Linjat e subjekteve të postës elektronike shpesh janë ato që lexuesit përdorin për të vendosur nëse do të hapin emailin tuaj. Këto hapësira duhet të mbushen me një gjuhë të shkurtër, të orientuar drejt detajeve, në mënyrë që marrësi juaj të mos fshijë emailin tuaj pa e lexuar atë. Nëse specifikoni saktësisht pse lexuesi juaj duhet të dëshirojë të shohë atë që keni për të thënë duke përdorur detaje në rreshtat e subjektit tuaj, ju duhet të gëzoni përgjigje më të shpejta dhe më të shpeshta për email -et tuaj.
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Formatimi i linjave të lëndëve tuaja
Hapi 1. Shmangni lënien e temës bosh
Kur zgjidhni të mos përfshini një linjë temash, nuk po përfitoni nga mundësia që ju ofron për të tërhequr tek lexuesi juaj. Të kesh një linjë të zbrazët të lëndës gjithashtu do të të bëjë të dukesh dembel. Më e rëndësishmja, sigurisht që nuk do ta bëjë lexuesin tuaj të ndiejë se duhet të hapë ose t'i përgjigjet email -it tuaj shpejt.
Hapi 2. Shkruani rreshtin tuaj të subjektit para se të shkruani emailin tuaj
Linja juaj e subjektit mund të duket si një mendim i mëvonshëm që nuk është aq i rëndësishëm sa përmbajtja aktuale e emailit tuaj. Meqenëse është gjëja e parë që lexuesi juaj sheh, megjithatë, është po aq kritike - nëse jo më shumë! - si ajo që është brenda. Për t'u siguruar që i kushtoni mjaft kohë dhe vëmendje rreshtit tuaj të temës, shkruajeni para se të shkruani ndonjë gjë tjetër.
Hapi 3. Ndiqni rregullat standarde të kapitalizimit për të shmangur ngathtësinë
Nëse nuk i dërgoni një shënim të shpejtë dikujt që e njihni mirë, duhet t'i trajtoni emailet tuaja si komunikime formale. Kapitalizoni linjat tuaja të lëndës në të njëjtën mënyrë siç do të kapitulloni titujt e prezantimeve tuaja.
Mos harroni disa rregulla themelore për t'ju ndihmuar të përfitoni saktë. Për shembull, gjithmonë shkruani me shkronjë të madhe fjalët e para dhe të fundit të rreshtave tuaj të lëndës. Ju gjithashtu duhet të shkruani me shkronjë të madhe emrat (Mali, Prezantimi, Ndërtimi), përemrat (Ai, Ajo, Ata), foljet (Shko, Ndrysho), ndajfoljet (Shpejt, Ngadalë) dhe mbiemrat (Lakuriqë, Shkëlqyeshëm). Ju nuk duhet të shkruani me shkronja të mëdha artikujt (a, an, the), parafjalët (brenda, jashtë) ose lidhëzat bashkërenditëse (dhe, por)
Hapi 4. Shmangni trajtimin e linjave të temës suaj si fjali të plota
Ndërsa rreshtat e lëndës suaj duhet të jenë gramatikisht të sakta, shikojini ato si tituj dhe jo si fjali që gjithmonë kanë nevojë për shenja pikësimi. Linjat tuaja të lëndës nuk kanë nevojë të mbyllen me një pikë, pikëpyetje ose pikëçuditëse.
- Jini të vetëdijshëm se disa filtra të padëshiruar do të vendosin automatikisht emailet me linja teme të pikësuara në filtrin e postës junk.
- Ndonjëherë mund të dëshironi të përdorni një pikëpyetje për të tërhequr vëmendjen e lexuesit tuaj. Mos e teproni me këtë strategji.
- Lidhni fraza të shumta në rreshtat e subjektit me pika. Për shembull, rreshti i temës: "Takimi i planifikuar për të martën - kërkohet pjesëmarrja juaj", përmban dy fraza të dallueshme të lidhura me një vijë.
