Access është një menaxher i bazës së të dhënave relacionale që ju lejon të importoni një ose shumë baza të të dhënave Excel në sistemin e tij, në mënyrë që të përputheni me fushat e zakonshme midis ose midis tyre. Për shkak se një skedar i vetëm Access mund të përmbajë tabela të shumta Excel, programi është gjithashtu një mënyrë e shkëlqyeshme për të grumbulluar ose analizuar sasi të mëdha informacioni. Sidoqoftë, së pari, duhet të importoni spreadsheet Excel në Access. Kjo kërkon vetëm disa hapa kryesorë.
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Përgatitja për të importuar Excel në Access
Hapi 1. Hapni të dy programet në kompjuterin tuaj
Ju do të duhet të blini dhe shkarkoni një paketë Microsoft Office që përfshin si Excel ashtu edhe Access. Ju mund ta bëni këtë në internet përmes faqes së Microsoft.
- Pasi të shkarkohen programet, klikoni "Start" në Windows dhe zgjidhni "All Programs".
- Klikoni në "Microsoft Office" dhe pastaj zgjidhni "Access" (ose "Excel") nga menyja rënëse. Ju tashmë mund të keni krijuar një spreadsheet Excel që ju ka dërguar dikush tjetër ose që e keni shkarkuar nga diku tjetër. Duke pasur Office në kompjuterin tuaj ju lejon ta hapni atë.
Hapi 2. Pastroni spreadsheet -in tuaj Excel para se ta importoni në Access
Do ta bëjë më të lehtë nëse bëni disa hapa të thjeshtë para se të importoni tabelën Excel në Access. Çelësi është që të dhënat tuaja duhet të jenë të qëndrueshme midis tabelave të importuara.
- Ideashtë një ide e mirë të siguroheni që rreshti i parë në tabelën Excel të përmbajë titujt e kolonave tuaja (ose emrat e fushave), dhe se këto janë shumë të qarta dhe të kuptueshme. Për shembull, për një kolonë që përmban mbiemrat e njerëzve, mund të dëshironi të thërrisni titullin/emrin e fushës së kolonës "mbiemri". Jini të qartë dhe të saktë sepse do ta bëjë më të lehtë kur përpiqeni të përputheni titujt e kolonave në një fletë Excel me një tjetër.
- Qasja ju lejon të lidhni fushat e zakonshme midis dy ose midis shumë spreadsheets. Le të themi se keni një fletë Excel që përmban informacione mbi listën e pagave. Ai përfshin emrat dhe mbiemrat e njerëzve, adresat dhe pagat. Le të themi për hir të argumentit që ju doni të përputheni me atë fletë brenda Qasjes në një fletë të dytë Excel që përmban informacion në lidhje me kontributet e financimit të fushatës. Kjo fletë e dytë përmban emrat e njerëzve, adresat dhe donacionet. Ajo që ju lejon të bëni është të përputheni tituj të ndryshëm të kolonave me njëri -tjetrin. Ju mund të lidhni titujt e emrave për të parë se cilët njerëz me të njëjtin emër shfaqen në të dy bazat e të dhënave, për shembull.
- Skanoni fletët e Excel për t'u siguruar që çdo lloj të dhëne trajtohet në të njëjtën mënyrë dhe pastroni ato para se t'i importoni në Access. Duhet të jetë ajo që Access e quan "relacionale". Për shembull, nëse fletëllogaritja hipotetike për listën e pagave përmbante emrin, mbiemrin dhe inicialet e mesme në një kolonë, por spreadsheet -i i dytë përmbante vetëm emrin dhe mbiemrin në kolona të veçanta, Access -i do ta regjistrojë këtë si asnjë ndeshje. Duhet të ketë tituj/fusha të kolonave që përputhen.
Hapi 3. Ndani informacionin brenda një kolone në Excel
Për t'u kujdesur për këtë çështje, mund të dëshironi të ndani informacionin në një kolonë brenda Excel, në mënyrë që të mos regjistrohet gabimisht si një "jo ndeshje" në Access.
