Shkrimi i përparësive tuaja në letër funksionon nëse jeni në gjendje t'i rrëzoni ato pasdite. Me një vërshim të detyrave që vijnë në shtëpi ose në punë, shumë kalojnë ditën tjetër (ose javën ose muajin). Kjo tabelë Excel shikon afrimin e afateve dhe zhvendos përparësitë e detyrave në përputhje me rrethanat. Në 20 minuta hapat e mëposhtëm ofrojnë një mënyrë më efektive për të menaxhuar prioritetet tuaja.
Hapa
Hapi 1. Krijoni një skedë "Shtëpi" ose "Zyrë"
Hapni një tabelë të re Excel. Klikoni me të djathtën në skedën "Sheet1" në fund dhe klikoni mbi Riemërto. Shkruani "Shtëpi" ose "Zyrë".
Hapi 2. Riemërtoni Sheet2 si "Template" dhe Sheet3 si "Points" duke përsëritur Hapin 1
Hapi 3. Krijoni tabelën e rëndësisë
Në skedën Pikat, plotësoni kolonat A, B dhe C:
Hapi 4. Përcaktoni emrin "Rëndësia"
Zgjidhni nga qeliza A2 në C7. Klikoni në Fut emrin e përcaktuar
Përcaktoni emrin si "Rëndësi" dhe klikoni OK
Hapi 5. Krijoni Tabelën e Përpjekjeve
Përsëritni hapat 3, 4 dhe 5 për të krijuar tabelën Përpjekje në kolonat E, F dhe G. Zgjidhni qelizat E2 deri në G6 dhe jepini atyre emrin "Përpjekje".
Hapi 6. Krijoni tabelën e Urgjencës
Përsëritni hapat 3, 4 dhe 5 për të krijuar tabelën e Urgjencës në kolonat I, J dhe K. Emërtojini ato "Urgjencë".
Hapi 7. Futni titujt në skedën Home
Klikoni në skedën Home dhe futni titujt në rreshtin 1:
- A - Prioriteti A formula, 1 për detyrën më të rëndësishme, por mund të jetë mbi 100
- B - Detyra Emri i detyrës.
- C - Rëndësia An A, B, C, D, E, ose F nga tabela.
- D - Përpjekja A 1-5, nga tabela e Përpjekjeve.
- E - Urgjenca Një formulë e bazuar në afatin e caktuar.
- F - Data e duhur kur detyra duhet të përfundojë. Afatet e caktuara nuk janë të vështira dhe të shpejta. Luftoj deri ju tregon se sa herët mund të filloni detyrën dhe Zgjerim ju tregon sa ditë mund të rrëshqasë. Prerja e një prerje flokësh mund të ketë një Ramp Up 5 dhe një Zgjatje 4 - nuk ka kuptim të bëni një prerje flokësh 2 javë më herët dhe njerëzit mund ta vënë re nëse ishte më shumë se 5 ditë me vonesë.
- G - Përmbledhje Ditë para datës së caktuar ju mund të filloni detyrën.
- H - Zgjatja Zgjatja automatike e afatit
- I - Ditë Formula e mbetur. Numri i ditëve para afatit; negative nëse afati i pagesës ka kaluar.
- J - Detyra e datës së përfundimit përfundoi në të vërtetë.
- K - Komentoni çdo detaj për detyrën.
Hapi 8. Shkruani listën tuaj të detyrave
Shënim Prioriteti, Urgjenca dhe Ditët e mbetura lihen bosh. Ato do të plotësohen me formula. Këtu keni një shembull të detyrave të shtëpisë.
Hapi 9. Futni formula për Ditët e Mbetura, Urgjencën dhe Prioritetin
Formulat më poshtë janë për rreshtin 2.
- I (Ditë të Mbetura) = F2-IF (ISBLANK (J2), SOT (), J2)
- E (Urgjenca) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (Prioritet) = VLOOKUP (C2, Rëndësia, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Përpjekja, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Urgjenca, 2, FALSE)
Hapi 10. Ndryshoni formatin për Cell I2 në Integer duke klikuar me të djathtën në qelizë, duke zgjedhur formatin dhe bëjeni atë një numër me 0 vende dhjetore
Hapi 11. Kopjoni formula për Prioritetin, Urgjencën dhe Ditët e mbetura në qelizat e mbetura në secilën kolonë
Zgjidhni qelizën E2 dhe shkruani CTRL-C
Zgjidhni qelizat E3 deri E10 dhe klikoni CTRL-VMe Përsëriteni për të kopjuar qelizën I2 në qelizat I3 në I10. Së fundi, përsërisni për të kopjuar qelizën A2 në qelizat A3 në A10. Injoroni vlerat e çuditshme që merrni për detyra të pacaktuara.