Hapi 5. Mbani rreshtat e subjektit tuaj nën rreth 50 karaktere
Linjat tuaja të lëndës duhet të jenë sa më të shkurtra. Kjo herë pas here mund t'ju kërkojë të lini jashtë disa detaje në favor të të tjerëve. Mostshtë më e rëndësishme që lexuesi juaj të dijë se çfarë duhet të bëjë ai sapo të lexojë rreshtin tuaj të lëndës.
Mund të mos jetë gjithmonë e mundur të mbani rreshtat e subjektit tuaj në ose nën 50 karaktere. Ndonjëherë, ju do të kaloni dhjetë apo më shumë karaktere. Nëse filloni të xhironi për rregullin me 50 karaktere, megjithatë, automatikisht do të filloni të shkruani rreshta më të shkurtër të subjektit
Hapi 6. Vendosni fjalët e rëndësishme së pari për të tërhequr vëmendjen e lexuesit
Cilat janë këto fjalë do të ndryshojnë në varësi të qëllimit të emailit tuaj. Emri dhe titulli juaj mund të kenë nevojë të vijnë së pari në disa email, ndërsa veprimi i kërkuar nga ju ose lexuesi mund të jetë paraprakisht në të tjerët. Mendoni se çfarë do ta bëjë lexuesin tuaj më shumë të hapë emailin tuaj dhe vendosni fjalët që korrespondojnë me atë temë në fillim të rreshtit të temës.
Në përgjithësi, duhet të filloni rreshtin tuaj të subjektit me një fjalë që tregon pse po kontaktoni me lexuesin tuaj. Nëse keni ndryshuar kohët e fundit rregulloret e zyrës, për shembull, shkruani: "Ndryshuar rregulloret e kompanisë - ka nevojë për rishikimin tuaj sot."
Hapi 7. Zgjidhni emra dhe folje specifike për të komunikuar qëllimin e emailit
Mos përfshini emra dhe folje të paqarta ose të paqarta në rreshtin tuaj të temës. Në vend të kësaj, përdorni fjalë që tregojnë në mënyrë specifike atë që dëshironi nga lexuesi juaj. Kjo do të zvogëlojë gjatësinë e rreshtit tuaj të lëndës, duke siguruar akoma detajet që ju nevojiten në rreshtin tuaj të subjektit.
Në vend të: "Duke kontaktuar me ju për të parë informacione të reja", shkruani: "Rregullat e Rishikuara të Burimeve Njerëzore - Duhet Miratim nga e Marta." Në versionin e dytë të rreshtit të temës, ju keni sqaruar saktësisht se çfarë është "informacioni i ri" dhe pse po kontaktoni me lexuesin. Ju keni korrigjuar çdo konfuzion nëse marrësi duhet të lexojë emailin dhe çfarë duhet të bëjë pasi ta hapë atë
Pjesa 2 nga 3: Sigurimi i detajeve në rreshtat tuaj të subjektit
Hapi 1. Specifikoni qëllimin e emailit tuaj
Tregojini lexuesit pse po i kontaktoni. Bëhuni sa më specifik që të jetë e mundur. Kjo do ta ndihmojë lexuesin të dijë menjëherë nëse duhet ta hapë mesazhin tuaj.
- Një linjë temash që kërkon një letër rekomandimi ose referencë mund të duket si: "Kërkimi i Referencës për Tamara G. deri të Premten 6/2."
- Nëse i ofroni lexuesit tuaj një përfitim, provoni diçka si: "Ndryshoni vajin tuaj me 50% zbritje të Jim vetëm këtë javë."
Hapi 2. Shkruani çfarë veprimi dëshironi të ndërmerr lexuesi juaj
Sapo të shohin emailin tuaj, lexuesi juaj do të dëshirojë të dijë se çfarë duhet të bëjnë. Duke pasur këtë njohuri menjëherë do të përgatisë lexuesin tuaj që të kërkojë detaje të mëtejshme brenda përmbajtjes së shënimit tuaj.
