Mund të duket e vështirë të mbyllësh një email të rëndësishëm biznesi. Ka kaq shumë mënyra për të përfunduar mesazhin tuaj! Sidoqoftë, në fund të fundit, mënyra se si e mbyllni emailin tuaj do të varet nga disa faktorë të ndryshëm. Këto mund të përfshijnë gjëra të tilla si sa mirë e njihni personin të cilit i shkruani, qëllimin e emailit dhe nëse emaili juaj është pjesë e një zinxhiri. Duke pasur parasysh këta faktorë, krijoni një fjali përfundimtare të përshtatshme. Pastaj zgjidhni regjistrimin e duhur dhe vendosni se çfarë të vendosni në nënshkrimin tuaj.
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Shkrimi i vërejtjeve tuaja përmbyllëse
Hapi 1. Kujtojini marrësit qëllimin e emailit tuaj
Ka shumë arsye për të shkruar një email në një mjedis biznesi. Përcaktimi i qëllimit kryesor të emailit do t'ju ndihmojë të përcaktoni mënyrën më të mirë për ta përfunduar atë.
- Për shembull, nëse po bëni një kërkesë, përfundoni me diçka si: "Faleminderit për kohën tuaj" ose "Faleminderit për konsideratën tuaj".
- Nëse po i përgjigjeni një kërkese për informacion ose ndihmë, mund të përfundoni me "Shpresoj se kjo ju ndihmon!" ose "Më tregoni nëse ka ndonjë mënyrë tjetër për të qenë në ndihmë."
- Nëse po organizoni një takim ballë për ballë, mund të përfundoni me diçka të tillë, "Shihemi javën tjetër!"
Hapi 2. Përdorni një ton të përshtatshëm për audiencën tuaj
Mendoni se sa mirë e njihni personin me të cilin po shkruani, çfarë marrëdhënie keni me të dhe çfarë po përpiqeni të arrini. Një email drejtuar një menaxheri të nivelit të lartë ose një klienti të ri të rëndësishëm ndoshta duhet të jetë më formal sesa një email për një bashkëpunëtor të mirënjohur.
- Për shembull, nëse po organizoni një takim me një klient, një deklaratë e mirë përmbyllëse mund të jetë diçka si: “Mezi pres takimin tonë më 24. Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutemi më kontaktoni në 555-555-5555."
- Nga ana tjetër, nëse po organizoni një takim miqësor me një bashkëpunëtor që e njihni mirë, mund të jetë krejtësisht mirë të përfundoni me diçka si: “Tingëllon mirë! Shihemi nesër!:)”
Hapi 3. Mos përfshini një deklaratë përmbyllëse nëse emaili juaj është pjesë e një zinxhiri
Nëse ky është emaili juaj i parë në lidhje me temën në fjalë, ose nëse është një email veçanërisht i rëndësishëm, atëherë ndoshta është një ide e mirë të përfshini një falënderim përfundimtar ose "thirrje për veprim". Sidoqoftë, shkurtësia është e rëndësishme në email -et e biznesit. Nëse emaili juaj është pjesë e një zinxhiri të gjatë, mund të mos keni nevojë të përfshini asgjë përtej informacionit më thelbësor.
Për shembull, nëse po përfundoni një bisedë të gjatë me email me shefin tuaj për një detyrë, mund të mos keni nevojë të thoni shumë më tepër sesa, "Ok. Do ta bëj para fundit të ditës të Premten. -M."
Pjesa 2 nga 3: Zgjedhja e një Regjistrimi
Hapi 1. Zgjidhni një regjistrim që përputhet me tonin e emailit tuaj
Nëse emaili juaj është formal, nënshkruani me diçka si "Përshëndetje të mira" ose (për një kontakt edhe më formal) "Sinqerisht". Për email më pak formal, mund të jeni mirë duke përdorur diçka si "Kujdes" ose "Urime".
Nëse keni pasur email të mëparshëm nga personi me të cilin po shkruani, mund të shikoni regjistrimin e tyre dhe të përputheni me tonin tuaj. Për shembull, nëse ata tentojnë të nënshkruajnë me diçka si "Përshëndetje të ngrohta", ju duhet të nënshkruani me një nivel të ngjashëm formaliteti
Hapi 2. Përdorni një regjistrim që i përshtatet qëllimit tuaj
Ashtu si fjalia përmbyllëse, një nënshkrim mund të pasqyrojë gjithashtu qëllimin e emailit tuaj. Për shembull, nëse bëni një kërkesë të thjeshtë ose shprehni shkurtimisht mirënjohjen për diçka, mund të përdorni një regjistrim si "Shumë faleminderit" ose "Faleminderit shumë", i ndjekur nga nënshkrimi juaj.