- Si shembull, ju mund të dëshironi të ndani emrin e parë në kolonën e vet, inicialen e mesme në kolonën e vet dhe mbiemrin në kolonën e vet. Nëse tashmë është bërë në të njëjtën mënyrë në tabelën e dytë, kur lidhni, të themi, mbiemrin me mbiemrin në Access, duhet të krijojë ndeshje kur emrat janë të njëjtë.
- Për të ndarë një kolonë në Excel, nënvizoni kolonën që ka informacionin që dëshironi të ndani në të. Klikoni në "të dhëna" në shiritin e veglave brenda programit Excel. Klikoni në "tekst në kolona". Në përgjithësi, ju do të zgjidhni opsionin "i kufizuar". Kliko tjetër.
Hapi 4. Vazhdoni të përdorni magjistarin për të ndarë kolonat e bashkuara
Tani jeni gati të përfundoni procesin e ndarjes së informacionit të bashkuar në një kolonë në kolona të shumta.
- Zgjidhni sesi të dhënat "brenda kufirit" janë "të kufizuara". Kjo do të thotë që çdo pjesë e informacionit në kolonë është e ndarë me diçka. Zgjedhjet më të zakonshme përfshijnë një hapësirë, një presje ose një gjysmë-zorrë të trashë. Shpesh informacioni ndahet vetëm me një hapësirë. Si në shembullin e mëposhtëm: le të themi se emri "John A. Doe" shfaqet në një kolonë të vetme. Emri i parë John ndahet nga fillimi i mesëm A me një hapësirë. Mbiemri Doe ndahet nga fillimi i mesëm A me një hapësirë. Pra, zgjidhni hapësirën në magjistarin e kufizuar.
- Kliko tjetër. Kliko në përfundim. Programi duhet të ndajë John, A. dhe Doe në tre kolona. Pastaj mund t'i jepni kolonave të reja emra të rinj të titujve për të treguar llojin e informacionit të vendosur në to (mbiemri, emri, etj.). Ideashtë një ide e mirë të krijoni disa kolona bosh në të djathtë të të dhënave që po ndani para se ta bëni këtë, sepse do t'i shtyjë të dhënat në kolonat e reja bosh (në vend të kolonave që tashmë përmbajnë informacion).
Pjesa 2 nga 3: Importimi i Excel në Access
Hapi 1. Hapni programin Access në kompjuterin tuaj
Shkoni te menyja e fillimit, zgjidhni Microsoft Office dhe klikoni në Microsoft Access. Ju duhet të hapni një bazë të dhënash të re bosh Access për të importuar fletën Excel në të.
- Zgjidhni "bazën e të dhënave të zbrazët të desktopit" për të krijuar një bazë të dhënash të re brenda programit Access.
- Jepini një emër të ri nëse dëshironi. Klikoni "krijo".
Hapi 2. Importoni një spreadsheet Excel në Access
Hapi tjetër është tërheqja e tabelës Excel (ose më shumë se një) në bazën e të dhënave Access.
- Klikoni në "Të dhënat e jashtme" në shiritin e veglave pasi të jeni brenda menaxherit të bazës së të dhënave Access. Zgjidhni "Excel." Në disa versione të Access, do ta gjeni këtë funksion duke klikuar në "file" në shiritin e veglave dhe "Merrni të dhëna të jashtme."
- Aty ku thuhet "emri i skedarit", klikoni "shfletoni". Kjo do t'ju lejojë të gjeni fletën tuaj Excel në kompjuterin tuaj.
- Lini të kontrolluar kutinë që thotë "importoni të dhënat burimore në një tabelë të re në bazën e të dhënave aktuale". Do të kontrollohet si parazgjedhje.