Në vend që të shkruani, "Arritni dorën për një favor", bëni titullin tuaj: "Keni nevojë për ndihmën tuaj për të shkruar Propozimin e Projektit Javën tjetër". Kjo i lejon lexuesit të dijë jo vetëm që po kërkoni ndihmë, por gjithashtu shpjegon saktësisht se çfarë shpresoni që lexuesi do të bëjë për ju
Hapi 3. Jepni një afat në mënyrë që lexuesi të dijë kur të përgjigjet
Nëse nuk e bëni të ditur lexuesit kur keni nevojë që ata të ndërmarrin veprime ose të përgjigjen, ata mund të mos ju hapin emailin tuaj deri nesër, javën tjetër, apo edhe muajin tjetër. Kjo nuk ndodh sepse lexuesi juaj nuk dëshiron t'ju ndihmojë. Shumica e njerëzve marrin dhjetëra apo edhe qindra e -mail në ditë, kështu që emailet pa afate të qarta humbasin lehtësisht në tufë.
Nëse emaili juaj është veçanërisht i rëndësishëm dhe kërkon përgjigje të menjëhershme, mund të përdorni fjalët "Urgjente", "Kritike" ose "Përgjigje e nevojshme e menjëhershme" për t'i bërë të ditur lexuesit tuaj se duhet t'i kushtojnë vëmendje të veçantë këtij shënimi
Hapi 4. Thoni kush jeni nëse lexuesi nuk ju njeh tashmë
Ndonjëherë, do t'u dërgoni email njerëzve që nuk i keni takuar më parë. Në këto raste, mund të jetë e rëndësishme për ju që t'i siguroni lexuesit tuaj titullin, kompaninë ose emrin tuaj në mënyrë që ata të kenë një arsye për të hapur shënimin tuaj. Përndryshe, mund të duket se jeni thjesht një person i rastësishëm, emaili i të cilit mund të shkojë direkt në plehra!
Ndoshta ju jeni një student që jeni në kontakt me një politikan lokal për një projekt shkollor. Shkruani: "I Lartë i Shkollës së Mesme që kërkon Intervistë për Projektin, Afati 6/24."
Hapi 5. Përmendni takimin me lexuesin nëse ata janë një njohës i fundit
Ju mund të jeni në kontakt me këtë person sepse sapo jeni takuar dhe shpresoni të krijoni një marrëdhënie më të ngushtë me të. Vraponi për kujtesën e tyre në rreshtin e temës, në mënyrë që ata të kujtojnë se janë takuar me ju. Ata do të kenë më shumë gjasa të krijojnë një vazhdim nëse ata kujtojnë takimin tuaj të mëparshëm.
Ndoshta keni pasur një diskutim të shkurtër në një konferencë ose darkë për disa nga interesat tuaja të ndërsjella. Bëni linjën tuaj të temës: "Ndjekja e bisedës sonë në Konfigurimin e Shkrimtarëve, 30/4."
Hapi 6. Emërtoni kontaktin tuaj të ndërsjellë nëse jeni duke u prezantuar me lexuesin
Nëse dikush tjetër ju vë në kontakt me marrësin tuaj, është e rëndësishme që ta sqaroni atë fakt. Lexuesi juaj do të ketë më shumë gjasa të hapë një email me një rresht subjekti që përfshin emrin e dikujt që ata njohin, në vend të një personi anonim që nuk e kanë takuar kurrë. Lexuesi juaj gjithashtu mund të zgjedhë të kontaktojë kontaktin tuaj të ndërsjellë për të konfirmuar hyrjen.
Për shembull, shkruani, “Dr. Smith's Student @ Hopkins, duke kërkuar takim muajin tjetër."