Hapi 3. Shmangni çdo gjë shumë të dashur
Nëse nuk e njihni shumë mirë personin për të cilin po i shkruani, shmangni çdo gjë shumë të zymtë, joformale ose të dashur. Në përgjithësi, gjëra të tilla si "Dashuri", "XOXO" ose "Përqafime" nuk duhet të përdoren në emailet e biznesit.
Hapi 4. Kaloni regjistrimin në email të shkurtër ose zinxhir
Nëse emaili juaj është pjesë e një zinxhiri të gjatë, ose nëse po përpiqeni të komunikoni diçka shumë shkurt dhe shpejt me një bashkëpunëtor, mund të mos jetë e nevojshme të përfshini fare një regjistrim.
Nëse nuk ndiheni rehat duke anashkaluar plotësisht regjistrimin, një regjistrim i thjeshtë si –Bernice ose –B. duhet të jetë mirë për emailet e shkurtër, joformalë
Pjesa 3 nga 3: Nënshkrimi i emailit tuaj
Hapi 1. Përfshini informacionin tuaj bazë identifikues
Sa informacion do të përfshini në nënshkrimin tuaj do të varet nga sa mirë e njihni korrespondentin tuaj dhe sa shpesh keni komunikuar me ta.
- Një email për herë të parë ndoshta duhet të përfshijë të paktën emrin tuaj të plotë, titullin e punës, vendin e punës dhe numrin e telefonit.
- Kur komunikoni me një bashkëpunëtor ose dikë të cilit i dërgoni shpesh email, ndoshta është e mjaftueshme që të nënshkruani me emrin ose inicialet tuaja.
Hapi 2. Mbani nënshkrimin tuaj të shkurtër
Në përgjithësi, është më mirë të mos ngatërroni një email biznesi me shumë tekste dhe imazhe shtesë. Shmangni shtimin e çdo gjëje të panevojshme në nënshkrimin tuaj të postës elektronike, si citate, grafika të ndezura ose shumë lidhje.
Hapi 3. Vendosni një nënshkrim automatik
Nëse nuk ju pëlqen të shkruani titullin tuaj të punës dhe informacionin e kontaktit sa herë që dërgoni një email të rëndësishëm, mund të dëshironi të krijoni një nënshkrim që klienti juaj i postës elektronike mund t'i shtojë automatikisht mesazheve tuaja.
Disa programe, si Outlook, ju lejojnë të krijoni nënshkrime të shumta, kështu që ju mund të zgjidhni atë që është më e përshtatshme për çdo email të dhënë
Këshilla
-
Nënshkrimi juaj duhet të duket diçka si kjo:
- Pershendetje te mira,
- Jane Doe, Analiste e Tregut
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Mostshtë shumë e lehtë në shumicën e klientëve të postës elektronike si Outlook, etj. Të vendosni një nënshkrim që i bashkëngjitet çdo emaili automatikisht.
Paralajmërimet
- Bëni një person tjetër të kontrollojë dy herë punën tuaj nëse është e mundur. Nuk ka zëvendësim për korrigjimin e duhur.
- Ndryshoni dhe korrigjoni të gjitha shkronjat para se t'i dërgoni ato - domethënë lexoni për gramatikën dhe drejtshkrimin e saktë dhe hiqni gabimet tipografike. Ndryshoni gjuhën e paqartë, p.sh., fjalët dhe frazat që janë të paqarta, ose që kanë një kuptim të dyfishtë.
- Përdorimi i një kontrolli drejtshkrimor nuk është i pagabueshëm pasi softueri shpesh fut një fjalë të shkruar mirë, por jo fjalën e duhur për kontekstin. Ndryshimi i "bankroll" në "roll bosh" ndryshon vërtet kuptimin e fjalisë. Ju gjithashtu duhet të mbështeteni në njohuritë tuaja për hollësitë e gramatikës, pasi sugjerimet e softuerit nuk janë gjithmonë të sakta.