- Kur gjeni tabelën Excel që dëshironi të importoni në kompjuterin tuaj, klikoni mbi të. Klikoni "OK". Kjo do t'ju çojë në magjistarin për importimin e Excel në Access.
Pjesa 3 nga 3: Përdorimi i Magjistarit për të përfunduar procesin e importimit
Hapi 1. Kaloni hapat në magjistarin që shfaqet brenda Access
Për të përfunduar procesin e importimit të spreadsheet -it tuaj, duhet të përfundoni hapat në magjistarin.
- Zgjidhni fletën e punës brenda spreadsheetit Excel që dëshironi të importoni. Ndonjëherë, kjo është e thjeshtë sepse spreadsheet Excel është vetëm një fletë. Sidoqoftë, ndonjëherë njerëzit krijojnë faqe të shumta brenda një spreadsheet të vetëm Excel, të cilat mund t'i shihni duke klikuar në skedat në fund të spreadsheet. Nëse ky është rasti, ju duhet t'i tregoni magjistarit Access se cilën fletëllogaritëse po zgjidhni. Kliko tjetër.
- Faqja tjetër ka një kuti që pyet nëse rreshti i parë në fletën Excel ka tituj kolonash. Kjo do të thotë rreshti në një spreadsheet që identifikon të dhënat në secilën kolonë (si mbiemri, adresa, paga, etj.). Ideashtë një ide e mirë nëse pastroni fletën tuaj Excel së pari për t'u siguruar që rreshti i parë të ketë përcaktuar qartë titujt e kolonave. Pastaj, thjesht kontrolloni po që rreshti i parë përmban titujt e kolonave. Kjo është qasja më e thjeshtë. Kliko tjetër.
- Nëse rreshti juaj i parë nuk përmban titujt e kolonave, faqja tjetër ju pyet nëse doni të riemërtoni ato që quhen "fusha" në Access (këto janë titujt e kolonave). Nëse nuk e keni emëruar tashmë secilën fushë diçka të qartë dhe të lehtë për tu njohur para importimit (rekomandohet), atëherë mund ta bëni këtu.
Hapi 2. Përfundoni procesin e importimit
Kanë mbetur vetëm disa hapa në procesin e importimit. Faqja tjetër në magjistar do të pyesë nëse doni të identifikoni një çelës kryesor.
- Nuk keni pse ta bëni këtë, por mundeni. Një çelës kryesor do të thotë që programi kompjuterik do t'i caktojë çdo rreshti informacioni një numër unik. Kjo mund të jetë e dobishme më vonë kur klasifikoni të dhënat. Kliko tjetër.
- Ekrani i fundit në magjistar ka një hapësirë që jep një emër të paracaktuar. Ju mund të ndryshoni emrin e fletës Excel që po importoni (do të bëhet një "tabelë" në Access në anën e majtë të faqes kur të përfundoni importimin e saj).
- Klikoni "import". Klikoni "mbyll". Ju do të shihni tryezën tuaj në anën e majtë të ekranit. Tani është importuar brenda Access.
- Nëse doni të lidhni më shumë se një grup të dhënash, përsëriteni këtë proces me një spreadsheets tjetër ose të shumëfishtë Excel. Tani, ju jeni gati për të përputhur të dhënat në fletët brenda Access.
Video - Duke përdorur këtë shërbim, disa informacione mund të ndahen me YouTube
Paralajmërimet
- Nëse skedari Excel është nga një version i ndryshëm i Office sesa Access, mund të keni probleme me importimin pa probleme të skedarëve.
- Nuk mund të nënvizohet sa duhet: Ju duhet të pastroni spreadsheet -in tuaj Excel para se ta importoni atë. Pjesërisht kjo do të thotë të analizosh të dhënat që ke për problemet.
- Mbani gjithmonë një kopje të tabelave tuaja origjinale, kështu që nëse i prishni ato, mund ta përsërisni procesin.
- Ju nuk mund të importoni më shumë se 255 fusha në Access.