Hapi 12. Renditini rreshtat sipas Prioritetit
Zgjidhni nga qelizat A1 në K, për aq rreshta sa keni të dhëna. Pastaj klikoni në Renditja e të dhënave.
Hapi 13. Ruani tabelën tuaj të përparësive, përfshirë datën për versionim
Hapi 14. Shënoni detyrat e përfunduara
Ndërsa përfundoni detyrat, shënoni datën në kolonën Përfunduar. Mbani mend CTRL- ;
(çelësi i kontrollit dhe gjysmë koloni) menjëherë fut datën aktuale.
Hapi 15. Shikoni Prioritetet që ndryshojnë çdo ditë
Këtu janë përparësitë gjatë disa ditëve. Më 13 korrik të gjitha detyrat janë para Luftoj deri periudhë, kështu që kanë numër të madh. Më 20 korrik, përparësitë më të larta (numra më të vegjël) shfaqen për katër detyra, përfshirë Kosit lëndinë e cila e ka goditur atë Për shkak data. Në datën 21, përparësia është më e lartë sepse jemi në Zgjerim periudhë dhe më 23 korrik është edhe më e lartë sepse është përtej Zgjerim periudhë. Paguajnë faturat gjithashtu kalon një përshkallëzim në 23 dhe 25.
Këshilla
- Mos ngurroni të shtoni më shumë kolona - kush e caktoi detyrën, kategorinë, etj.
- Ndani detyrat e mëdha në ato më të vogla.
- Rendit listën e detyrave çdo ditë nëse është e nevojshme.
- Mbani skedarë të veçantë Excel për familjen/shtëpinë dhe punën.
- = NFSE (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Përdorni AutoFilter për të zgjedhur detyrat e kaluara (Urgjenca = 1) ose detyra shumë të rëndësishme (Rëndësia = "A")
- Lexoni artikujt e listuar më poshtë mbi prioritizimin dhe menaxhimin e kohës.
- Kopjoni detyrat e përsëritura në skedën Modele, në mënyrë që t'i gjeni dhe t'i rikopjoni me lehtësi.
- Mos ngurroni të ndryshoni pikët e dhëna për secilën pjesë të përparësisë.
- Një mënyrë për të mbajtur një detyrë të përsëritur vazhdimisht të azhurnuar është futja e kësaj nën kolonën e datës: (Ky shembull përdor të Premten, e cila është "5" këtu.)
- Shtoni formate të kushtëzuara në afatin e caktuar për të treguar se kur është i vonuar.
- Numëroni çdo javë, mujore (ose ndoshta dyfishin) numrin e detyrave të përfunduara në secilën periudhë. Ky mund të jetë reagimi i vetëm pozitiv që mund të merrni për punën tuaj.
- Kjo gjen datën "e sotme" (e hënë = 1, e martë = 2,… Dielli = 7) dhe kontrollon nëse është më vonë se e Premte. Nëse është, do t'i shtojë shtatë të premteve aktuale, duke i dhënë javët e ardhshme të Premten. Nëse nuk është më vonë se e Premtja, ajo thjesht tregon datën e së Premtes për këtë javë.
- Në këtë shembull, e hënë = 1, e martë = 2, e mërkurë = 3, e enjte = 4, e premte = 5, e shtunë = 6 dhe e diel = 7.
- Për ta ndryshuar këtë formulë në mënyrë që të funksionojë, të themi, të martën, ne mund të shohim duke parë listën më lart atë të martë = 2, kështu që thjesht ndërroni tre 5 -të në formulën për 2s.
Paralajmërimet
- Në vend që të mbani skedarët tuaj Excel me vete gjatë gjithë kohës, përdorni Google Spreadsheet në mënyrë që skedarët tuaj të jenë gjithmonë në dispozicion për ju.
- Ruajeni spreadsheet çdo disa seanca për rikuperim.
- Menaxhimi i kohës është shumë personal dhe kjo tabelë mund të mos përshtatet me nevojat dhe preferencat tuaja. Mund të ndihet ndërhyrës ose thjesht shumë kërkuese për të vizituar çdo ditë. Mund të funksionojë për ju, por jo për miqtë tuaj ose anasjelltas.
- Prioritetet e llogaritura nuk janë numra rendorë. Përfundimi i një detyre prioritare "1" nuk i zhvendos të gjithë të tjerët lart. Prioritetet mund të shkojnë në mbi njëqind dhe jo të gjithë numrat janë të mundshëm. Përqendrohuni zakonisht në përparësitë midis 1 dhe 12.
- Mos u shqetësoni për të pasur shumë detyra - edhe dy muaj detyra mund të presin në fund të listës derisa afrohet afati i tyre.
