Duket e thjeshtë, por apo jo? A po bëni hapat e duhur? Ekziston një mënyrë për të menaxhuar postën elektronike duke përdorur Dosjet e Microsoft Mail Outlook, por nuk është gjithmonë e qartë se si ta bëni atë në mënyrë efektive.
Hapa
Hapi 1. Identifikoni individë ose grupe njerëzish nga të cilët merrni rregullisht email
Hapi 2. Nga Outlook Mail, Actions, Rules and Alerts, krijoni rregulla të reja për secilin grup individual ose person nga i cili merrni rregullisht email dhe drejtojini këto email që të zhvendosen në një dosje të veçantë nën dosjen Inbox
Hapi 3. Përcaktoni nëse doni që A) të alarmoheni kur merrni një mesazh të veçantë nga ky individ ose grup dhe/ose B) shënojeni atë si të lexuar menjëherë
Shqyrtoni opsionet e tjera të veprimit për të parë nëse ato mund t'ju ndihmojnë më tej.
Hapi 4. Krijoni rregulla të reja për secilin grup ose person individual të cilit i dërgoni rregullisht email dhe drejtojini këto email që të zhvendosen si kopje të emailit që po dërgoni në një dosje të caktuar nën dosjen Dërguar
Hapi 5. Bazuar në përparësinë, vendosni kur dhe në çfarë rendi doni të ndaloni përpunimin e një rregulli
Kjo është veçanërisht e rëndësishme kur punoni me rregulla që merren me emailin tuaj dërgoni - përndryshe ju do të ruani kopje të shumta të të njëjtit email.
Hapi 6. Keni një rregull të dërguar në fund të të gjitha rregullave të dërguara me Ndalo përpunimin
Ky rregull do të kapë të gjitha emailet që nuk janë vendosur në nën -dosje individuale.
Hapi 7. Në mënyrë të vazhdueshme, vlerësoni emailet e dërguara që shkojnë te dosja e dërguar që nuk zhvendosen në një nënfolder tjetër
Numri i mesazheve në Dërguar dosja mund të tregojë se kur është koha për të krijuar nënkategori të reja të postës elektronike të dërguar.
Hapi 8. Në mënyrë të vazhdueshme, vlerësoni emailet Inbox që shkojnë në Inbox dhe nuk zhvendosen në një nënkategori tjetër
Numri i mesazheve në kryesore Inbox dosja mund të përcaktojë se kur është koha për të krijuar nënkategori të reja të email -it të marrë.
Video - Duke përdorur këtë shërbim, disa informacione mund të ndahen me YouTube
Këshilla
- Çelësi për menaxhimin e emailit duke përdorur Microsoft Outlook është të mësoni se si të krijoni kategori të postës elektronike dhe të jepni përparësi email -eve tuaj - mendojeni si krasitje dhe pastrim të kopshtit tuaj të postës elektronike - në mënyrë që të përfitoni nga lulëzimi i informacionit që keni në dispozicion.
- Merrni parasysh ndryshimin e vetive të dosjeve për të treguar numrin total të artikujve në vend të numrit të përgjithshëm të artikujve të palexuar, veçanërisht nëse tashmë jeni duke marrë njoftime për mesazhe të reja të rëndësishme që merren.
- Për dosjet për të cilat krijoni Dërguar postë, rregulloni pamjen (klikoni me të djathtën në shiritin e ekranit/renditjes së dosjes, Personalizoni pamjen aktuale, Fushat, etj) për të hequr Nga dhe Të marra dhe shtoni Te dhe Dërguar fushë.
- Pasi Dërguar dhe Të marra emailet kategorizohen, është më e lehtë të shihet se nga vjen "rritja e postës elektronike" dhe të vendosni se ku të shkurtoni dhe krijoni degë të reja.
- Për shembull, emailet reklamuese mund të jenë me vlerë të rishikohen kur mbërrijnë për herë të parë, por ato së shpejti bëhen të vjetruara dhe mund të hiqen. Njoftimet bankare dhe faturat që mund të dëshironi t'i mbani më gjatë.
- Ju gjithashtu mund të dëshironi të shtoni fusha të tjera të dobishme në pamjen e dosjes tuaj. Madhësia ju lejon të shihni dhe renditni sipas madhësisë së mesazhit. Ju mund të vendosni të shkarkoni dosjet tuaja të postës elektronike me email më të mëdhenj dhe t'i menaxhoni ato jashtë postës elektronike (d.m.th., ruani bashkëngjitjet e rëndësishme ose ruani një email të tërë në vendndodhje jashtë Outlook).
- Keni nevojë për ndihmë me postën e padëshiruar në Outlook? spambayes Quickshtë e shpejtë. Është e lehtë. Është falas.
Paralajmërimet
- Kur numri i mesazheve në një dosje i afrohet një numri të caktuar (50? 100? 200?), Është koha për të vlerësuar barërat e këqija, krasitjen, nën-kategorizimin e postave elektronike në atë dosje.
- Ju duhet ta bëni versionin tuaj të Outlook si testin tuaj për krijimin e rregullave të emailit të Outlook para se të bëni ndryshime në versionin tuaj të punës të Outlook (ose anasjelltas, në varësi të asaj që ju intereson më shumë).
