyta, e treta, etj. Krahasoni këtë sekuencë me listën tuaj të hapave.
Hapi 3. Përcaktoni nëse keni nevojë të ofroni ndonjë informacion shtesë
Mendoni përsëri për procesin dhe përpiquni të përcaktoni nëse ka ndonjë informacion që mungon nga procesi. Mundohuni të përcaktoni nëse ka diçka që lexuesit do të duhet të bëjnë para se të përfundojnë një nga hapat tuaj.
- Për shembull, ju mund t'i këshilloni lexuesit tuaj që të vendosin një kohëmatës kur shtoni makaronat në ujë. Ose, ju mund t'i këshilloni lexuesit të kontrollojnë një copë makarona para se të kullojnë të gjithë tenxheren.
- Provoni t'i lexoni hapat tuaj një shoku për të parë nëse ka ndonjë gjë që ju ka munguar. Mos shtjelloni asgjë që keni shkruar, thjesht lexojini hapat tuaja një shoku dhe kërkoni sugjerime.
Hapi 4. Zgjero hapat e tua
Pasi të keni krijuar një sekuencë të fortë për hapat tuaj, do t'ju duhet të zgjeroni secilin nga hapat tuaj. Çdo hap në dokumentin tuaj të procesit duhet të përfshijë informacion të dobishëm për të ndihmuar lexuesit tuaj të kuptojnë se si të përfundojnë secilin nga hapat. Mundohuni të jeni sa më të detajuar që të jetë e mundur.
Për shembull, kur i këshilloni lexuesit të dalin nga një tenxhere dhe ta mbushin me ujë, do t'ju duhet të thoni se çfarë lloji të lexuesve të tenxhere duhet të përdorin dhe sa ujë lexuesit duhet të shtojnë në tenxhere. Ju mund t'u thoni lexuesve të përdorin një tenxhere të madhe për të gatuar makaronat dhe për t'i mbushur me 12 gota ujë
Hapi 5. Jepni shembuj
Shembujt mund t'i ndihmojnë lexuesit tuaj të kenë një ide më të qartë se si të bëjnë diçka që mund të jetë e vështirë për t'u kuptuar. Mundohuni të përdorni shembuj që do të jenë të lehtë për lexuesit tuaj të lidhen dhe shpjegoni se si lidhet shembulli me procesin që po përshkruani.
Për shembull, nëse po përpiqeni t'u shpjegoni lexuesve sa fort të mbani një shkop për të bërë një daulle, atëherë mund të përdorni shembullin e mbajtjes së një lapsi për të përshkruar sa presion kërkohet. Lexuesit do të jenë në gjendje të lidhen me mbajtjen e një stilolapsi ose lapsi dhe të përdorin atë njohuri për t'i ndihmuar ata të mbajnë një shkopin e daulles në mënyrën e duhur
Hapi 6. Ofroni këshilla për zgjidhjen e problemeve
Mendoni për gabimet e zakonshme që bëjnë njerëzit kur përpiqen të përfundojnë këtë proces dhe sigurohuni që t'i adresoni këto gabime të zakonshme në dokumentin tuaj. Ju mund të gjeni një mënyrë për të përpunuar këtë informacion në një nga hapat tuaj ose mund ta jepni këtë informacion në fund të dokumentit tuaj.
Për shembull, ndoshta arsyeja pse shumë njerëz përfundojnë duke i gatuar shumë makaronat e tyre është sepse ata harrojnë të vendosin një kohëmatës. Ose ndoshta shumë njerëz luftojnë me rrotullat e daulleve sepse po i mbajnë shumë shtupat e tyre
Pjesa 3 nga 3: Përfundimi i Dokumentit
Hapi 1. Përfshini kalimet aty ku është e nevojshme
Kalimet janë fjalë që ndihmojnë në përmirësimin e rrjedhës së shkrimit tuaj. Kalimet mund t'ju ndihmojnë të sqaroni kur lexuesit supozohet të bëjnë gjëra në procesin tuaj. Për shembull, ju mund t'i këshilloni lexuesit tuaj që ta vendosin kohëmatësin para se të shtoni makaronat në ujin e vluar. Ose, ju mund t'i këshilloni lexuesit tuaj që të vënë dorashka furre DHE PASTAJ t'i derdhni makaronat në kullesë në lavaman. Disa fjalë të tjera të mira kalimtare për t'u përdorur në një dokument procesi përfshijnë:
- tjeter
- pas
- e para
- e fundit
- gjithashtu
Hapi 2. Thjeshtoni gjuhën tuaj
Kur përshkruani një proces për një audiencë të madhe, është e rëndësishme të siguroheni që fjalët që përdorni janë mjaft të thjeshta për t'u kuptuar nga shumica e njerëzve. Përdorimi i shumë zhargoneve (gjuhë teknike) mund ta bëjë të vështirë për lexuesit të kuptojnë udhëzimet. Merrni një minutë për të lexuar udhëzimet tuaja dhe kërkoni mënyra për të thjeshtuar gjuhën.
Nëse keni nevojë të përdorni një fjalë të veçantë për të përshkruar procesin tuaj, sigurohuni që ta përcaktoni atë për lexuesit tuaj. Për shembull, nëse përshkruani se si të bëni makarona, do t'ju duhet të shpjegoni se çfarë do të thotë "al dente"
Hapi 3. Testoni procesin
Importantshtë e rëndësishme të siguroheni që procesi që keni përshkruar mund të kryhet me sukses duke ndjekur udhëzimet tuaja. Mundohuni të përfundoni procesin që keni përshkruar duke ndjekur çdo hap sipas rendit që i keni vendosur dhe duke përdorur vetëm informacionin që keni përfshirë.
- Ndërsa testoni procesin tuaj, përpiquni të identifikoni çdo informacion që mungon ose ndonjë gjë që mund të jetë e paqartë për lexuesit tuaj.
- Kërkojini dikujt tjetër që të testojë edhe procesin tuaj. Të kesh dikë tjetër të testojë procesin tënd mund të sigurojë edhe më shumë saktësi në dokumentin tënd të procesit. Kërkojini një shoku ose anëtari të familjes të përdorë hapat tuaj për të përfunduar procesin që keni përshkruar.
Hapi 4. Formatoni dokumentin tuaj
Në varësi të mënyrës se si planifikoni të përdorni dokumentin tuaj të procesit, mund t'ju duhet ta formatoni atë. Për shembull, nëse dokumenti juaj i procesit është menduar të formatohet si një ese e stilit MLA për një detyrë në klasë, atëherë do t'ju duhet të rishikoni udhëzimet e instruktorit tuaj dhe të siguroheni që dokumenti juaj i plotëson ato. Nëse jeni duke përdorur dokumentin tuaj për një faqe në internet, atëherë do t'ju duhet të formatoni dokumentin tuaj për të përmbushur nevojat tuaja.
