Shumë kompani përdorin Microsoft Excel për të gjetur shpenzimet e departamentit ose të përgjithshëm të kompanisë. Meqenëse Excel tani është i kombinuar shpesh me kompjuterë personalë që përdorin sistemin operativ Windows, nëse keni Excel në kompjuterin tuaj në shtëpi, mund ta përdorni për të gjetur faturat tuaja. Një numër modelesh janë të disponueshme për të ndjekur shpenzimet tuaja nga faqet e internetit të Microsoft dhe të tjera, dhe versionet e fundit të Excel përfshijnë një model për ndjekjen e faturave tuaja midis modeleve të para-instaluara. Ju gjithashtu mund të krijoni spreadsheet -in tuaj për të ndjekur faturat tuaja në Excel. Më poshtë janë udhëzimet për të dyja qasjet.
Hapa
Metoda 1 nga 2: Puna me një shabllon Excel
Hapi 1. Zgjidhni një model të para-instaluar
Versionet e fundit të Excel përfshijnë një shabllon për përcjelljen e shpenzimeve personale së bashku me shabllonet për aplikimet e zakonshme të biznesit. Ju mund të përdorni këto shabllone dhe t'i përdorni ato për të gjetur faturat tuaja në Excel.
- Në Excel 2003, zgjidhni "E Re" nga menyja "File". Zgjidhni "Në kompjuterin tim" nga paneli i detyrave "Libri i ri i punës" për të parë kutinë e dialogut "Modele".
- Në Excel 2007, zgjidhni "E Re" nga menyja e butonit "File". Kjo shfaq kutinë e dialogut "Libri i ri i punës". Zgjidhni "Modelet e instaluara" nga menyja "Templates" në panelin e majtë. Zgjidhni "Buxheti Mujor Personal" nga "Modelet e Instaluara" në panelin qendror dhe klikoni "Krijo".
- Në Excel 2010, klikoni skedën "File", pastaj zgjidhni "New" nga menyja "File". Zgjidhni "Shembull modelesh" nga pjesa e sipërme e panelit "Modele të disponueshme", pastaj zgjidhni "Buxheti Mujor Personal" nga shfaqja e modeleve të mostrës dhe klikoni "Krijo".
Hapi 2. Zgjidhni një model online
Nëse shablloni i buxhetit personal që vjen i para-instaluar me Microsoft Excel nuk funksionon për ndjekjen e shpenzimeve tuaja, mund të zgjidhni një model në internet. Ju ose mund të shkarkoni një model nga një faqe e palëve të treta ose të përdorni Excel për t'u lidhur me Microsoft Office Online.
- Për Excel 2003, mund të zgjidhni një model të përshtatshëm nga biblioteka e Microsoft Office Online në https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Gjithashtu këtu mund të gjeni modele të destinuara për versionet e mëvonshme të Excel.)
- Në Excel 2007, zgjidhni "Buxhetet" nga seksioni Microsoft Office Online i kutisë së dialogut "Libri i ri i punës". Ju duhet të keni një lidhje interneti që funksionon për t'u lidhur me bibliotekën e modeleve në internet të Office.
- Në Excel 2010, zgjidhni "Buxhetet" nga seksioni Office.com i panelit të Modeleve në dispozicion. Ju duhet të keni një lidhje interneti që funksionon për t'u lidhur me bibliotekën e modeleve në internet të Office.
Hapi 3. Futni informacionin tuaj në qelizat e duhura
Informacioni i saktë varet nga modeli i tabelave që po përdorni.
Hapi 4. Ruani spreadsheet -in tuaj
Ju ose mund të përdorni emrin që shablloni jep për spreadsheet -in tuaj ose ta ndryshoni atë në diçka më kuptimplote. Shtimi i emrit tuaj dhe vitit në emrin e skedarit ekzistues duhet të jetë i mjaftueshëm.
Metoda 2 nga 2: Hartimi i tabelave tuaja të ndjekjes së shpenzimeve
Hapi 1. Hapni Excel
Hapi 2. Shkruani një emër për spreadsheet -in në Cell A1
Përdorni një emër kuptimplotë siç është "Buxheti Personal", "Ndjekja e Shpenzimeve Personale" ose diçka të ngjashme. (Përjashtoni citatet kur futni emrin; ato përdoren këtu vetëm për të treguar se emrat janë shembuj.)
Hapi 3. Futni titujt e kolonave në Rreshtin 2
Titujt dhe rendi i sugjeruar janë "Data", "Kategoria e Paguesit" (ose "Paguaj"), "Memo", "Shpenzimet", "Të Ardhurat" (ose "Të Ardhurat" ose "Depozita") dhe "Bilanci". Shkruani këto tituj në qelizat A2 deri në G2; mund t'ju duhet të rregulloni gjerësinë e kolonës për t'iu përshtatur titujve ose shënimeve të kolonave të gjata.
Pasi të keni vendosur titullin e tabelës dhe titujt e kolonave, përdorni funksionin "Ngrirja e xhamave" për t'i mbajtur këto tituj në krye të ekranit ndërsa lëvizni nëpër shënimet tuaja. Freeze Panes ndodhet në menunë "Shiko" në Excel 2003 dhe më herët dhe në grupin "Dritare" të shiritit të menusë "Shiko" në Excel 2007 dhe 2010
Hapi 4. Shkruani artikullin tuaj të parë të shpenzimeve në qelizat e Rreshtit 3
Hapi 5. Futni formulën e bilancit në Cell G3
Meqenëse ky është regjistrimi i parë i bilancit, bilanci do të përcaktohet duke marrë diferencën midis shpenzimit dhe të ardhurave. Si e vendosni këtë varet nga fakti nëse doni të shikoni shpenzimet ose paratë në dorë.