Pjesa 3 nga 3: Përmirësimi dhe korrigjimi i linjave të lëndëve tuaja
Hapi 1. Përdorni një gjuhë të thjeshtë për të shmangur konfuzionin
Ju nuk dëshironi që lexuesi juaj të ketë probleme me të kuptuarit e vijës suaj të lëndës. Shmangni përdorimin e fjalëve tepër të gjata dhe fjalor kompleks. Pretendoni se po i dërgoni email -in tuaj një nxënësi të mesëm dhe pyesni veten nëse ata mund ta kuptojnë secilën fjalë në rreshtin e subjektit.
Shmangni përdorimin e fjalorit të errët kur një fjalë më e thjeshtë do të bëjë. Zgjidhni: "Rregullat e reja të Zyrës - Rishikoni dhe Përgjigjuni Shpejt", në vend të "Rregullave të Zyrës së Re - Rishikoni dhe Përgjigjuni me Sinqeritet". "Shpejt" dhe "me krenari" nënkuptojnë të njëjtën gjë, por opsioni i parë është më pak tërheqës dhe konfuz
Hapi 2. Përdorni simbole dhe shkurtime për të shkurtuar rreshtat e lëndës
Shumë fjalë mund të shkurtohen pa e lënë lexuesin të hutuar. Përdorni vetëm shkurtesa dhe simbole të zakonshme dhe lexoni mbi rreshtin tuaj të temës për të siguruar që nuk do të ketë ndonjë konfuzion në lidhje me qëllimin e emailit tuaj.
Për shembull, të gjitha ditët e javës mund të shkurtohen. "@" Është një simbol i zakonshëm për "në". Ju gjithashtu mund të përdorni "RE:" për të kuptuar "rreth". "MVZ" mund të përdoret për "fundin e mesazhit" dhe "EOD" mund të qëndrojë për "fundin e ditës"
Hapi 3. Kontrolloni për gabimet drejtshkrimore dhe gramatikore
Ashtu si çdo pjesë tjetër e emailit tuaj, linja e subjektit tuaj duhet të jetë pa gabime. Kjo do të sigurojë që të mos dukeni joprofesional ose dembel menjëherë, para se lexuesi juaj të ketë një shans për të hapur shënimin tuaj.
- Kontrolluesit e drejtshkrimit të postës elektronike mund të mos mbulojnë rreshtat e temës, prandaj jini veçanërisht të kujdesshëm me gabimet drejtshkrimore. Nëse jeni të shqetësuar, kopjoni dhe ngjisni rreshtin e subjektit në një dokument Word ose Google dhe ekzekutoni kontrollin e drejtshkrimit atje.
- Rreshti juaj i temës mund të mos ketë nevojë të jetë një fjali e plotë. Sidoqoftë, shmangni gabimet e zakonshme gramatikore të tilla si ngatërrimi i "ata janë", "i tyre" dhe "atje" ose "ju jeni" dhe "juaji".
Hapi 4. Lexoni rreshtat e subjektit tuaj me zë të lartë për të kontrolluar qartësinë
Mënyra më e mirë për të siguruar që rreshtat e lëndës suaj janë të thjeshta, koncize dhe të shkruara saktë është t'i lexoni ato me zë të lartë për veten tuaj. Kur dëgjoni fjalët tuaja të folura, do të kapni gabime që nuk do t'i kishit, nëse do t'i kishit kontrolluar ato vetëm në ekran.
Nëse jeni në një vend publik, lexoni fjalët me zë të ulët nën zë
Paralajmërimet
- Mos shkruani rreshta të subjekteve të postës elektronike me pikëçuditëse !!! ose të gjitha CAPS. Ju do të humbni besueshmërinë.
- Asnjëherë mos filloni një fjali në rreshtin e subjektit që përfundoni në përmbajtjen e emailit tuaj. Për shembull, ju nuk do të dëshironi të shkruani, "Duke ju kërkuar një favor që unë do të doja që ju …" në rreshtin e subjektit, dhe pastaj hapni emailin me: "bëj deri të Premten".
