Nëse keni nevojë të zhvendosni një listë ose tabelë të të dhënave nga Word në Excel, nuk keni pse të kopjoni dhe ngjisni secilën pjesë të informacionit individual në qelizën e vet në spreadsheet. Duke formatuar siç duhet dokumentin tuaj Word së pari, lehtë mund të importoni të gjithë dokumentin në Excel me vetëm disa klikime.
Hapa
Metoda 1 nga 2: Konvertimi i një liste
Hapi 1. Kuptoni se si do të konvertohet dokumenti
Kur importoni një dokument në Excel, disa karaktere do të përdoren për të përcaktuar se çfarë të dhënash hyjnë në secilën qelizë në spreadsheet Excel. Duke kryer disa hapa formatimi para importimit, do të jeni në gjendje të kontrolloni sesi shfaqet tabela e fundit dhe të minimizoni sasinë e formatimit manual që duhet të kryeni. Kjo është veçanërisht e dobishme nëse po importoni një listë të madhe nga një dokument Word në Excel.
Kjo metodë funksionon më së miri kur keni një listë të shënimeve të shumta, secila e formatuar njësoj (lista e adresave, numrave të telefonit, adresave të postës elektronike, etj.)
Hapi 2. Skanoni dokumentin për çdo gabim të formatimit
Para fillimit të procesit të konvertimit, do të dëshironi të siguroheni që secila hyrje të jetë e formatuar në të njëjtën mënyrë. Kjo do të thotë të rregulloni gabimet e pikësimit ose të riorganizoni çdo shënim që nuk përputhet me pjesën tjetër. Kjo do të sigurojë që të dhënat të transferohen siç duhet.
Hapi 3. Shfaqni personazhet e formatimit në dokumentin tuaj Word
Shfaqja e karaktereve të formatimit normalisht të fshehura do t'ju ndihmojë të përcaktoni mënyrën më të mirë për të ndarë shënimet. Ju mund t'i shfaqni ato duke klikuar butonin "Trego / Fshih shenjat e paragrafit" në skedën Home ose duke shtypur Ctrl+⇧ Shift+*
Shumica e listave ose do të kenë një shenjë paragrafi në fund të çdo rreshti, ose një në fund të rreshtit dhe një në vijën bosh midis shënimeve. Ju do të përdorni shenjat për të futur karakteret e përdorura nga Excel për të bërë dallimin midis qelizave
Hapi 4. Zëvendësoni shenjat e paragrafit midis secilës hyrje për të hequr qafe hapësirën shtesë
Excel do të përdorë hapësirën midis shënimeve për të përcaktuar rreshtat, por ju do të duhet ta hiqni atë tani për tani për të ndihmuar procesin e formatimit. Mos u shqetësoni, do ta shtoni përsëri në pak. Kjo funksionon më mirë kur keni një shenjë paragrafi në fund të një hyrjeje dhe një në hapësirën midis shënimeve (dy me radhë).
- Shtypni Ctrl+H për të hapur dritaren Find and Replace.
- Shkruani ^p ^p në fushën Find. Ky është kodi për dy shenja paragrafi me radhë. Nëse secila hyrje është një rresht i vetëm dhe nuk ka rreshta bosh midis tyre, përdorni një ^p të vetëm në vend.
- Futni një karakter kufizues në fushën Replace. Sigurohuni që të mos jetë një personazh që shfaqet kudo në dokument, siç është ~.
- Klikoni Zëvendësoni të gjithë. Ju do të vini re se shënimet mund të kombinohen, por kjo nuk është një shqetësim tani për aq kohë sa karakteri përcaktues është në vendin e duhur (midis secilës hyrje)
Hapi 5. Ndani secilën hyrje në fusha të veçanta
Tani që shënimet tuaja janë të ndara në mënyrë që të shfaqen në rreshtat e mëvonshëm, do të dëshironi të përcaktoni se cilat të dhëna do të shfaqen në secilën fushë. Për shembull, nëse çdo hyrje është një emër në rreshtin e parë, një adresë rruge në rreshtin e dytë dhe një gjendje dhe kod postar në rreshtin e tretë, mundeni
- Shtypni Ctrl+H për të hapur dritaren Find and Replace.
- Hiqni njërën nga shenjat ^p në fushën Gjeni.
- Ndryshoni karakterin në fushën Replace në presje,.
- Klikoni Zëvendësoni të gjithë. Kjo do të zëvendësojë simbolet e mbetura të paragrafit me ndarësin e presjes, e cila do të ndajë çdo rresht në një fushë.
Hapi 6. Zëvendësoni karakterin kufizues për të përfunduar procesin e formatimit
Pasi të keni bërë dy hapat Find-and-Replace më lart, lista juaj nuk do të duket më si një listë. Çdo gjë do të jetë në të njëjtën linjë, me presje midis çdo pjese të të dhënave. Ky hap përfundimtar Gjetja dhe zëvendësimi do t'i kthejë të dhënat tuaja në një listë duke mbajtur presjet që përcaktojnë fushat.