- Nëse e vendosni spreadsheet-in për të parë kryesisht shpenzimet tuaja, formula e bilancit do të ishte = E3-F3, ku E3 është qeliza që përfaqëson shpenzimet dhe F3 është qeliza që përfaqëson të ardhurat. Vendosja e formulës në këtë mënyrë do ta bëjë totalin e shpenzimeve tuaja një numër pozitiv, i cili do të jetë më i lehtë për tu kuptuar.
- Nëse po e vendosni spreadsheet-in për të mbajtur një skedë të gatshme të parave tuaja në dorë, formula e bilancit do të ishte = F3-E3. Vendosja e tabelës në këtë mënyrë do të tregojë bilancin si pozitiv kur fluksi i parave tuaja tejkalon shpenzimet tuaja dhe negativ kur keni më shumë shpenzime sesa të ardhura.
Hapi 6. Futni zërin tuaj të dytë të shpenzimeve në qelizat e Rreshtit 4
Hapi 7. Futni formulën e bilancit në Cell G4
Për shkak se shënimet e dyta dhe të mëvonshme do të mbajnë një bilanc rrjedhës, ju duhet të shtoni rezultatin e diferencës midis shpenzimeve dhe të ardhurave në vlerën e bilancit për regjistrimin e mëparshëm.
- Nëse e vendosni tabelën për të parë kryesisht shpenzimet tuaja, formula e bilancit do të ishte = G3+(E4-F4), ku G3 është qeliza që përfaqëson bilancin e mëparshëm, E4 është qeliza që përfaqëson shpenzimet dhe F4 është qeliza duke përfaqësuar të ardhurat.
- Nëse po vendosni spreadsheet-in për të mbajtur një skedë të gatshme të parave tuaja në dorë, formula e bilancit do të ishte = G3+(F4-E4).
- Kllapat rreth qelizave që përfaqësojnë ndryshimin midis shpenzimeve dhe të ardhurave nuk janë të nevojshme; ato përfshihen vetëm për ta bërë konceptin e formulës pak më të qartë.
- Nëse dëshironi ta mbani qelizën me bilancin bosh derisa të jetë bërë një hyrje e plotë, mund të përdorni një deklaratë IF në formulë në mënyrë që nëse një datë nuk është futur, qeliza e bilancit nuk do të shfaqë një vlerë. Formula për këtë, për hyrjen e dytë, lexon = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) nëse po vendosni spreadsheet-in për të ndjekur shpenzimet, dhe ai lexon = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)) nëse po vendosni spreadsheet-in për të treguar para në dorë. (Ju mund të hiqni kllapat rreth qelizave që përfaqësojnë shpenzimet dhe të ardhurat, por jo grupin e jashtëm të kllapave.)
Hapi 8. Kopjoni formulën e bilancit në qelizat e tjera në Kolonën G (kolona Bilanci)
Klikoni me të djathtën në Cell G3 dhe zgjidhni "Kopjo" nga menyja që shfaqet; pastaj tërhiqni për të zgjedhur qelizat poshtë tij në kolonë. Klikoni me të djathtën në qelizat e zgjedhura dhe zgjidhni "Paste" nga menyja që shfaqet për të ngjitur formulën në qelizat e zgjedhura. (Në Excel 2010, zgjidhni opsionin "Paste" ose "Paste Formula" në menunë që shfaqet.) Formula do të përditësojë automatikisht referencat e qelizave për të treguar referencat e shpenzimeve, të ardhurave dhe datës (nëse përdoret) nga rreshti aktual dhe referenca e bilancit nga rreshti mbi rreshtin aktual.
Hapi 9. Ruani tabelën
Jepini tabelës një emër kuptimplotë, të tillë si "Ndjekja e Shpenzimeve.xls" ose "Buxheti Personal.xls". Ashtu si me një tabelë buxhetore të bazuar në shabllon, ju mund të dëshironi të përfshini emrin tuaj dhe vitin në emrin e skedarit. (Përsëri, vini re se shenjat e kuotimit përdoren vetëm për të treguar emrat e shembujve dhe nuk duhet të shtypen. Ju gjithashtu nuk shkruani prapashtesën e skedarit; Excel e siguron atë për ju.)
Excel 2003 dhe më të vjetër ruajnë skedarë spreadsheet në formatin më të vjetër ".xls", ndërsa Excel 2007 dhe 2010 ruajnë spreadsheets në formatin më të ri të bazuar në XML ".xlsx" por mund të lexojnë dhe ruajnë spreadsheets edhe në formatin më të vjetër ".xls" Me Nëse keni disa kompjuterë dhe planifikoni ta mbani këtë tabelë në të gjithë ata, përdorni formatin më të vjetër nëse ndonjë nga kompjuterët tuaj ka Excel 2003 ose më të vjetër në to dhe formatin më të ri nëse të gjithë kompjuterët tuaj kanë të paktën Excel 2007
Video - Duke përdorur këtë shërbim, disa informacione mund të ndahen me YouTube
Këshilla
- Përdorni "AutoComplete" për kategoritë e shpenzimeve dhe të ardhurave për të siguruar drejtshkrim të qëndrueshëm.
- Për të dalluar faturat e paguara nga shpenzimet e papaguara por të parashikuara, mund të theksoni ose ngjyrosni tekstin për faturat e paguara ose të përdorni mbrojtjen nga drita të qelizave.
- Për të shmangur ndryshimin aksidental të një formule ose titulli të kolonës, ju mund të dëshironi t'i mbroni ato qeliza nga ndryshimet. Zgjidhni qelizat që dëshironi të ndryshoni (data, kategoria e përfituesit, shpenzimet, të ardhurat dhe vlerat e shënimeve) dhe zhbllokoni ato qeliza, pastaj aplikoni mbrojtje në të gjithë tabelën.
