Regjistrimet e dyfishta mund të shfaqen nëse keni shumë njerëz që futin të dhëna në një bazë të dhënash pa masa mbrojtëse të mjaftueshme. Bashkimi i disa bazave të të dhënave së bashku mund të shkaktojë edhe dublikime. Access siguron një mjet kërkimi për të gjetur kopje identike në bazën tuaj të të dhënave. Ju pastaj mund t'i hiqni ose t'i bashkoni ato, duke e bërë bazën tuaj më të lehtë për t'u lexuar dhe më efektive.
Hapa
Hapi 1. Di se çfarë i bën të dhënat "kopjuar"
Të dhënat e kopjuara nuk do të thotë që të gjitha fushat janë identike. Për shembull, një klient që është futur dy herë në bazën e të dhënave mund të ketë dy ID të ndryshme dhe drejtshkrime të ndryshme. Nga ana tjetër, nëse emri është i zakonshëm mund të jenë dy klientë të ndryshëm. Ju do të duhet të krahasoni të dhënat në dispozicion dhe të kontrolloni secilin rezultat me kujdes për të përcaktuar se çfarë është dhe nuk është kopjuar.
Hapi 2. Rezervoni bazën e të dhënave tuaja
Rekomandohet që të krijoni një kopje rezervë të re para se të bëni ndryshime të mëdha. Në këtë mënyrë ju mund të rivendosni bazën e të dhënave nëse fshini aksidentalisht shënimet e gabuara.
- Klikoni në menunë File dhe zgjidhni "Save As" ose "Save & Publish".
- Klikoni "Baza e të dhënave rezervë" në seksionin e Avancuar. Ndiqni kërkesat për të kopjuar bazën e të dhënave tuaja.
Hapi 3. Informoni përdoruesit e tjerë që jeni gati të bëni ndryshime
Për të shmangur konfliktet e të dhënave, përpiquni të siguroheni që asnjë përdorues tjetër nuk do të shtojë të dhëna në bazën e të dhënave. Kjo nuk kërkohet, por mund t’ju kursejë dhimbje koke më vonë nëse gjërat shkojnë keq.
Vendosni bazën tuaj të të dhënave në modalitetin Ekskluziv nëse mundeni. Kjo do të parandalojë që çdo ndryshim të bëhet nga përdoruesit e tjerë. Klikoni në menunë Skedar dhe zgjidhni "Opsionet", pastaj zgjidhni "Cilësimet e Klientit". Në seksionin "Modaliteti i hapur i paracaktuar", zgjidhni "Ekskluzive". Nëse nuk keni shumë njerëz që përdorin bazën e të dhënave, në përgjithësi nuk keni nevojë të shqetësoheni për këtë
Hapi 4. Hapni Magjistarin e Kërkimit
Mjeti Query mund të gjejë shënime që përmbajnë përmbajtje të kopjuar. Procesi për fillimin e magjistarit ndryshon në varësi të versionit të Access që po përdorni:
- 2013/2010 - Klikoni në skedën "Krijo" dhe më pas klikoni "Magjistari i Kërkimit".
- 2007 - Klikoni butonin "Fut" ose "Krijo" dhe zgjidhni "Query Wizard".
- 2003 - Hapni dritaren e Bazës së të Dhënave dhe zgjidhni skedën "Pyetjet". Klikoni në butonin "E re".
Hapi 5. Zgjidhni "Find Duplicates Query Wizard"
Kjo pyetje krahason fushat për të gjetur shënime të kopjuara.
Hapi 6. Zgjidhni tabelën që dëshironi të kërkoni
Të gjitha tabelat në bazën e të dhënave tuaja do të renditen. Zgjidhni tabelën që dëshironi të kontrolloni për kopjime.
Për shumicën e kontrolleve të kopjuara, do të dëshironi të mbani të zgjedhur pamjen "Tabelat"
Hapi 7. Zgjidhni fushat që mendoni se përmbajnë kopje identike
Zgjidhni të gjitha fushat që dëshironi të krahasoni për të dhënat e kopjuara. Përfshini fusha të mjaftueshme për të bërë një gjykim. Dublikimet kthehen vetëm nëse fushat përputhen me karakterin për karakterin. Ju mund të përdorni shprehje për të gjetur ndeshje të pjesshme.
- Shmangni përdorimin e fushave të përgjithshme. Shmangni përdorimin e fushave si data ose vendndodhja për të zvogëluar rrëmujën kur krahasoni shënimet.
- Pa fusha të mjaftueshme për të bërë një dallim midis regjistrimeve, ose me fusha që janë shumë të përgjithshme, do të merrni shumë rezultate të kopjuara.
Hapi 8. Zgjidhni fushat shtesë për t'i parë
Një ose dy fusha shtesë mund t'ju ndihmojnë të vendosni nëse të dhënat janë kopjuar. Për shembull, një fushë ID e Porosisë do t'ju ndihmojë të përcaktoni nëse i njëjti emër dy herë janë shënime të veçanta. Përfshini të paktën një fushë për të ndihmuar në bërjen e këtij dallimi dhe parandalimin e humbjes aksidentale të të dhënave.
Hapi 9. Krijo pyetjen
Do t'ju kërkohet t'i jepni pyetjes një emër. Klikoni "Finish" për të parë rezultatet.
Hapi 10. Rishikoni me kujdes rezultatet tuaja
Çdo kopjim i mundshëm i bazuar në kriteret tuaja do të shfaqet. Kaloni nëpër secilin prej rezultateve dhe përdorni njohuritë që keni për kompaninë tuaj për të vendosur nëse hyrja është e kopjuar. Sigurohuni absolutisht që një rekord të jetë dublikatë para se ta hiqni.
Nëse nuk mund të vendosni, rikrijoni pyetjen me një fushë shtesë për t'ju ndihmuar të merrni vendimin tuaj
Hapi 11. Fshini regjistrimet e kopjuara
Klikoni me të djathtën në kolonën e majtë dhe zgjidhni "Fshi regjistrimin" për të hequr një kopje. Ju mund të zgjidhni regjistrime të shumta për t'i fshirë të gjitha njëherësh.
- Ju mund të dëshironi të bashkoni disa të dhëna nga një prej regjistrimeve të kopjuara në regjistrin që planifikoni të mbani.
- Sigurohuni që të mos fshini të gjitha regjistrimet që shfaqen në listën e rezultateve të kopjuara, përndryshe nuk do t'ju mbetet një rekord origjinal.