- Shtypni Ctrl+H për të hapur dritaren Find and Replace.
- Shkruani ~ (ose çfarëdo karakteri që keni zgjedhur fillimisht) në fushën Gjeni.
- Futni ^p në fushën Replace.
- Klikoni Zëvendësoni të gjithë. Kjo do t'i ndajë shënimet tuaja përsëri në grupime individuale të ndara me presje.
Hapi 7. Ruani skedarin si një skedar teksti të thjeshtë
Tani që formatimi juaj ka përfunduar, ju mund ta ruani dokumentin si një skedar teksti. Kjo do të lejojë që Excel të lexojë dhe analizojë të dhënat tuaja në mënyrë që të shkojë në fushat e sakta.
- Klikoni në skedën File dhe zgjidhni "Save As".
- Klikoni në menunë zbritëse "Ruaj si lloj" dhe zgjidhni "Tekst i thjeshtë".
- Emërtoni skedarin sipas dëshirës tuaj dhe klikoni Ruaj.
- Nëse shfaqet dritarja Konvertimi i skedarëve, thjesht klikoni OK.
Hapi 8. Hapni skedarin në Excel
Tani që e keni ruajtur skedarin në tekst të thjeshtë, mund ta hapni në Excel.
- Klikoni në skedën File dhe zgjidhni Open.
- Klikoni në menunë zbritëse "Të gjithë skedarët Excel" dhe zgjidhni "Skedarët e tekstit".
- Klikoni Next> në dritaren e Importit të Tekstit në dritaren.
- Zgjidhni "Presje" në listën e Kufizuesit. Ju mund të shihni se si do të ndahen shënimet në pamjen paraprake në fund. Klikoni Tjetër>.
- Zgjidhni formatin e të dhënave për secilën nga kolonat dhe klikoni Finish.
Metoda 2 nga 2: Konvertimi i një Tabele
Hapi 1. Bëni një tabelë në Word me të dhënat tuaja
Nëse keni një listë të të dhënave në Word, mund t'i konvertoni në një format tabele në Word dhe pastaj ta kopjoni shpejt atë tabelë në Excel. Nëse të dhënat tuaja janë tashmë në formatin e tabelës, kaloni në hapin tjetër.
- Zgjidhni të gjithë tekstin që dëshironi të konvertoni në një tabelë.
- Klikoni në skedën Fut dhe pastaj klikoni në butonin Tabela.
- Zgjidhni "Konvertoni tekstin në tabelë".
- Vendosni numrin e rreshtave për regjistrim në fushën "Numri i kolonave". Nëse keni një vijë bosh midis secilës regjistrim, shtoni një në total.
- Kliko OK.
Hapi 2. Kontrolloni formatimin e tryezës tuaj
Word do të krijojë një tabelë bazuar në cilësimet tuaja. Kontrolloni dy herë atë për të siguruar që gjithçka është aty ku duhet të jetë.
Hapi 3. Klikoni butonin e vogël "+" që shfaqet në këndin e sipërm të majtë të tabelës
Kjo do të shfaqet kur jeni duke lëvizur miun mbi tryezë. Klikimi i kësaj do të zgjedhë të gjitha të dhënat në tabelë.
Hapi 4. Shtypni
Ctrl+C për të kopjuar të dhënat.
Ju gjithashtu mund të klikoni butonin "Kopjo" në skedën Home.
Hapi 5. Hapni Excel
Pasi të jenë kopjuar të dhënat, mund të hapni Excel. Nëse doni t'i vendosni të dhënat në një spreadsheet ekzistues, ngarkojini ato. Vendoseni kursorin në qelizën në të cilën dëshironi të shfaqet qeliza e sipërme e majtë e tabelës.
Hapi 6. Shtypni
Ctrl+V për të ngjitur të dhënat.
Qelizat individuale nga tabela Word do të vendosen në qeliza të veçanta në spreadsheet Excel.
Hapi 7. Ndani çdo kolonë të mbetur
Në varësi të llojit të të dhënave që po importoni, mund të keni disa formatime shtesë që duhet të bëni. Për shembull, nëse jeni duke importuar adresa të qytetit, shkurtesa e shtetit dhe kodi postar mund të jenë të gjitha në të njëjtën qelizë. Ju mund t'i ndani këto automatikisht në Excel.
- Klikoni titullin e kolonës së kolonës që dëshironi të ndani për të zgjedhur të gjithë kolonën.
- Zgjidhni skedën "Të dhënat" dhe klikoni butonin "Tekst në kolona".
- Klikoni Next> dhe më pas zgjidhni "Presje" në fushën Delimiters. Nëse jeni duke përdorur shembullin e mësipërm, kjo do të ndajë qytetin nga shkurtesa e shtetit dhe kodi postar.
- Klikoni Finish për të ruajtur ndryshimet.
- Zgjidhni kolonën që ende duhet të ndahet dhe përsëritni procesin, duke zgjedhur "Hapësirë" në vend të "Presjes" si përcaktues. Kjo do të ndajë shkurtesën e gjendjes nga kodi postar.
