Nëse po ju mbaron hapësira në emailin tuaj të IBM Notes, por nuk jeni gati për të fshirë emailet, konsideroni arkivimin e tyre. Arkivimi i email -eve nënkupton kopjimin e mesazheve në një vend tjetër në kompjuterin tuaj. Mësoni si të arkivoni Shënimet e IBM për të liruar hapësirën në llogarinë tuaj ndërsa ruani emailet origjinale. Gjithashtu ndihmon kompjuterin dhe softuerin tuaj të funksionojë në performancën më të lartë.
Hapa
Hapi 1. Kufizoni madhësinë e skedarit tuaj të postës
Mbani madhësinë e skedarit tuaj të postës më pak se 500 MB. (Disa organizata mund të kërkojnë një kufizim më të rreptë, siç është 200MB.)
- Kontrolloni madhësinë e të dhënave tuaja duke shkuar te File, Database, Properties. Në Lotus 8, shkoni te Skedari, Aplikimet, Karakteristikat.
- Klikoni në butonin "i". Numri pas "Disk Space" është sa të dhëna keni aktualisht në IBM Notes.
Hapi 2. Mësoni cilësimet e paracaktuara të organizatës suaj
Nëse përdorni Shënime IBM për shkollë ose punë, mund të ketë tashmë cilësime të arkivit në vend. Kjo i ndihmon organizatat të kontrollojnë sasinë e emaileve për përdorues, si dhe performancën e përgjithshme të kompjuterëve brenda organizatës. Nëse cilësimet e arkivit janë krijuar tashmë, bisedoni me stafin tuaj të sistemeve teknike për të parë nëse ato mund të modifikohen.
Hapi 3. Përcaktoni cilësimet e arkivit tuaj të dëshiruar
Ju mund të arkivoni të gjitha emailet e IBM Notes ose të zgjidhni ato specifike. Ju gjithashtu do të duhet të vendosni se sa shpesh dëshironi që Arkivat e IBM Notes të arkivohen.
- Hapni aplikacionin e duhur (Mail).
- Shkoni te Veprimet, Arkivi, Cilësimet.
- Shkoni te skeda e Kritereve dhe sigurohuni që të jetë zgjedhur "Default for last modified".
- Klikoni "ok" për të ruajtur ndryshimet.
- Sigurohuni që Kriteret janë të aktivizuara.
Hapi 4. Programoni arkivat automatike
Planifikimi i arkivave automatikë siguron që ju arkivoni rregullisht dhe në mënyrë të qëndrueshme. Gjithashtu ju kursen kohë.
- Hapni aplikacionin e duhur (Mail).
- Shkoni te Veprimet, Arkivi, Cilësimet.
- Shkoni në skedën Orari. Sigurohuni që është zgjedhur "Orari i arkivimit".
- Zgjidhni kohën dhe ditën e duhur që dëshironi që kompjuteri juaj të arkivojë skedarët tuaj.
Hapi 5. Arkivoni manualisht Shënimet IBM
Edhe nëse planifikoni arkivimin automatik, përsëri mund të arkivoni me dorë në çdo kohë.
- Hapni aplikacionin e duhur (Mail).
- Hapni postën ose dosjen që dëshironi të arkivoni.
- Shkoni te Veprimet, Arkivi, Arkivi Tani.
- Klikoni Po për të arkivuar sipas cilësimeve tuaja të paracaktuara.
Hapi 6. Arkivoni duke përdorur metodën drag and drop
Kjo është thjesht një mënyrë tjetër për të arkivuar manualisht Shënimet IBM.
- Hapni aplikacionin e duhur (Mail).
- Hapni postën ose dosjen që dëshironi të arkivoni.
- Zgjidhni mesazhin (et) e duhur.
- Tërhiqni mesazhin (t) në arkivin e kërkuar në panelin tuaj të Lundrimit.
Hapi 7. Shikoni mesazhet e arkivuara
Megjithëse keni arkivuar një email, mund t'ju duhet të përdorni atë herë pas here. Skedari juaj i arkivit do të imitojë dosjet që keni krijuar në llogarinë tuaj IBM Notes. Gjithçka do të mbetet e organizuar ashtu siç e keni projektuar.
- Hapni aplikacionin e duhur (Mail).
- Klikoni Arkivi në panelin tuaj të navigimit.
- Zgjidhni arkivin e duhur (d.m.th., Default for Last Modified).
Këshilla
- Rezervoni email të rëndësishëm. Nëse keni email të rëndësishëm në IBM Notes, sigurohuni që t'i kopjoni ato në një vend tjetër, si një CD ose DVD. Kjo ju siguron një kopje shtesë në rast se diçka ndodh me serverin ose kopjen e ruajtur në kompjuterin tuaj personal.
- Fshini mesazhet e vjetra dhe të panevojshme, veçanërisht nëse ato përmbajnë bashkëngjitje. Kjo gjithashtu do të ndihmojë në zvogëlimin e madhësisë së të dhënave tuaja dhe në punën e kompjuterit tuaj.
